Іі. Ділові й особисті якості секретаря-референта

Посадова інструкція секретаря-референта чітко регламентує вимоги до освіти, стажу роботи, знань й умінь секретаря-референта. Однак відомо, що ефективність роботи конкретного співробітника залежить не лише від кваліфікаційних вимог, але і його рис характеру та особистісних якостей.

Не випадково в США посадова інструкція складається із двох частин: „Опис роботи”, що містить найменування посади, її короткий опис, й „Специфікація роботи”, що включає відомості про особистісні характеристики, необхідні для її ефективного виконання.

Дані численних опитувань свідчать про те, що найбільш цінними для керівників є ті секретарі, які належною мірою володіють такими якостями:

1. Здатні надійно захистити керівника від рутинної роботи, надаючи йому можливість повністю зосередитися на вирішенні головних проблем.

2. Кмітливі в найскрутнішій ситуації, дозволяючи тим самим „зберегти обличчя” керівникові.

3. Ніколи не зловживають своїм службовим становищем.

4. Уміють тримати язика за зубами.

5. Готові дати ділову пораду, основану на особистому досвіді.

6. Мають гарну пам’ять на доручення, події й обличчя.

7. Завжди ставлять інтереси підприємства вище від особистих інтересів.

8. Прагнуть до систематичного вдосконалювання професійних навичок.

9. Уміють відвертати й вирішувати конфлікти.

10. Постійно стежать за своїм зовнішнім виглядом і манерою поведінки, розглядаючи професійний імідж як важливий елемент представницької діяльності, а офіс керівника – як „візитну картку” підприємства.

Багато фахівців намагалися сформулювати перелік необхідних рис характеру і якостей особистості секретаря. Так, на думку керівників Клубу професійних секретарів М. Домникової й К. Привалової, сучасний секретар повинен мати такі якості, як поінформованість, пунктуальність й організованість.

Англійський дослідник Дж. Харрісон у своїй роботі „Організація роботи секретаря установи”, спираючись на визначення Європейської асоціації професійних секретарів ролі секретаря як „координаційного центра” будь-якої організації, виокремив дві групи вимог до секретаря:

1) вимоги до ділових якостей (професійні навички секретарської роботи; досвід організаторської роботи; ефективність, надійність, відповідальність; самостійність, ініціативність; тактовність, дипломатичність; пунктуальність; лояльність, відданість роботі; передбачення);

2) вимоги до особистих (індивідуальних) якостей (зовнішній вигляд; особливості характеру – люб’язність й увага; чуйність, уміння адаптуватися; інтереси; ввічливість).

Ділові й особисті якості тісно взаємодіють і доповнюють одні одних.

Сформулюємо ділові й особистісні риси, необхідні секретареві-референтові.

Ділові якості секретаря-референта:

1. Професіоналізм (професійна майстерність) – секретар-референт повинен володіти комплексом професійних знань, умінь і навичок, передбачених кваліфікаційною характеристикою, зокрема уміти працювати на комп’ютері, стенографувати, знати основи роботи з документами, правила орфографії й пунктуації, володіти принаймні однією іноземною мовою, а краще – двома (універсальною англійською і мовою країни, з якого організація має найбільш тісні зв’язки), професійно володіти будь-якою офісною технікою (комп’ютером, міні-АТС, факсом, копіювальною технікою), знати вимоги національних і міжнародних стандартів з діловодства та ділового етикету тощо.

2. Організованість (організаторські здібності) – уміння організувати робоче місце, раціонально спланувати й організувати свою роботу, роботу керівника й роботу офісу, організувати різного роду заходи (наради, презентації, бізнес-поїздки, прийоми, оформлення документа тощо) й забезпечувати їхнє безумовне виконання з досягненням високих результатів.

3. Відповідальність, надійність – уміння брати на себе відповідальність за виконання поставлених керівником завдань, особливо в межах своєї компетенції, уміння забезпечити їх надійне, ефективне й своєчасне виконання (керівник повинен бути впевнений, що дане секретареві доручення буде виконано вчасно); завжди використовувати лише ретельно перевірену інформацію.

4. Пунктуальність – уміння вчасно та точно виконати доручення, здійснити запланований захід, підготувати й подати документи й інформацію для ухвалення рішення, організувати зустрічі, наради; не запізнюватися на роботу й ділові зустрічі, наради, засідання. Пунктуальність секретаря має велике значення для керівника. Секретар-референт ніколи ні про що не забуває й ніколи нікуди не запізнюється, вчасно поінформує, нагадає, організує.

5. Старанність (рос. исполнительность), сумлінність – обов’язкове виконання роботи, результати якої важливі для вирішення тих або інших завдань; уміння дотримати слова.

6. Ініціативність, самостійність – ініціатива в роботі й уміння, не чекаючи вказівок керівника, приймати самостійні рішення в межах своєї компетенції; знати межі своєї самостійності або компетенції й уміти відчувати тонку грань, що відмежовує ініціативність від безцеремонності.

7. Лояльність, відданість роботі, керівникові, фірмі – почуття співпричетності до справ фірми; довіра керівникові настільки, щоб не сумніватися в тому, що рішення керівника правильне й відповідає загальному уявленню про цілі й завдання діяльності; уміння заради справи відмовитися від зайвих амбіцій, але щодо принципових питань до кінця відстоювати інтереси фірми і її керівництва; готовність спілкуватися з ранку до вечора з різними, не завжди приємними, людьми; обслуговувати керівника і його відвідувачів (кілька разів у день пропонувати гарячі напої стороннім людям, мити посуд). Це основні якості для створення ідеальних стосунків з керівником.

8. Уміння зберігати комерційну таємницю фірми й особисті секрети керівника – уміння проявляти такт й обережність, не повідомляти конфіденційної інформації та такої, що може завдати шкоди організації або окремим особам; правильно зберігати документи, не допускаючи вільного доступу до них інших співробітників.

9. Передбачення – уміння попередити бажання свого керівника, звільнити від необхідності детально планувати й пояснювати дрібні деталі доручення, що заощаджує час і значною мірою звільняє керівника від необхідності детально планувати свою роботу; уміння передбачати напружені ситуації й детально спланувати роботу в цей момент.