11. Які побажання керівника щодо подавання чаю або кави?

Секретар має довідатися, чаю чи каві та якому сорту віддає перевагу керівник, і намагатися, щоб цей напій завжди був і завжди найкращий.

Слід обумовити ситуації, коли відвідувачам пропонувати частування, а коли ні. Секретар повинен знати, що чай або каву рекомендують подавати через 5–10 хвилин після початку бесіди з відвідувачем, однак, коли йдеться про ділових партнерів, з якими керівник давно й добре знайомий, у нього можуть з’явитися спеціальні побажання (алкогольні напої).

12. Щодо підтримання порядку в кабінеті керівника й забезпечення його необхідним канцелярським приладдям – усі деталі цієї відповідальної роботи краще обговорити заздалегідь.

13. Яка тривалість робочого дня секретаря?

Робочий день керівника може тривати набагато довше, ніж пропонує Трудовий кодекс. Тому секретар спокійно й тактовно має поцікавитися:

- коли буде закінчуватися його робочий день: у встановлений для всіх співробітників офісу час або тільки після того, як керівник, піде;

- чи потрібно затримуватися на роботі щоразу, коли затримується керівник, або робити це тільки тоді, коли є термінова робота, наприклад необхідно підготувати документи до завтрашньої ранкової наради.

14. Чи хтось представить секретаря колективу (керівник, директор з персоналу), чи йому доведеться це зробити самостійно в робочому порядку?

Коли всі основні питання будуть поставлені, треба уточнити, які додаткові побажання щодо роботи секретаря є в керівника й що він хотів би доручити сьогодні.

Якщо деякі важливі питання, що стосуються посадових обов’язків і службової діяльності секретаря не відбито в його посадовій інструкції, її необхідно переписати. Оновлену посадову інструкцію передають на затвердження керівникові.

Налагодження стосунків із новим керівником

Якщо у фірму приходить новий керівник, то секретар-референт має довідатися про те:

- чи був у нового боса особистий секретар?

- якщо був, то шеф приходить у компанію один або разом зі своїм помічником?

- якщо шеф приходить у компанію один, то кого він хоче бачити за свого особистого помічника: секретаря попереднього керівника чи нову людину?

Якщо отримано невтішну інформацію про те, що керівник приходить зі своєю командою (особистим помічником) або він твердо вирішив запросити на посаду секретаря абсолютно нову для компанії людину, то найкраще підготувати ґрунт для гарного відступу. Це може бути перехід в інший відділ на аналогічну посаду або вибір наявного вакантного місця в компанії, максимально близькій за родом діяльності.

Якщо новий керівник залишає секретаря-референта попереднього керівника, секретар повинен адаптуватися до його роботи. Недаремно кажуть, що для секретаря-референта зміна керівника – це майже та ж саме, що зміна роботи, тільки без можливості вибирати умови.

Обсяг роботи в секретаря-референта може збільшитися або, навпаки, скоротитися.

Якщо секретар-референт мав певні домовленості з попереднім керівником (мати можливість не пропускати занять в інституті, одержати додаткові навички, згодом перейти в інший відділ), то після зміни керівництва чинним залишаються тільки ті домовленості, які прописано в трудовому договорі. Всі інші свої побажання доведеться обумовлювати з новим керівником заново, і цілком можливо, про деякі плани доведеться забути, якщо в шефа з цього питання інша думка.

Секретареві доведеться забути про старі правила й підлаштуватися під нового начальника. У нового керівника свої звички, методи роботи, які він не збирається змінювати. Якщо керівник – людина графіків, точної звітності, то секретар повинен бути готовим стати скромним гвинтиком у машині його повсякденних справ. Якщо ж новий керівник схильний реалізовувати в роботі творчий стиль, то модель поведінки секретаря буде якісно відрізнятися від попередньої: він будете вже не гвинтиком, а співтворцем.

З другого боку, новий керівник ще не знає „внутрішньої кухні” компанії, і тому почуває себе не зовсім упевнено. Завдання секретаря в цій ситуації – допомогти новому керівникові адаптуватися в колективі. Протягом перших декількох тижнів спільної роботи необхідно не тільки докладно розповідати керівникові, хто й навіщо приходить до нього, але й називати посаду співробітника, рівень підпорядкованості та, якщо необхідно, повідомляти певні подробиці щодо питання, з яким до нього звертаються. Природно, такі дрібниці, як вміст буфета, тип води або обсяг улюбленого кухля повинні відповідати звичкам нового шефа. І це не каприз. Саме дрібниці допомагають відчути себе в стресовій ситуації (зміна роботи – це завжди стрес) на новому місці більш комфортно.

Добре, якщо новий шеф мав на попередньому місці роботи секретаря. Набагато складніша ситуація, коли новий шеф звик вирішувати справи без секретаря або помічника ніколи не мав. Тут потрібен особливий такт й уміння дипломатично побудувати взаємини з нуля таким чином, щоб новому керівникові самому схотілося мати особистого помічника. І не просто помічника як такого, а саме секретаря попереднього начальника.

У цій справі починати треба з першого враження. Завдання секретаря – ненав’язливо продемонструвати новому шефові, що його прихід – це безсумнівне свято. Ось кілька простих порад:

1. Почати із себе, зі свого зовнішнього вигляду. Нехай він буде як і раніше строгим і діловим, хіба що дещо ошатним. І звичайно, не забувати про посмішку – дружелюбну, але без запобігання, посмішку впевненої в собі й своєму статусі людини.

2. Навести порядок у приймальні й у кабінеті нового керівника. Можна поставити на його робочий стіл або журнальний столик невелику квіткову композицію (особливо якщо керівник – жінка) і листівку з привітаннями з нагоди початку роботи в компанії від імені всіх співробітників офісу. Писати листівку тільки від себе не бажано – це буде схоже на улесливість. Шеф і так здогадається, хто був ініціатором такого починання. До того ж секретар перший зустріне шефа в приймальні й зможе його привітати особисто. При цьому цілком доречно буде сказати приблизно таке: „Доброго ранку, Іване Івановичу! Прийміть мої привітання із приводу Вашого призначення. Я рада, що я буду працювати під Вашим керівництвом”. Цією фразою він ніби означить свій статус і місце роботи, програмуючи думки шефа щодо свого майбутнього. Компліментів можна не шкодувати: чоловіки їх приймають набагато охоче, ніж жінки, до того ж навіть не замислюються, наскільки вони правдиві.

3. Коли шеф улаштується в новому кабінеті, можна запитати в нього, чи не потрібна йому допомога, наприклад: „Іване Івановичу, чим я можу бути Вам корисна?”. Можливо, він захоче для початку випити чашечку кави. Треба поцікавитися, яку каву він полюбляє. Якщо шеф завагається з відповіддю, можна запропонувати самому. Тільки не слід робити акцент на тому, що „попередній шеф віддавав перевагу тому-то, говорив так-то, робив отак”. Оскільки так дуже легко помилитися, здатися нав’язливим, зачепити самолюбство нового шефа. Якщо він сам поставить питання щодо смаків попереднього боса, секретар може розповісти про них, але знову ж дуже обережно, без емоційних оцінок, бажано максимально неупереджено. Подаючи чай або каву, слід сервірувати стіл красиво й оригінально, щоб підкреслити свої вміння. Бажано подати до чаю що-небудь смачненьке.

Як тільки перший контакт буде встановлено, можна обережно перевести розмову в ділове русло, поцікавитися, коли керівник зможе прийняти, щоб обговорити порядок подальшої роботи. Треба бути готовим до цієї розмови заздалегідь, раптом керівник захоче обговорити все відразу. У такій ситуації є небезпека того, що в процесі бесіди секретар перейде на повчальний тон, як більш досвідчена у секретарських питаннях людина, а керівникові це може бути неприємно (чоловіки через свою психологію не дуже дарують жінкам, які їх повчають).

У процесі бесіди треба одержати відповіді на такі питання:

1. Чи зміниться графік роботи приймальні? Якщо так, то як? Робочий графік жорстко фіксований чи ненормований? Якщо до цього в компанії було прийняте чергування вечірнього секретаря, то це питання також варто обговорити.

2. Чи планує шеф організовувати щоденні п’ятихвилинки із секретарем протягом робочого дня і в який час?

3. Які заходи (наради) тощо будуть щотижневими і в який час вони будуть проходити?

4. Як буде організовано процес підписання документів (пошта ранкова, денна, вечірня, екстрена)?

5. Чи будуть внесені зміни в телефонне обслуговування приймальні і які?

6. Хто має пріоритетне право на спілкування з керівником? З ким його можна з’єднувати по телефону завжди або в першу чергу?

7. Які дні будуть відведено для прийому співробітників, відвідувачів, з особистих питань тощо?

8. Які особисті заходи шефа будуть повторюватися щотижня, щоб можна було відразу включити їх у графік його робочого дня (басейн, теніс, лазня, заняття іноземними мовами тощо)?

9. Які побажання будуть у керівника щодо планування його часу, пов’язаного із уживанням їжі, можливо, ліків? Чи потрібно в графіку дня передбачати невеликі проміжки часу для відпочинку?

Обговорюючи ці питання, треба постійно апелювати до шефа, щоб довідатися про його думку, наприклад: „Іване Івановичу, як Ви бачите порядок прийому відвідувачів?” або „Які у Вас є побажання стосовно цього питання?”. Докладні відповіді на питання допоможуть сформувати повне уявлення про цю людину, зрозуміти не лише її смаки, але і як вона віддає вказівки: у вигляді суворих формулювань або радячись із секретарем, що вимагатиме від нього певної частки самостійності у прийнятті рішень.