Вопрос 16

Передача входящих, исходящих и внутренних документов может осуществляться: курьерской связью; секретарями; с помощью технических средств. Все документы должны передаваться с отметками в соответствующих регистрационных формах. При передаче документа внутри структурного подразделения или из одного в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи. Первичная обработка поступивших документов сводится к следующему:1. Прием. Проверка правильности доставки.2. Проверка целостности упаковки, сохранности печатей. Вскрытие.3. Контроль почты: проверка правильности адресования; проверка согласования даты письма с датой почтового штемпеля; проверка комплектности и сохранности вложений.4. Присвоение документу входящего номера, проставление штампа о получении документа.5. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.6. Сортировка документов по адресам. Организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей.

Вопрос 17

Регистрация документа- это функция создания или получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них в соответствующих формах. Регистрация осуществляется с целью: учета документов, контроля за исполнением , проведение информационно-справочной работы. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях. Процесс регистрации – это снятие с документов соответствующих реквизитов. Путем регистрации создается база данных о документах организации. В настоящее время используют существует три формы регистрации: 1) Журнальная (целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов. Запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности) ; 2) Карточная(лишена недостатков журнальной формы. Поиск осуществляется достаточно быстро. Недостаток: дополнительные условия; 3) электронная ()

Вопрос 18

Дела выдаются во временное пользование структурным подразделениям организации на срок, не превышающий 30 дней. Срок может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 дней. Выдача дел в временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. Дела выдаются на срок не более трех месяцев. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело. Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь лист использования дела.