Адаптація до роботи секретаря-референта

1. Приймання-передавання справ.

2. Адаптація до роботи секретаря-референта. Поняття корпоративної культури.

3. Налагодження стосунків з керівником організації.

4. Налагодження стосунків з колегами по роботі.

5. Імідж секретаря-референта.

1. Приймання-передавання справ

Коли секретар-референт починає працювати на новому робочому місці, він насамперед має:

- ознайомитися з усіма поточними справами, документацією та структурою документообігу в організації;

- уточнити у керівника коло своїх обов’язків та принципові питання організації робочого процесу.

Початок виконання посадових обов’язків супроводжується процедурою приймання-передавання справ водночас зі складанням відповідного акта, який фіксує цю процедуру, – акта приймання-передавання справ. Документування процедури приймання-передавання справ особливо важливе для кадрової служби та матеріально відповідальних працівників фірми.

У перший же робочий день новопризначений секретар-референт повинен зафіксувати стан справ і особливо наявність ділових паперів. Це є своєрідною точкою відліку для впорядкування справ та ревізування матеріальних цінностей. Якщо фірма має архів, то новопризначений секретар-референт має право передати папери, які зберігалися в архіві попереднього секретаря, для належного зберігання в архів фірми. Під час процедури приймання-передавання справ присутній начальник служби ДЗУ та завідувач архіву фірми. Якщо на фірмі немає архіву як окремого структурного підрозділу, під час передавання справ новопризначеному секретареві-референтові може бути присутній будь-який співробітник організації, наприклад бухгалтер.

Акт приймання-передавання справ складають на основі наказу керівника організації про припинення трудового договору з попереднім працівником або переведення його на нове робоче місце чи про прийом на роботу нового співробітника. Цей документ засвідчують підписами керівник та головний бухгалтер.

Також на початковому етапі роботи секретар-референт повинен налагодити стосунки з керівником та колегами, оскільки від того, наскільки грамотно з перших же днів роботи побудувати відносини з керівником і співробітниками, буде залежати подальший успіх (або неуспіх) у взаєминах із ними.

2. Адаптація до роботи секретаря-референта. Поняття корпоративної культури

Кожному, хто стає членом уже сформованого колективу, хочеться налагодити гарні стосунки зі своїми новими колегами по роботі. Щоб досягти цієї мети, одним із завданням секретаря-референта на першому етапі його діяльності є якнайшвидше „вписатися” у структуру організації, засвоїти корпоративну культуру, зрозуміти, від кого залежить прийняття основних рішень.

Адаптація до організаційної (корпоративної) культури – найскладніший аспект переходу на нову роботу. Для секретаря-референта це ще й найважливіший аспект, оскільки саме він представляє організацію на всіх рівнях – і в контактах із іншими організаціями й приватними особами, і у внутрішньофірмовій взаємодії.

Розрізняють суб’єктивну й об’єктивну організаційну (корпоративну) культуру.

Об’єктивна організаційна культура – фізичні умови праці в організації: дизайн і розмір будинку, місце його розташування, устатковання й меблі, колір й обсяг простору, облаштування приймальні, кафетерій, переговірні кімнати тощо.

Знайомство з організаційною культурою не викликає особливих труднощів, хоча секретареві необхідно ознайомитися з усіма деталями об’єктивної організаційної культури якнайшвидше, це допоможе в освоєнні суб’єктивної культури.

Суб’єктивна організаційна культура – стиль взаємодії співробітників між собою, включає формальні (взаємодія на основі посадових інструкцій) і неформальні (не описані в нормативних актах) правила, якими всі користуються й відповідно чекають від інших співробітників їх дотримання, моделі припущень, віри й очікувань, які поділяють усі працівники організації, а також групове сприйняття організаційного оточення з його цінностями, нормами й ролями (норми, цінності, трудові традиції, прийняті в колективі).

Дотримуватися правил, які не усвідомлюєш, важко. Фахівці рекомендують для цього відповісти на кілька питань, спираючись на традиції корпоративної культури своєї організації.