4. Налагодження стосунків з колегами по роботі

Секретар-референт – посередник, сполучна ланка в спілкуванні між начальником і підлеглими, провідник ідей і вказівок керівника. Від того, як і в якій формі він донесе думку керівника до підлеглих, залежить успіх справи. Крім того, секретар-референт здійснює функції контролю – простежує строки виконання доручень керівника, часто повинен знати, хто і з якої причини відсутній на робочому місці.

Тому будь-якому секретареві необхідно опанувати „мистецтво вищого секретарського пілотажу” спілкування з колегами.

Секретар-референт на початку виконання своїх обов’язків має познайомитися з колегами по роботі. Найкраще, якщо нового секретаря представить іншим працівникам організації сам керівник або представник адміністрації. Інакше новому співробітникові доведеться представлятися самому, а це не завжди зручно. Обійтися ж без цієї процедури не можна, адже секретар зобов’язаний бути в курсі всіх справ.

Щоб запам’ятати імена співробітників і їхню зовнішність, рекомендують:

1) скористатися мнемотехнікою – записувати в зошиті імена, по батькові й прізвища із зазначенням посади й одночасно записувати асоціації, які ця людина викликає;

2) при кожній нагоді звертатися до колег на ім’я. Це дозволить швидше запам’ятати імена всіх співробітників та викличе симпатію до того, хто це робить, адже, як стверджував Д. Карнегі, ім’я людини є для неї найприємнішим словом із усього словникового складу мови.

У записній книжці необхідно записати дні народження всіх співробітників організації, щоб потім організовувати привітання іменинників.

У перші тижні, поки не відбулося повної адаптації до корпоративної культури, важливо не відхилятися від загальноприйнятих норм в одязі, манері говорити, звичках, стилі роботи, якнайменше говорити про себе, але якнайбільше слухати, щоб розібратися в неформальних правилах організації й відносинах, які склалися в колективі.

Щоб правильно побудувати стосунки з колегами по роботі, секретареві-референтові треба дотримуватися кількох правил:

1. Товаришувати з усіма й… ні з ким. У секретаря особливе положення в організації. Він перебуває між колективом і керівником, причому на крок ближче до керівника. Це змушує інших колег ставитися до нього насторожено: усе-таки він близький до начальства й може однією фразою підірвати авторитет співробітника, який йому не подобається. Інші ж намагаються улесливими словами, подарунками й компліментами заручитися підтримкою секретаря, щоб у потрібний момент він замовив за них слівце перед начальством.

Справжній секретар повинен бути дипломатом, уміти підтримувати однакові, ділові, доброзичливі, поважні стосунки з усіма колегами (від прибиральниці до генерального директора), але без панібратства. Безумовно, не всі люди викликають симпатію. За цих умов важливо зуміти в кожній людині знайти ту якість, за які її можна поважати. Щоб виявити її, наприклад, щодня, ідучи у їдальню на обід, сідати до різних людей. Бесіда за обідом передбачає розмову на прості теми: чим людина захоплюється? як любить проводити вихідні? що читає? тощо. Поступово можна знайти такі якості, можливо навіть, що колега розкриється з несподіваного боку.

Важливо з перших днів не протиставляти себе колективу, знайти спільну мову з кожним співробітником і в жодному разі не входити в які-небудь групи або коаліції. Щоб зберігати з усіма гарні стосунки, краще тримати однакову дистанцію з усіма.

2. Нікого не можна „муштрувати”. Секретар-референт – провідник ідей керівника. Це велика відповідальність і велике мистецтво. Секретар, який гадає, начебто він alter ego свого керівника, а отже, вправі командувати, підвищувати голос, давати прочухана підлеглим, одним словом, „муштрувати” їх, глибоко помиляється. Яким би тоном і в якій манері керівник не віддав секретареві розпорядження, з колегами секретар повинен бути незмінно ввічливим, тактовним, стриманим. Тільки тоді він може очікувати відповідної поваги. Менторський, командирський тон, а також „круті” слова слід залишити керівникові. У мовленні ж секретаря мають звучати зовсім інші нотки під час передавання вказівок колегам: „Будь ласка, терміново зателефонуйте…”, „Шеф наполегливо просив Вас…”, „Я телефоную, щоб ще раз нагадати Вам…” тощо.

3. З колегами на „ви”. Співробітники, що оточують секретаря, можуть бути людьми різного віку, професій, соціальних груп. На роботі краще до всіх співробітників звертатися на „ви”, а до старших за віком і посадою – обов’язково на ім’я та по батькові.

4. Вибрати правильний тон і манеру спілкування з кожним. Фахівці рекомендують спілкуватися на роботі з колегами-жінками більше „по-домашньому”, не шкодуючи добрих, приємних слів, наприклад, похвалити їхні професійні заслуги, сказати кілька схвальних слів стосовно вдалого одягу, висловити співчуття (наприклад, у зв’язку із хворобою близьких) тощо. Робити це слід щиро й сердечно. Важливо не тільки говорити самому, але й уміти вислухати. З колегами-чоловіками слід спілкуватися більш енергійно й по-діловому.

5. Посміхайтеся: вас знімають прихованою камерою! Якщо людина хочеш навчитися підтримувати дружні стосунки в колективі, посмішка повинна стати її головним помічником. Але посміхатися треба не фальшиво, удавано зображуючи радість від появи колеги, а щиро. Треба підтримати людину, що прийшла до вас. Крім того, секретар-референт має бути привітним до всіх, незалежно від їх соціального статусу й посади, яку вони обіймають.

6. Пам’ятайте: офіс – це велика комунальна квартира. Будь-яке слово, вчинок, фраза негайно стає надбанням усього офісу. У цій ситуації найкраще – контролювати все, що говорите й робите.

Слід утримуватися від участі в інтригах, не пліткувати й не розголошувати конфіденційної інформації, що секретареві стала відома в ході виконання службових обов’язків (це неприпустимо й за етичними нормами, і відповідно до законодавства).

У жодному разі не можна обговорювати колегу в присутності інших, до того ж оцінювати й критикувати позаочі. Про всіх колег треба говорити тепло або принаймні нейтрально навіть у тих випадках, коли їх немає поруч.

Не можна виправляти привселюдно помилок колег. Якщо секретар незадоволений роботою співробітника, то зробити зауваження або висловити свої побажання йому краще особисто, віч-на-віч. Інакше ваші слова можуть перефразувати, спотворити. Потім доведеться виправдовуватися.

7. Особисте – тільки після роботи. Не слід обговорювати з колегами особисті проблеми. Не всякий здатний щиро поспівчувати, допомогти. Люди можуть скористатися тією особистою інформацією, що одержали від вас у хвилину слабкості.

Нікуди не подітися від обговорення особистих проблем під час обідньої перерви, по дорозі на роботу та з роботи. Які б не були навколо милі й приємні люди, не слід їх повідомляти про те, що у вас відбувається вдома, з ким, де й коли ви проводите час, тощо. Бажано вибирати нейтральні теми для розмов. Доброзичливий тон, гумор, співчутливе ставлення до свого співрозмовника – ось що головне в подібному спілкуванні.

Звичайно, на роботі серед колег можна знайти щиру подругу чи друга. Тільки з нею можна обговорювати в неформальній обстановці особисті проблеми. Але й у цьому випадку не слід забуватися й не переходити на обговорення своїх колег і конфіденційної інформації фірми. Крім того, не можна в робочий час бурхливо обговорювати з подругою спільні походи й цікаві подробиці, роблячи колег мимовільними учасниками пересудів. У колег може скластися враження, що секретар багато часу на роботі проводить за розмовами, та й сам зміст бесід може викликати негативну реакцію.

Правила ділового етикету не рекомендують заводити службові романи. Якщо ж таке трапилося, слід намагатися на роботі бути стриманим у вираженні своїх почуттів. Треба бути готовим до того, що всі вдачі будуть применшувати, а невдачі перебільшувати: „Коли їй роботою займатися? У неї одна любов на думці!” І яке не було б велике бажання всі 24 години на добу проводити з коханим, одному краще все-таки змінити місце роботи.

8. Звертайтеся за порадою щодо ділових проблем до колег, які мають триваліший стаж роботи в цій організації. З одного боку, питати поради – старий перевірений засіб визнання компетентності співрозмовника, а отже, швидкий й ефективний спосіб налагодити стосунки з колегами по роботі. З другого боку – важливо, щоб прохання про пораду було виражене в рамках професійно впевненої поведінки, до того ж все добре до міри. Якщо порада потрібна занадто часто з багатьох питань, може скластися враження, що новий секретар – не професіонал, раз так багато чого не знає й не вміє.

9. Ніколи не говоріть „не знаю”. Життя офісу сходиться на фігурі секретаря: як тільки в кого-небудь зі співробітників офісу виникає питання, що не входить до його компетенції, то перша людина, до якої він звертається по допомогу, – секретар-референт. І це нормально: справжній секретар – це ангел-охоронець свого офісу, людина освічена, розумний, ерудована, здатна швидко орієнтуватися в ситуації. Проблеми, з якими доводиться мати справу секретареві, надзвичайно різноманітні. Часом йому навіть не вистачає наявних знань. Однак навіть у такій ситуації не слід говорити колезі: „Я не знаю”. В оточення не повинне виникати сумніву щодо компетентності секретаря. Краще переорієнтувати співробітника, допомогти йому знайти правильний напрям для подальших пошуків.

10. Допомагайте співробітникам, щоб налагодити гарні стосунки з колегами. Проте це не завжди дає очікуваний результат. Колегам, звичайно, сподобається можливість покласти на когось частину своїх обов’язків, але виконання чужої роботи не додасть секретареві поваги з боку колег і лише послабить професійну позицію. Специфіка роботи секретаря – зробити організаційну послугу насамперед керівникові й протягом цілого дня виконувати роль доброзичливої господарки офісу. Допомагати співробітникам можна, якщо виконано свою роботу, а її завжди багато. Не складно, наприклад, підготувати кілька листів і відправити їх факсом на прохання керівника відділу маркетингу, однак послуга, зроблена двічі-тричі, незабаром перетвориться в обов’язок. Крім того, інші співробітники можуть вирішити, що теж можуть звертатися по допомогу.

Тому рекомендують не пропонувати своїх послуг; допомагати, коли завершені свої справи.

Краще у відповідь на будь-яке прохання зробити щось, що не входить у прямі обов’язки секретаря, відмовити твердо, але чемно й доброзичливо, щоб не псувати стосунків зі співробітником: „Дякую за довіру, але в мене багато роботи” або ще краще: „Я би, звичайно, із великим задоволенням взяла на себе частину ваших клопотів, але вважаю, що якісно вирішити складні завдання може лише такий досвідчений менеджер, як Ви”. Варіанти може бути різні, головне – почати з „великого задоволення”.

Бажано повторювати фразу доти, поки людина не переконається в марності своїх зусиль. Щоб це спрацьовувало, рекомендують скористатися технікою „заяложеної платівки” –спокійно й твердо повторити відмову:

а) упевненість ґрунтується на ясному розумінні того, чого слід домогтися, і на висловленні цього прямим, стверджувальним і коротким способом;

б) після короткого вступу необхідно висловити центральне твердження – сказати про бажане прямо й виразно, у формі твердження, а не питання й не заперечення. Центральне твердження слід повторювати в незмінному вигляді доти, поки співрозмовник його не усвідомить повністю;

в) якщо співрозмовник заперечує, необхідно підтвердити, що ви чуєте й розумієте його доводи, але не зміните свого рішення;

г) при цьому необхідно зберігати тверду інтонацію, мова тіла повинен підтверджувати сказане (жести спокійні й упевнені, постава пряма, погляд у момент висловлення центрального твердження – в очі співрозмовникові).

11. Підтримуйте інших членів організації. Не брати на себе їхню роботу, але приділяти увагу, вислухувати; можливо, навіть навчити колегу користуватися офісною технікою (якщо тільки він сам попросить про це). Кожній людині приємно, коли їй приділяють увагу, щиро цікавляться нею. Щоб установити й налагодити стосунки з колегами, можна розпитати їх про захоплення, домашніх тварин, членів родини, справи на роботі. Важливо тільки, задаючи питання, бути дуже тактовним, щоб не перейти тонку грань між непідробленим інтересом до людини й недоречною цікавістю.

12. Робіть компліменти – ще один надійний спосіб прихилити до себе колег. Необхідно, щоб вони були щирими й стосувалися або роботи, або чогось такого, із чим людина, якій призначений комплімент, сама себе ідентифікує. Компліменти можуть бути:

- прямими: „У вас так швидко виходить встановлювати довірчі стосунки із клієнтами!”;

- непрямими, коли хвалять не саму людини, а те, що вона цінує: „Ваша кішка – просто красуня!” (якщо, наприклад, про співрозмовника відомо, що він не довіряє турботу про кішку дружині й навіть читає домашній улюблениці вірші);

- прихованими: „Як би я хотіла так само вправно справлятися з комп’ютером!”.

За допомогою компліментів-вивертів людиною можна маніпулювати: „Всі так добре відгукуються про складені Вами звіти! Складіть звіт і для нашого відділу!” і навіть критикувати: „Ви просто підкуповуєте мене своєю постійністю! Ще жодного разу не здали документи вчасно!”

Тому щоб підтримати доброзичливі стосунки з колегами, рекомендують спокійно приймати й часто робити компліменти.

13. У всьому потрібно знати міру. У багатьох фірмах прийнято спільно відзначати ювілейні дні організації, загальноприйняті свята, улаштовувати спортивні дні або корпоративні вечірки, аж до колективних виїздів у будинки відпочинку. Це прекрасний привід, щоб розслабитися, відчути себе царицею балу, красунею, душею компанії. На жаль, секретар і тут повинен бути напоготові. Зайва чарка, палкі, піднесені погляди співробітників можуть змусити секретаря забути про професійну етику.