
- •Теорія і практика референтської діяльності Література до курсу:
- •Предмет і завдання курсу
- •Сутність референтської діяльності
- •1. Поняття референтської діяльності
- •2. Секретар і референт як представники секретарської професії
- •3. Категорії секретарів. Секретар-референт як посада і професія
- •Правові основи діяльності секретаря-референта. Посадові обов’язки секретаря-референта
- •2. Функції та посадові обов’язки секретаря-референта
- •3. Регламентація посадових обов’язків секретаря-референта
- •Сучасні вимоги до секретаря-референта
- •4. Професійні вимоги до секретаря-референта
- •І. Професійні знання й навички секретаря-референта
- •Іі. Ділові й особисті якості секретаря-референта
- •Ділові якості секретаря-референта:
- •Особисті якості секретаря-референта
- •5. Європейські вимоги до кваліфікації секретаря
- •Щаблі кар’єри й підвищення кваліфікації секретаря
- •Працевлаштування на посаду секретаря-референта
- •1. Пошук вакансій на посаду секретаря-референта
- •2. Резюме на посаду секретаря-референта. Рекомендаційні й супровідні листи
- •Рекомендації до складання резюме на посаду секретаря-референта:
- •Оформлення резюме:
- •Стиль резюме:
- •Мова резюме:
- •Відсилання резюме:
- •Рекомендаційні й супровідні листи
- •3. Співбесіда з кандидатом на посаду секретаря-референта
- •І. Підготовка до зустрічі з роботодавцем
- •Моменти, на які слід звернути особливу увагу, готуючись до співбесіди:
- •4. Відповіді на можливі запитання.
- •Іі. Прихід на співбесіду
- •Ііі. Питання роботодавця здобувачеві
- •Іv. Відповіді здобувача на питання роботодавця
- •V. Питання здобувача роботодавцеві
- •Vі. „Стресове” інтерв’ю
- •Vіі. Манера поведінки
- •4. Оформлення трудових відносин
- •Адаптація до роботи секретаря-референта
- •1. Приймання-передавання справ
- •2. Адаптація до роботи секретаря-референта. Поняття корпоративної культури
- •Формальні характеристики організаційної (корпоративної) культури:
- •3. Налагодження стосунків з керівником організації
- •1. Як в організації прийнято відповідати на телефонні дзвінки й представляти фірму по телефону?
- •8. Про візити важливих відвідувачів.
- •9. Про зв’язок із керівником у разі його відсутності (якщо керівник залишає офіс).
- •10. Як буде організовано прийом відвідувачів? Чи буде спеціально відведено день для прийому співробітників з особистих питань?
- •11. Які побажання керівника щодо подавання чаю або кави?
- •13. Яка тривалість робочого дня секретаря?
- •14. Чи хтось представить секретаря колективу (керівник, директор з персоналу), чи йому доведеться це зробити самостійно в робочому порядку?
- •Налагодження стосунків із новим керівником
- •Стиль відносин секретаря-референта із керівником
- •4. Налагодження стосунків з колегами по роботі
- •14. Не просіть й не давайте грошей у борг.
- •5. Імідж секретаря-референта
- •І. Основна зона робочого місця секретаря-референта
- •Іі. Зона обслуговування відвідувачів
- •Ііі. Допоміжна зона робочого місця секретаря референта
- •2. Ергономічні та санітарно-гігієнічні вимоги до робочого місця секретаря-референта
- •3. Робочий архів секретаря-референта
- •4. Технічні засоби у секретарській справі
- •Організація робочого часу секретаря-референта
- •1. Планування робочого часу секретаря-референта
- •І. Планування
- •Іі. Оптимальний ритм роботи
- •Ііі. Урахування режиму праці й відпочинку
- •2. Приблизна схема робочого дня референта і. Перша половина робочого дня
- •Іі. Друга половина робочого дня
- •Ііі. Кінець робочого дня
- •Референтські функції у роботі секретаря-референта
- •1. Загальне поняття про референтські функції секретаря-референта
- •2. Пошук й опрацювання необхідної керівникові інформації
- •3. Реферування в роботі секретаря-референта
- •Методика реферування документів
- •Етапи процесу реферування:
- •Методи відбирання інформації:
- •Методи подання інформації:
- •І. Реферат
- •1. За метою реферування (за ступенем повноти викладу змісту):
- •2. За кількістю реферованих документів:
- •3. За читацькою адресою реферату (за призначенням):
- •Вимоги до складання реферату:
- •5. Відповідність мовним нормам.
- •Структура реферату:
- •Методика реферування одного джерела (реферат-конспект / реферат-резюме):
- •Методика реферування кількох джерел (реферат-огляд):
- •Іі. Рецензія та відгук
- •Типовий план для складання рецензії та відгуку:
- •Iіі. Огляд
- •Іv. Досьє та прес-реліз
- •4. Редагування в роботі секретаря-референта
- •Методика й техніка редагування
- •Види правок
- •Основні коректурні знаки
- •5. Спічрайтерська діяльність у роботі секретаря-референта
- •І. Первісна взаємодія із замовником роботи
- •Іі. Дослідження теми
- •Загальні ознаки високої якості й типові недоліки письмової роботи науково-ділового й ділового характеру
- •Ііі. Сбор материала для работы
- •IV. Обработка собранного материала
- •V. Техника (методика) написания работы
- •Стиль письменной работы
- •5.1. Особливості підготовки текстів письмових жанрів Характеристика отдельных письменных жанров
- •5.2. Особливості підготовки текстів усних жанрів. Промова для керівника
- •Виды речи
- •А. Цель и содержание речи
- •Б. О структуре (построении) речи
- •В. О фигурах речи
- •Г. Запоминание и произнесение речи
- •Д. Типичные недостатки ораторской речи
- •Е. Особенности личности руководителя и подготовка речи для него
Vіі. Манера поведінки
1. Претендент повинен виглядати як вдумлива й упевнена в собі людина, яка з гідністю відповідає на всі запропоновані питання, але доброзичливо, люб'язно.
2. Не слід забувати про правила ввічливості: увійшовши в приміщення, слід привітатися, зачекати, поки запропонують сісти; розпочинати розмову самому не слід, треба дочекатися, поки запропонують розпочати розмову.
3. Мова тіла. Особливу увагу варто звернути на жести, поставу, манеру сидіти на стільці.
Треба сісти зручно, але не розвалюватися на стільці. Сісти не на краєчку, а спираючись на спинку, причому стілець краще ставити не прямо навпроти співрозмовника, а під кутом до його стільця або крісла – так легше буде знайти спільну мову.
Дивитися співрозмовникові в очі, не відводячи погляду вбік . Але й постійно дивитися очі в очі теж не рекомендують.
Гарним психологічним прийомом є неявне копіювання жестів співрозмовника. Воно дозволяє додати бесіді довірчого характеру.
Руки. Не чіплятися за сумку, краще поставити її на сусідній стілець або покласти на коліна. Руки скласти спокійно, не грати ручкою й у жодному разі не хапати предметів з робочого стола хазяїна кабінету. У всьому повинна почуватися спокійна стриманість, тому краще заздалегідь потренуватися перед дзеркалом, як саме їх варто тримати в момент співбесіди.
Ноги. Краще, якщо вони всією ступнею будуть спиратися об підлогу. По-перше, це красиво й надає стійкості позі. По-друге, контакт із опорою додасть додаткової впевненості. Дівчина може сидіти, тримаючи ноги паралельно одна одній, злегка зігнувши в колінах і схрестивши у щиколотках. Вважають, що ця жіночна й граціозна поза дозволяє досить зручно сидіти навіть у міні-спідниці, не відкриваючи при цьому нижньої білизни.
4. Частування. У багатьох великих закордонних компаніях, наприклад франкомовних, процедура відбору кандидатів обов’язково включає обід із представником фірми. В англомовних країнах це може бути кава або чай. У нас прийом на роботу відбувається інакше, однак цілком імовірно, що керівник організації захоче переконатися, що його майбутній секретар має гарні манери, тоді здобувачеві можуть запропонувати чай або каву.
Якщо чашка із блюдцем буде стояти на столі, це спростить завдання. Варто тільки не забути вийняти ложку із чашки й покласти на блюдце, взяти чашку за ручку, не просмикуючи пальці в її петельку, й спокійно, дрібними ковтками випити її вміст. Якщо доведеться пити чай або каву, сидячи на деякій відстані від стола, блюдце варто тримати в лівій руці на рівні грудей, а чашку в правій трохи вище – так, щоб краплі із чашки капали на блюдце, а не на костюм. Порожню чашку треба поставити на блюдце, а лише потім на стіл.
Торт, тістечка або морозиво варто покласти на свою тарілку лопаткою і їсти чайною ложкою, якщо не передбачено спеціальної ложки для морозива. Печиво й пряники відламують рукою або потроху відкушують невеликими шматочками. Відрізаний кружечок лимона кладуть у чашку, вичавлюють із нього ложкою сік, але сам лимон залишають у чашці, не з'їдаючи.
Звичайно, здобувач завжди вправі чемно відмовитися від частування, адже й справді не дуже зручно вести важливу бесіду з роботодавцем і пити каву одночасно.