5.Экспертиза ценности документа.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов в организации проводится: 1) в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; 2)в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:1)  постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив; 2)длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет); 3) временного хранения(до 10 лет); 4)подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения. Из основных задач экспертной комиссии выделим:1) рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений; 2)организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение; 3) рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

5. Оформление дел.

дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает: 1)подшивку или переплет дела; 2)нумерацию листов дела; 3)составление листа-заверителя; 4)составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; 5)внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается: 1)не проводить систематизацию документов в деле, 2)не нумеровать листы дела, 3)не составлять заверительные надписи. Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. 

7. Сдача дел в ведомственный архив.

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно, Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см, Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы.