Особисті якості секретаря-референта

Для вироблення ділових якостей потрібна низка особистих якостей, без яких не можна стати професіоналом. Серед них вирізняють:

1. Комунікабельність – уміння легко встановлювати контакти, зв’язки; товариський характер і контактність як під час телефонних розмов, так і під час зустрічі відвідувачів. Замкнутій, нетовариській людині важко працювати секретарем, з огляду на необхідність спілкування з великою групою людей.

2. Уміння адаптуватися (психологічна рухливість, динамізм) – уміння швидко переходити з одного виду роботи на інший, адаптуватися до особливостей режиму роботи (понаднормової робота або роботи у вихідні; у невеликих організаціях – не тільки виконувати свої безпосередні обов’язки, але ще вести переговори із клієнтами, розсилати рахунки й навіть контролювати відвантаження товарів); здатність одночасно виконувати кілька доручень, уміння правильно розраховувати час, необхідний для роботи.

3. Люб’язність, доброзичливість, увічливість, чуйність (рос. отзывчивость) – щира увага до людей; уміння тактовно, чемно вести бесіду, стримувати негативні емоції, дотримуватися прийнятих у суспільстві норм поведінки й спілкування; готовність допомогти відвідувачам, співробітникам і керівництву в будь-який час, особливо в напружених ситуаціях, зрештою – уміння створити в офісі психологічний комфорт. У розмові потрібно вживати ввічливі форми, не допускати фамільярності, звертання на „ти”. Будь-яка людина, що звернулася до секретаря по допомогу, повинна бути впевненою, що все можливе буде зроблене. Саме ці якості створюють відповідну атмосферу в приймальні керівника, офісі, допомагають одержати допомогу всіх, з ким доводиться мати справу.

4. Інтелігентність: культура мовлення, зовнішнього вигляду й робочого місця – культура людської особистості; грамотність мовлення; охайність, акуратність у роботі з документами, в одязі, в організації робочого місця; уміння одягатися, враховуючи ділову обстановку; стежити за культурою свого зовнішнього вигляду й робочого місця.

5. Тактовність, дипломатичність – делікатність, дипломатичність у таких питаннях, як підготовка документів, телефонні розмови й бесіди з відвідувачами; уміння тактовно розв’язати будь-які проблеми, відповісти на питання, не образивши співбесідника; делікатно й тактовно уникнути теми, що може завдати шкоди фірмі. Якщо секретар знає або передбачає, що інформація для співрозмовника є негативною, то він намагатиметься викласти її якомога тактовно, делікатно. Це завжди цінується в співробітнику.

6. Працьовитість, сумлінність – необхідна якість кожної людини незалежно від того, яку посаду вона займає, на якій ділянці працює.

7. Скромність, охайність – ця особиста якість входить у загальне поняття інтелігентності, культури людської особистості.

8. Любов до обраної професії, допитливість – розуміння важливості професії секретаря-референта, прагнення постійно удосконалювати професійну майстерність і рівень загальних знань, опановувати суміжні сфери діяльності, бути в курсі останніх досягнень у галузі секретарської справи й діяльності фірми; бути в курсі подій, що відбуваються в підрозділі, установі, галузі. Любов до обраної професії, розуміння її важливості, прагнення до постійного вдосконалювання професійної майстерності – необхідна умова для того, щоб стати не просто кваліфікованим виконавцем, а буквально першим помічником керівника організації.

Серед інших особистісних якостей, необхідних секретареві-референтові для виконання його функцій, можна назвати:

- широкий кругозір, розвинений інтелект – уміння швидко розуміти суть подій або явищ; здатність до самостійного навчання, розширення кругозору.

- гарна пам’ять – уміння розвивати свої здібності в запам’ятовуванні інформації;

- приваблива зовнішність (або презентабельний зовнішній вигляд);

- приємний тембр голосу.

Отже, секретар-референт – це працівник, якому керівник організації може й повинен довіряти. Адже навіть назва професії секретар у перекладі з латинської мови означає „довірена особа”.