Рекомендації до складання резюме на посаду секретаря-референта:

І. Особисті відомості. Тут обов’язково подають таку інформацію:

а) Прізвище, ім’я та по батькові – прийнято виділяти великим шрифтом; можуть бути заголовком до документа (слово „резюме” писати не прийнято).

б) Вік чи дата народження. Якщо претендентові 22–28 років, рекомендують зазначити вік цифрами – це буде виглядати більш виграшно. Претендентам віком 17–18 років або старшим від 35 років (межа віку для професії секретаря) краще зазначати дату народження. Якщо претендент старший від 38 років і має великий досвід роботи, він може не зазначати свого віку чи дати народження.

в) Сімейний стан – допустимі лише три варіанти: одружений, не одружений, розлучений. Також зазначають, чи має претендент дітей. Дітей називають за статтю і віком. Якщо претендент має маленьку дитину, рекомендують вказати, хто буде допомагати у вихованні (няня, бабуся).

г) Домашня адреса. Раніше в резюме обов’язково слід було зазначати повну домашню адресу. Нині можна обмежитися лише зазначенням вулиці (для невеликого міста) або району й вулиці (для столиці).

д) Інформація для контакту. Обов’язково зазначають:

- телефон (разом із кодом міста), вказавши, який – домашній, службовий або мобільний і в який час краще телефонувати;

- електронну адресу (якщо є).

ІІ. Мета складання резюме. Треба обов’язково писати, щоб чітко заявити про свої побажання й полегшити завдання співробітникам кадрових служб. Тут зазначають конкретні посади, на які претендує кандидат. Формулюють здебільшого так: „заміщення вакантної посади…”.

ІІІ. Освіта. Цей розділ складається із двох пунктів:

а) основна освіта – середня спеціальна, вища, друга вища, аспірантура;

б) додаткова освіта – курси підвищення кваліфікації й стажування, семінари, тренінги, пов’язані з професією, наприклад курси секретарів, бухгалтерів, комп’ютерної графіки, іноземних мов, риторики й ораторського мистецтва.

В обох випадках зазначають роки навчання, повні назви навчальних закладів, факультет, спеціальність за дипломом чи спеціалізація / назва курсу (якщо йдеться про курси), присвоєні кваліфікації, наукові ступені, учені звання, назви сертифікатів, що підтверджують додаткову освіту й професійну компетентність. Рекомендують також зазначати, чи мав претендент диплом з відзнакою, чи був переможцем олімпіад, чи отримував іменну стипендію.

Відомості про освіту прийнято подавати у зворотному хронологічному порядку, починаючи з останнього місця навчання.

Потрібно зазначати лише середні спеціальні та вищі навчальні заклади.

Не слід називати освіту, що безпосередньо не пов’язана з посадою, а також середню спеціальну освіту, якщо згодом було одержано вищу освіту того ж профілю.

До рівня освіти секретарів-референтів ставлять серйозні вимоги. Особливо цінують секретарів-референтів із вищою освітою.

Якщо здобувач на посаду не має стажу роботи, у цьому розділі рекомендують зазначати місце практики й назви дисциплін, що формують спеціальність і характеризують кваліфікацію, а також теми дипломних і курсових робіт, оскільки майбутньому роботодавцеві цікавий теоретичний багаж знань претендента. Наприклад, слід зазначити, що здобувач вивчив курси „Комп’ютерні інформаційні технології документаційного забезпечення управління”, „Організація секретарського обслуговування”, „Теорія і практика референтської діяльності” тощо.

IV. Досвід роботи. Тут зазначають роки (місяці) зарахування на роботу й звільнення з неї, повне найменування підприємств, профіль їх діяльності, назви посад, які обіймала особа, із зазначенням стажу роботи та функціональних обов’язків.

Зазначати причину звільнення з роботи в резюме не слід.

Відомості про трудову діяльність прийнято подавати у зворотному хронологічному порядку, починаючи з останнього місця роботи. Не потрібно охоплювати весь трудовий стаж, а лише виділити два-три місця роботи, які безпосередньо пов’язані з тією посадою, на яку претендує здобувач (за останні 10 років).

Не рекомендують переобтяжувати цей розділ цифрами: достатньо зазначати лише роки, а якщо потрібно – місяці.

Важливо уточнити профіль компанії (адже іноді назва фірми мало про що може повідомити).

Якщо на підприємстві не використовували назви посад відповідно до регламентованого штатного розпису (наприклад, спеціаліст 1-ї категорії, координатор, помічник менеджера), рекомендують записувати назву обійманої посади з трудової книжки, а в дужках зазначити: виконання секретарських обов’язків.

У трудовому стажі не повинно бути „білих плям”. Якщо трудовий стаж переривався на довгий термін, треба подумати, як пояснити таку перерву. Якщо досвід роботи менший ніж один рік, краще обмежиться фразою „є досвід роботи”. Якщо досвіду роботи немає (здобувач щойно закінчив навчальний заклад і не поєднував навчання з роботою), то цей розділ не подають.

Слід грамотно сформулювати посадові обов’язки, які претендентові довелося виконувати на попередніх місцях роботи (на одній і тій же посаді в різних компаніях обов’язки відрізняються). Досвідчений менеджер з персоналу безпомилково визначає за цим розділом ступінь професіоналізму претендента. Найкраще описати свої посадові обов’язки, використовуючи професійну термінологію: телефонне обслуговування, організація прийому відвідувачів, ведення ділового листування, робота з організаційно-розпорядчими документами тощо. А ось такі технічні функції, як оформлення документів на комп’ютері, робота з оргтехнікою, згадувати не слід – для секретарів високого рівня це обов’язкова умова.

V. Професійні навички. Перераховують усі професійні навички, якими володіє претендент, і що докладніше, то краще. Першими слід описувати якості, які важливі для вакансії, на яку претендує здобувач.

а) Рівень володіння комп’ютером – відомості про навички роботи на ПК і рівень володіння комп’ютером (користувач, досвідчений користувач, оператор, програміст), а також програми, мови, бази даних, з якими працював здобувач. Для секретаря-референта це програмний пакет Mіcrosoft Offіce (Ms Word, Ms Excel, Ms Outlook й інші), досвід роботи з електронною поштою, пошуку інформації в Іnternet тощо. Незайвим є знання графічних редакторів (Corel Draw, Page Maker тощо), спеціальних бухгалтерських і кадрових програм (1С: Бухгалтерія, 1С: Кадри).

б) Машинопис – висока швидкість набирання тексту (від 200 слів/хвилину), а також швидкість уведення сліпим десятипальцевим методом як кириличною графікою, так і латинкою.

в) Знання іноземних мов –іноземних мов зазначити всі іноземні мови й докладно описати рівень володіння ними, наприклад: англійський – розмовний рівень (телефонні переговори, перекладання листів і факсів). Рівні володіння іноземною мовою:

- „досконало” – знання мови на рівні носія, володіння синхронним перекладом;

- „вільно” – володіння послідовним перекладом, здатність вільно спілкуватися іноземною мовою на будь-яку тематику;

- „добре” – здатність грамотно висловити свої думки іноземною мовою, а також зрозуміти співрозмовника;

- „ на розмовному рівні” – спілкування на побутовому рівні, здатність зрозуміти нескладну мову, донести до співрозмовника відому інформацію;

- „ на базовому рівні” – знання елементарних основ мови, спілкування на рівні „Як справи?”, „Сьогодні гарна погода”, здатність зрозуміти простий текст.

Якщо здобувач хоче влаштуватися в представництво іноземної фірми або в компанію, що підтримує тісні міжнародні контакти, насамперед слід підкреслити знання іноземних мов (ще краще – вільне володіння мовою, необхідною цій фірмі).

г) Володіння оргтехнікою – уміння працювати з офісними міні-АТС, ксероксом, факсом.

д) Стенографія.

е) Практична психологія, службовий етикет і протокол.

Часто секретареві-референтові доводиться виконувати завдання відповідно до вузької спеціалізації фірми: оформлення бухгалтерських і митних документів, редагування й написання статей та прес-релізів, підготовка й складання аналітичних звітів, організація роботи колегіальних органів тощо. Їх обов’язково слід зазначити в резюме.

VІ. Додаткова інформація – відомості про те, що безпосередньо стосується пропонованої роботи, але не було зазначено раніше:

а) наявність прав водія, особистого автомобіля; закордонного паспорта;

б) можливість відряджень;

в) особисті й ділові риси.

Серед особистих і ділових рис достатньо назвати три-чотири, які є вагомими для обраної посади, наприклад, комунікабельність, пунктуальність, стресостійкість, відповідальність, порядність, креативність, врівноваженість, мобільність, організаторські здібності, безконфліктність.

Цей розділ дає можливість заявити про свою неординарність, риси характеру й властивості особистості, які свідчать про те, що і внутрішньо претендент відповідає професії секретаря, а не лише має певний набір знань і вмінь. Лише написати про це необхідно гарною літературною мовою, лаконічно, але не стандартно, наприклад, „Люблю свою професію і пишаюся нею” (саме про таких секретарів мріє кожний керівник, адже пишатися своєю професією може лише та людина, яка по-справжньому володіє своєю майстерністю і з радістю ходить на роботу).

Досвідчені кадрові фахівці переконані, що не варто у резюме писати про свої інтереси та захоплення, віросповідання, обставини особистого життя й інші відомості, що не пов’язані з професією, тому що це може зіграти негативну роль.

Якщо ж претендент подає в резюме розділ про свої захоплення або інтереси, тим він пропонує роботодавцеві тему для бесіди, тому формальне перерахування: театр, музика, кіно, література – не пройде, якщо претендент не готовий виявити ерудицію.

Вказівка про можливість надання рекомендацій – подають лише в тому разі, якщо такі рекомендації справді існують. Вислови: Рекомендації будуть надані на вимогу або У разі потреби подам рекомендації.

Рівень зарплати в резюме звичайно не вказують, оскільки вона, як правило, залежить від результатів співбесіди. Але для резюме, які будуть розміщені в Інтернеті, здобувач вправі вказати мінімальний рівень бажаної зарплати, щоб його не турбували пропозиціями більш низької ставки.

Обов’язково слід зазначити дату складання чи відправлення резюме, щоб менеджер з персоналу міг зорієнтуватися, коли його було складено, оскільки відомості можуть застаріти, а отже, необхідна попередня бесіда для уточнення низки питань, і найважливіше з них – чи продовжує претендент шукати роботу.