8. Унификация управленческих документов.

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создании классификатора управленческой документации.Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления,более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает:1) разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;2) внедрение межотраслевых (межведомственных)УСД в республиканских и отраслевых УСД;3) внедрение разработанных ОКТЭИ;4) ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;5) разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;6) разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

9. Номенклатура дел.

номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел имеет несколько направлений использования: 1)предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных; 2)содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов; 3)закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа; 4)имеет справочное значение при изучении структуры организации; 5)является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;6) используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения; 7)может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Форма номенклатуры дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций, форма номенклатуры дел структурного подразделения – в приложении 8. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться: 1)уставом или положением об организации, 2)положениями о структурных подразделениях, 3)штатным расписанием, 4)номенклатурой дел организации за прошлый год, 5)описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, 6)регистрационными формами, 7)ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, 8)типовыми и примерными номенклатурами дел.