5. Європейські вимоги до кваліфікації секретаря

Однією з найбільш передових країн Європи з підготовки секретарів є Швеція. Тут Скандинавська група Європейської асоціації професійних секретарів (EAPS) розробила нормативний документ „Щаблі кар’єри й підвищення кваліфікації секретаря”, що визначає рівень підготовки й вимоги до професійних й особистісних якостей секретарів.

EAPS виділяє чотири професійні рівні секретарів, які можна співвіднести з найменуваннями посад секретарів в українській практиці.

Рівень А секретар-друкарка

Рівень В секретар

Рівень С секретар-референт

Рівень D референт, керівник секретаріату або офіс менеджер

В останній редакції цього документа було скасовано рівень А як такий, що не відповідає сучасному рівню вимог, оскільки впровадження сучасної комп’ютерної техніки виключило існування секретарів цього рівня. Секретарі рівнів C й D мають право бути членами EAPS.

На відміну від українських нормативних документів, EAPS регламентує не тільки кваліфікаційні вимоги й професійні навички, але й особистісні якості секретарів, які багато в чому визначають ефективність їхньої праці.

Щаблі кар’єри й підвищення кваліфікації секретаря

Рівень А приблизно відповідає рівню секретаря-друкарки в Україні.

Рівень В відповідає рівню секретаря в Україні.

1. Опис роботи:

- друкування (рідною мовою й англійською) з рукопису або під диктування;

- редагування документів;

- зберігання документів;

- обслуговування відряджень і нарад;

- телекомунікації, включаючи розсилання меморандумів;

- самостійна робота (тобто написання чернеток нескладних листів і меморандумів, утримання офісу, перевірка рахунків і вирішення проблем, пов’язаних з відрядженнями).

2. Рівень відповідальності:

- за власну роботу;

- за складання документів;

- обов’язкове знання структури компанії і її діяльності.

3. Освіта й стаж роботи:

- три роки навчання бізнесу й діловодства;

- навчання секретарській справі;

або

- кілька років стажу роботи в галузі діловодства;

- додаткове вивчення іноземної мови.

4. Особистісні якості:

- раціональність й організованість;

- здатність вибирати пріоритети;

- прагнення до співробітництва;

- ініціативність;

- акуратність;

- схильність до роботи в галузі сервісу.

Рівень С відповідає рівню секретаря-референта в Україні. Базується на рівні В + додаткова освіта й стаж роботи на рівні В.

1. Опис роботи:

- друкування (двома іноземними мовами) з рукопису або під диктування;

- складання меморандумів, листів, факсів й інших документів;

- перевірка фактів, викладених у меморандумах, звітах й інших документах;

- приймання і передавання повідомлень каналами зв’язку (факс, E-maіl тощо);

- підготовка плівок для кодоскопа й інших друкованих і наочних матеріалів;

- організація відряджень і нарад;

- ведення протоколів і контроль за виконанням ухвалених рішень;

- самостійна робота (тобто складання розпоряджень про відрядження, перекладів, звітів, робота з персоналом, збирання й оброблення даних, проектна робота).

2. Рівень відповідальності:

- зобов’язаний здійснювати зв’язок між керівником і всіма іншими;

- за перевірку виконання завдань і звітність;

- обов’язкове знання структури компанії і її діяльності, знати спеціалізацію співробітників й зовнішні зв’язки компанії.

3. Освіта й стаж роботи:

- три роки навчання бізнесу й діловодства;

- навчання секретарській справі не менше одного року;

або

- не менше п’яти років стажу роботи секретарем рівня В;

- додаткове вивчення іноземних мов, основ управління, основ трудового права, комп’ютерних програм;

- бажаний досвід роботи за кордоном.

4. Особистісні якості:

- здатність управляти й взаємодіяти з персоналом;

- гарні організаторські здатності;

- гарний літературний стиль;

- здатність справлятися зі стресовими ситуаціями.

Рівень D відповідає рівню референта, керівника секретаріату в Україні. Базується на рівні С + додаткова освіта, стаж роботи на рівні С.

1. Опис роботи:

- підготовка й ведення засідань, нарад, інших заходів;

- адміністративна робота;

- консультування під час прийому секретарів на роботу, допомога в їхньому навчанні й підвищенні кваліфікації;

- організація презентацій і представницька діяльність;

- діяльність із забезпечення інформацією (контакти із засобами масової інформації, редагування інформаційних бюлетенів для співробітників компанії тощо);

- самостійна робота (тобто власні дослідження, перекладання бізнес- і технічних звітів, комп’ютерні дослідження, керування проектами, керування персоналом, керування роботою, пов’язаною з організацією відряджень);

- приймання і передавання повідомлень каналами зв’язку (факс, E-maіl тощо).

2. Рівень відповідальності:

- за свої дослідження й звіти;

- за свій бюджет;

- за персонал;

- за здійснення зв’язку між керівником і посадовими особами високого рангу.

3. Освіта й стаж роботи:

- три роки навчання бізнесу й діловодства;

- навчання секретарській справі не менше одного року; або

- великий досвід роботи секретарем рівня С;

- вивчення на університетському рівні іноземних мов, управління бізнесом, економічних законів і трудового законодавства, психології спілкування й інформаційних технологій;

- бажане навчання й стажування за кордоном.

4. Особистісні якості:

- енергійність;

- творчі здібності;

- здатність до лідерства;

- надійність.

Треба відзначити, що в США й країнах Західної Європи робота дипломованого секретаря давно вважається досить шановною й відповідно оплачується. Секретарів навчають у спеціалізованих навчальних закладах з високим рівнем викладання. У багатьох країнах уведено спеціальний іспит на звання професійного секретаря, без складання якого неможливо розраховувати на високу секретарську посаду. Тільки після цього досить складного іспиту претендент одержує спеціальний диплом і право ставити букви DPS після підпису.