3. Співбесіда з кандидатом на посаду секретаря-референта

Співбесіда – це найбільш розповсюджений метод підбору кадрів, головний етап на шляху одержання бажаної посади, результати якого визначать обов’язки, зарплату й перспективи професійного росту співробітника.

Мета співбесіди – оцінити професійно важливі ділові й особисті якості претендента, його знання й уміння, такі як:

- рівень професіоналізму, знання й досвід роботи;

- ступінь зацікавленості в цій роботі;

- рівень загальної активності, цілеспрямованість і готовність працювати з максимальною віддачею;

- здатність керувати й готовність підкорятися;

- уміння слухати й гарно говорити;

- особистий шарм, приємні манери поводження й мовлення.

Підбір секретаря-референта або офіс-менеджера, на яких покладають управлінські функції, може потребувати кількох співбесід з різними фахівцями організації.

Співбесіди в різних фірмах проводять по-різному. Деяк фірми дотримуються тактики проведення співбесіди у декілька етапів:

1. „Психологічна атака” на кандидата („стресове” інтерв’ю) – інтерв’юер ставить під сумнів престижність ВНЗ, який закінчив претендент, надто молодий вік, недостатній досвід роботи тощо або навіть ставить недоречні запитання чи такі, що й близько не стосуються роботи.

2. „Перевірка знань” людини, зазвичай за допомогою тематичних тестових завдань.

3. Власне інтерв’ю – це може бути невимушена розмова про компанію та обов’язки на майбутній посаді, де кандидат може ставити свої запитання, або ж діалог, присвячений якостям характеру претендента (упевненість у собі, креативність, уміння працювати в колективі, ініціативність, конфліктність, поведінка у стресових ситуаціях тощо).

Ще один спосіб перевірити знання та особисті якості претендента – розмова з попереднім роботодавцем по телефону або прохання (у вигляді листа-запиту) надіслати письмову характеристику. Такий спосіб дуже поширений серед закордонних компаній, де репутація має неабияке значення.

І. Підготовка до зустрічі з роботодавцем

Готуватися до співбесіди з роботодавцем потрібно ретельно й заздалегідь, оскільки співбесіда під час прийому на роботу – складний іспит для кожного. У такій серйозній справі експромт може не подіяти.

Моменти, на які слід звернути особливу увагу, готуючись до співбесіди:

1. Зовнішній вигляд – діловий костюм, зачіска, манікюр і макіяж. Морально налаштувавшись на зустріч із роботодавцем, слід продумати свій зовнішній вигляд. Для того, щоб стати „своїм” у діловому середовищі, необхідно хоча б зовні виглядати, як частина цього середовища, тому претендент на посаду повинен мати вигляд ділової людини.

У багатьох солідних структурах dress-код і відповідність / невідповідність йому є одним із визначальних факторів для ухвалення рішення про прийом на роботу.

Усе – від зачіски до взуття – слід ретельно продумати. Найкраще вибрати діловий костюм. Вимоги до ділового костюма:

а) біла блузка (для чоловіків – сорочка), простого покрою з довгими рукавами з досить щільної тканини. Бажано така, що не мнеться й непрозора;

б) темні (чорні, сірі, коричневі) штани прямого покрою. Раніше жінкам радили приходити на співбесіду в діловому костюмі, частиною якого є спідниця. Тепер фахівці в галузі ділових відносин рекомендують претенденткам надягати штани. При цьому вони керуються приблизно такими міркуваннями: по-перше, можуть порватися колготки; по-друге, спідниця й колготки не зможуть приховати травми ніг чи схильність до варикозу; по-третє, раптом здобувачку посадять на низький диван, вона буде себе почувати незручно навіть не в занадто вузькій спідниці від ділового англійського костюма;

в) туфлі на зручних підборах, не нові, а досить розношені, щоб почувати себе впевнено й вільно;

г) жіночий портфель, або, як варіант, сумка й шкіряна папка. Для чоловіків – портфель. У жодному разі не можна приносити на співбесіду пакети, рюкзаки й інше господарське начиння!

Головне в костюмі – це підкреслити достоїнства й приховати вади. Вигляд ділової „сірої миші” навряд чи сподобається роботодавцеві – треба виглядати святково. Тому фахівці рекомендують у межах ділового стилю додати своєму іміджу індивідуальності – використати виразні аксесуари, наприклад, ошатну шовкову косинку, зав’язану оригінальним способом.

Зачіска – проста, але елегантна і якісно зроблена, колір волосся – близький до природних відтінків.

Манікюр – слід зробити перед співбесідою, краще використати лак тілесного кольору.

Слід звернути увагу на ходу, поставу й підкреслену охайність:

- струнка постава й упевнена хода;

- привітний й розумний вираз обличчя;

- спокійний і доброзичливий тон голосу.

2. Необхідні документи. Слід підготувати документи, які можуть знадобитися для зустрічі з роботодавцем:

- паспорт – у багатьох фірмах існує пропускна система за посвідченням особи;

- трудова книжка;

- резюме – в електронному й роздрукованому вигляді;

- диплом про освіту із вкладишем;

- сертифікати про закінчення курсів, посвідчення;

- рекомендації з попередніх місць роботи чи візитні картки рекомендувальників;

- фотографії;

- гідний поваги щоденник у комплекті з набором письмового приладдя – ручкою й олівцем, щоб, якщо буде потреба, зробити помітки, наприклад записати номер телефону співробітника організації, з яким варто зв’язатися, щоб одержати інформацію про результати співбесіди.

На першу зустріч можна взяти тільки копії документів. Необхідні документи краще покласти в окрему папку, щоб не порпатися в сумці в пошуках необхідного під пильним поглядом роботодавця. Документи, що не стосуються бажаної посади, краще залишити вдома.

Показувати документи потрібно тільки на прохання роботодавця.

3. Відомості про роботодавця. Для того щоб вдало пройти співбесіду, потрібно побільше довідатися про фірму, у якій претендент планує працювати. Отримана інформація допоможе менше хвилюватися, підготуватися до можливих питань, пов’язаних з діяльністю фірми, й, можливо, навіть блиснути ерудицією.