Формальні характеристики організаційної (корпоративної) культури:

- усвідомлення свого місця й ролі в організації – яких якостей, дій і вчинків чекають від секретаря (чи гарний технічний виконавець, чи людина, що вирішує проблеми, або хтось ще);

- комунікаційна система й мова спілкування – використання усної, писемної, невербальної комунікації, „телефонного права” і відкритості комунікації різняться від групи до групи, від організації до організації; жаргон, абревіатури, жестикуляції варіюються залежно від галузевої, функціональної й територіальної приналежності організацій;

- зовнішній вигляд, стиль одягу і поведінка на роботі – у різних організаціях прийняті різні ділові стилі, ступінь охайності, яскравість макіяжу, зачіска;

- культура побутових моментів – організація харчування працівників, включаючи наявність або відсутність таких місць в організації; люди приносять із собою їжу або відвідують кафетерій усередині або поза організацією; дотація харчування; періодичність і тривалість перерв; чи їдять працівники різних рівнів разом або окремо;

- усвідомлення часових меж, регламентація часу, дотримання часових графіків – ступінь точності й відносності часу в працівників; дотримання часового розпорядку й заохочення за це; монохронічне або поліхронічне використання часу;

- взаємини між людьми – за віком і статтю, статусом й владою, мудрістю й інтелектом, досвідом й знаннями, рангом і протоколом, релігією й громадянством тощо; ступінь формалізації відносин, одержуваної підтримки, шляхи дозволу конфліктів;

- цінності (як набір орієнтирів у тому, що таке добре й що таке погано) і норми (як набір припущень й очікувань стосовно певного типу поводження) – що люди цінують у своєму організаційному житті (своє положення, титули або саму роботу) і як ці цінності зберігаються;

- віра в щось і ставлення або прихильність до чогось – віра в керівництво, успіх, у свої сили, у взаємодопомогу, в етичне поводження, у справедливість тощо; ставлення до колег, до клієнтів і конкурентів, до зла й насильства, агресії й т. п.; вплив релігії й моралі;

- процес розвитку працівника та подальшого навчання – бездумне або усвідомлене виконання роботи; покладаються на інтелект або владу; процедури інформування працівників; визнання або відмова від пріоритету логіки в міркуваннях і діях; абстракція й концептуалізація в мисленні або зубріння; підходи до пояснення причин;

- трудова етика й мотивування – ставлення до роботи й відповідальність у роботі; поділ і заміщення роботи; чистота робочого місця; якість роботи; звички на роботі; оцінка роботи й винагородження; прийнято працювати індивідуально або в групах; просування по роботі.

3. Налагодження стосунків з керівником організації

Немає нічого простішого для професійного секретаря, ніж виконання щоденних службових обов’язків: надрукувати документ, відправити факсимільне повідомлення, розмножити бланки, з’єднати керівника з партнером, зупинити небажаного відвідувача й навіть подати чай-каву. Але немає нічого складнішого, ніж налагодити правильні стосунки в колективі: з вищим керівним складом, із середньою ланкою фахівців, з жіночим колективом бухгалтерії, з молодшим обслуговчим персоналом.

Стосунки секретаря-референта з керівником зумовлені насамперед тим, чи є секретар секретарем організації загалом, чи персональним помічником керівника.

Якщо керівник організації добирав персонального помічника, то, як правило, службові обов’язки секретаря були з’ясовані ще під час попередньої співбесіди.

Якщо цього не було зроблене, то свій перший робочий день секретар-референт має почати з настановної бесіди з керівником, у ході якої він має з’ясувати не тільки свої службові обов’язки, але й детально довідатися, як ці обов’язки слід виконувати, а також про стиль роботи і звички безпосереднього керівника. Зокрема, він повинен одержати відповіді на такі питання: