Стиль відносин секретаря-референта із керівником

„Знайти гарного шефа – однаково, що вдало вийти заміж”, – говорить неписаний секретарський закон. І це справді так. Якщо секретар правильно „вибере” собі керівника, то багаторічна, цікава й перспективна робота йому забезпечена. Адже мінімум 8 годин на день він буде перебувати поруч із цією людиною, виконувати її доручення, прохання, накази. Якщо шеф секретареві неприємний, то які би гроші він не одержував, рано чи пізно станеться зрив – прикидатися постійно неможливо. Якщо секретар в офісі – фігура ключова, то керівник – головна. І дуже важливо, щоб ці дві особи якнайшвидше знайшли спільну мову. Від професіоналізму й людських якостей секретаря на 50 % залежить ефективність роботи керівника.

1. Секретар організує роботу приймальні, відповідає на телефонні дзвінки, приймає факси тощо. Все це дуже важливо, однак основне його завдання – зробити так, щоб керівникові було зручно працювати. Всі дії секретаря повинні бути спрямовані на створення атмосфери зручності й комфорту для керівника. Секретар – найманий робітник і після закінчення роботи може дозволити собі розслабитися, зануритися в особисте життя, до початку наступного трудового дня геть-чисто забути про роботу. Інша справа керівник. Бізнес вимагає постійної мобілізації сил, готовності в будь-який момент прийняти відповідальне рішення. У керівника вкрай напружений ритм життя. Тому розумний секретар буде прагнути всіма можливими способами відмежувати його від зайвих проблем.

2. Зручність керівника залежить і від непримітних на перший погляд дрібниць, які, проте, можуть виявлятися суттєвими. У кожного керівника є свої індивідуальні смаки, і це неодмінно слід враховувати, наприклад, улюблений чай чи кава. І таких нюансів багато. Секретар має бути спостережливий, помічати кожну дрібницю, до якої керівник має слабкість, радувати його цими дрібницями, і тоді він стане для керівника просто незамінний, тому що з його присутністю у свідомості керівника будуть пов’язані думки про комфорт, затишок, турботу й щиросердечну теплоту.

3. Щоб керівник міг спокійно працювати, він повинен бути абсолютно впевнений у відданості секретаря й умінні зберігати інформацію. У процесі роботи секретар мимоволі одержує доступ до різної конфіденційної інформації – як комерційної, так й особистої, яка стосується керівника. Які б спроби роздобути цю інформацію не робили колеги або ділові партнери, секретар повинен дати їм зрозуміти, що інтереси шефа для нього вищі над усе й він занадто дорожить своєю роботою, щоб відповідати на провокаційні питання. Не слід демонструвати свою поінформованість різного роду натяками, намагаючись підкреслити в такий спосіб свою значущість. По-справжньому розумна людина завжди мовчазна. До того ж навряд чи шефові сподобається подібна бравада. Швидше за все він подумає: „Ця людина занадто балакуча” і перестане довіряти секретареві.

4. Якими б гарними не були стосунки секретаря із шефом, ніколи не слід доходити до панібратства. Він насамперед керівник, а секретар – підлеглий, тобто стоїть на сходинку нижче на ієрархічних сходах. Не слід намагатися піднятися вище – чоловіки (а найчастіше вони є керівниками) цього не пробачають. Будь-який начальник однозначно сприйме це як замах на його право першості. Тому секретар має проявляти тактовність, дотримуватися правил гри й стежити за тим, що і як каже шефові.

5. Не слід забувати заповідь № 1 із секретарського статуту: „Шеф завжди правий!” Заповідь № 2: „Якщо шеф не правий, дивись заповідь № 1”. Секретар повинен знати й вірити, що його шеф добра людина (інакше б він не влаштувалися до нього працювати), і те, що шеф зриває на секретареві поганий настрій, – наслідок неприємного збігу обставин. Така вже секретарська участь: у якийсь момент бути „хлопчиком для биття”. Начальник – звичайна людина, у якої теж бувають проблеми й неприємності і якій необхідно виплеснути негативні емоції. А секретар завжди поруч, тому й відбивати удари доводиться йому.