2.3. Організація облікового процесу формування та використання основних засобів на підприємстві

Організація бухгалтерського обліку на підприємстві залежить від обсягу облікових робіт, наявності комп'ютерної техніки, інших умов, а також від облікової політики, яку обрало підприємство. На СТ «Кооператор» чітко встановлена і затверджена облікова політика. Облікова політика – це форма діяльності суб’єктів у галузі бухгалтерського обліку з метою реалізації власних інтересів.

Основним документом, який визначає облікову політику підприємства є Наказ про облікову політику підприємства, (Додаток В). Згідно нього організацію та ведення бухгалтерського обліку на підприємстві покладено на бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером. Так, як облік даного товариства пов'язаний лише з наданням основних засобів в оренду і кількість операцій на підприємстві невелика, то, як такої, бухгалтерської служби для ведення обліку на підприємстві не створюється. Для ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в СТ «Кооператор» призначений головний бухгалтер. Конончук Г.І. працівник з освітою бухгалтера і двадцятилітнім стажем роботи, веде облік на рахунках 31, 30, 66, 71, 79, складає звіт з праці, статистичну звітність, річну звітність тощо.

Наказ про облікову політику — це документ внутрішнього користування, який підписують особи, що мають право першого та другого підпису (традиційно — керівник та головний бухгалтер або бухгалтер). Сам наказ повністю відображає особливості організації та ведення бухгалтерського обліку і складання звітності на підприємстві. Згідно Наказу про облікову політику для ведення бухгалтерського обліку на СТ«Кооператор» використовують меморіально-ордерну форму.

Сутність організації обліку за меморіально-ордерною формою полягає в тому, що на основі первинних документів складаються меморіальні ордери, де проставляється кореспонденція рахунка. Схема організації обліку операцій за меморіально-ордерною формою наведена на рис.2.3

Первинні документи

Касова книга

Нагромаджувально-групувальні відомості

Меморіальні ордери

Реєстраційний журнал

Оборотна відомість за аналітичними рахунками

Оборотна відомість за синтетичними рахунками

Головна книга

Реєстри аналітичного обліку

Баланс

Звітність

Рис. 2.3. Схема меморіально-ордерної форми обліку

При меморіально-ордерній формі обліку за даними первинних (і накопичувальних документів) складають меморіальні ордери, які записуються в реєстраційний журнал і потім в Головну книгу (регістр синтетичного обліку) (Додаток П). Аналітичний облік ведеться в картках, записи в які роблять на підставі первинних або зведених документів. За даними синтетичних та аналітичних рахунків по закінченні місяця складають оборотні відомості, які звіряються між собою.

На СТ «Кооператор» меморіальні ордери нумеруються у хронологічному порядку, підписуються головним бухгалтером організації і виконавцем, і записуються в хронологічному порядку в реєстраційний журнал.

У цьому випадку більшість операцій протягом місяця групується у допоміжних накопичувальних відомостях. Потім за цими відомостями раз на місяць складаються меморіальні ордери. Щоб забезпечити єдність методики щомісячного обліку і відображення однорідних господарських операцій, за меморіальними ордерами закріплюються постійні номери.

Дані з меморіальних ордерів щомісячно розносять в регістр синтетичного обліку - книгу «Журнал-Головна», яка представляє собою оборотно-сальдовий баланс організації й служить підставою для складання сальдового балансу встановленої форми. Облік у книзі «Журнал-Головна» ведуть, як правило, за синтетичними рахунками.

Меморіально-ордерна форма обліку відрізняється строгою послідовністю облікового процесу, простотою і доступністю облікової техніки, при ній широко використовуються стандартні форми аналітичних регістрів, рахункові машини, копіювальний спосіб реєстрації.

Організація обліку основних засобів являє собою процес вибору й упорядкування способів і прийомів, обробки й видачі достовірної та своєчасної вихідної інформації про наявність, рух, зберігання, використання і вибуття основних засобів.

Бухгалтерський облік основних засобів - це складна система, яка у свою чергу, потребує розробки відповідного механізму оптимізації та раціонального функціонування. Можна виокремити основні напрямки організації бухгалтерського обліку основних засобів на СТ «Кооператор»:

- організація облікових номенклатури основних засобів;

- організація вибору носіїв інформації основних засобів ;

- організація фіксування інформації на відповідних носіях ;

- організація руху носіїв облікової інформації основних засобів;

- організація роботи апарату бухгалтерії;

- організація забезпечення облікового процесу;

- організація розвитку бухгалтерського обліку основних засобів .

До системи організації бухгалтерського обліку основних засобів застосовуються такі характеристики, як суцільна організація облікового процесу та безперервність.

Першою складовою предмета організації бухгалтерського обліку основних засобів СТ «Кооператор» є обліковий процес. Обліковий процес основних засобів, як і будь-який інший, складається з певних взаємозв'язаних частин бухгалтерського обліку та ділиться на етапи: первинний, поточний, підсумковий. У межах кожного етапу розглядають відповідну сукупність операцій, які в логічній послідовності становлять його технологію.

Першим у процесі бухгалтерського обліку основних засобів товариства є етап первинного обліку, що характеризується такою сукупністю операцій:

- виявлення інформаційних даних стосовно основних засобів обліку;

- фіксування інформації у відповідних носіях облікових даних - документах.

Другий етап - поточного обліку - складається з таких операцій:

- реєстрації інформації, здобутої в результаті первинного обліку, у системі рахунків бухгалтерського обліку;

- реєстрації інформації в носіях інформації даного етапу обліку облікових реєстрах;

- групування та перегрупування показників інформаційних даних.

І третій етап облікового процесу основних засобів СТ «Кооператор» має назву підсумкового, містить такі операції:

- узагальнення інформаційних даних поточного обліку основних засобів у вигляді відповідних форм звітності;

- передавання результативних даних зовнішнім та внутрішнім користувачам;

- зберігання інформаційних даних первинного, поточного та підсумкового обліку основних засобів, формалізованих у вигляді облікових документів, реєстрів та звітності.

Для обліку й узагальнення інформації про формування та використання основних засобів на споживчому товаристві використовується рахунок 10 «Основні засоби». Для обліку основних засобів СТ «Кооператор» використовує Книгу К-26 по рахунку 10 «Основні засоби» , де ведеться облік засобів по квартально. В цій книзі наводиться інформація про основні засоби, їх залишок на початок року, визначається і нараховується знос і визначається залишок на кінець року (Додаток Р).

Основні засоби СТ «Кооператор» поділені на дві частини: подільна і неподільна частина майна товариства. Як зазначалося раніше, основними засобами товариства є нерухоме майно – магазини в селах Черняхівського району і обладнання, яке знаходиться в цих магазинах, що складають все майно товариства.

За дебетом рахунку 10 відображають надходження основних засобів, суму видатків, пов'язану з поліпшенням основних засобів, і суму їхньої дооцінки. Надходження основних засобів може провадитися шляхом придбання, створення, безоплатного одержання. Поліпшенням основних засобів вважають модернізацію, модифікацію, добудову, дообладнання й реконструкцію.

За кредитом рахунку 10 відображають вибуття основних засобів шляхом продажу, безоплатної передачі або через невідповідність критеріям визнання активом, а також у разі часткової ліквідації основних засобів, і суму їхньої уцінки.

Ведення бухгалтерського обліку відбувається у споживчому товаристві «Кооператор» відповідно до виду діяльності, а саме надання в оренду й експлуатацію власного чи орендованого нерухомого майна. Оренда — це угода, за якою орендар набуває права користування необоротним активом за плату протягом погодженого з орендодавцем строку. У формі орендодавця виступає СТ «Кооператор», а орендарями є приватні підприємці. Основним джерелом прибутків підприємства є орендна плата, яка сплачується орендарями.

Орендна плата СТ «Кооператор» сплачується щомісяця, у розмірі визначеної в договорі, і зараховується на поточний рахунок товариства та використовується для фінансування капітальних вкладень. Саме вона є основним і єдиним джерелом доходів товариства, з якої вже здійснюються витрати на оплату праці, відрядження, адміністративні витрати.

Так як дане підприємство являється тільки орендодавцем, то первинний облік на підприємстві формується з використанням небагатьох документів по обліку оренди основних засобів. А саме, договір оренди приміщення, також частково оренда приміщення торкається фінансового звіту, в якому вказується дохід від здачі в оренду приміщення.

Договір в свою чергу складений між орендарем і орендодавцем має такі пункти, де зазначаються всі аспекти домовленості (Додаток С):

1.Предмет договору - вказується, що передається в оренду, де знаходиться приміщення та яка його площа.

2. Порядок передачі об’єкта оренди - вказується навіщо орендують це приміщення.

3. Права та обов'язки сторін - зазначається, які мають права та обов'язки орендодавець та орендар.

4. Орендна плата і порядок розрахунків за користування об’єктом оренди - сума та час сплати орендної плати.

5. Термін дії та умови зміни і дострокового розірвання договору оренди - вказується коли сторони можуть відмовитися від даного договору.

6. Форс-мажорні обставини - вказується при яких обставинах сторони звільняються від відповідальності.

7. Відповідальність сторін та порядок розгляду спорів - зазначається яку відповідальність несе орендар та орендодавець, щодо орендованого приміщення та вказується яким чином виладновуються всі порушення чи непорозуміння.

8. Інші умови - зазначаються умови які ще не вказані вище.

9. Юридичні адреси сторін - вказуються юридичні адреси орендодавця та орендаря, також внизу ставляться підписи та печатки сторін.

Також, ще одним з документів які складаються при передачі майна в оренду є акт приймання- передачі в оренду об’єкта нерухомості.

Акт приймання-передачі об'єкта нерухомості в оренду служить доказом фактичної передачі об'єкта орендарю. Акт необов'язковий, тільки якщо сторони прямо вказали в договорі оренди, що вони не будуть оформляти цей документ і об'єкт передається в оренду безпосередньо в день підписання договору. Цей акт містить дані орендаря і орендодавця, перлік та коротку характеристику об’єкта нерухомості (Додаток Т).

Крім вищевказаних документів, на підприємстві можуть оформлятися й інші первинні документи. Так, надходження основних засобів на підприємство оформлюється такими первинними документами:

• Акт прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів застосовується для оформлення зарахування до складу основних засобів окремих об'єктів, для обліку введення їх в експлуатацію, при оформленні внутрішнього переміщення, а також для виведення із складу основних засобів, внаслідок їх передачі іншому підприємству. Він оформляється комісією в одному примірнику в момент надходження чи вибуття основних засобів. Після цього акт прийому-передачі (внутрішнього приміщення) основних засобів з доданою технічною документацією передається в бухгалтерію, підписується керівником та головним бухгалтером;

• Акт здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів підписується відповідальним працівником відділу та представником організації (відділу), що проводила ремонт чи модернізацію основних засобів, та передається в бухгалтерію. В технічну документацію об'єкта основних засобів вносяться необхідні зміни в характеристику об'єкта, що пов'язані з ремонтом, реконструкцією чи модернізацією. Документ складається в двох екземплярах: один передається організації, що здійснює ремонт, інший - в бухгалтерію.

Вибуття основних засобів оформляється іншими первинними документами, такими як:

• Акт прийому-передачі основних засобів при безоплатній передачі основних засобів іншому підприємству складається в двох екземплярах (обом сторонам). При продажу акт складається в трьох примірниках: перші два - залишаються у продавця, а третій - передається покупцеві;

• Акт на списання основних засобів використовується при оформленні вибуття основних засобів, при повному чи частковому їх списанні. Акт складається в двох примірниках (один - в бухгалтерії, інший -матеріально-відповідальній особі). В акті вказуються затрати на списання, а також вартість матеріальних цінностей, отриманих внаслідок ліквідації;

• Акт на списання автотранспортних засобів застосовується для оформлення списання легкового чи вантажного автомобіля, причепа тощо внаслідок їх повної ліквідації.

Для обліку відносин з орендарями використовуються такі рахунки: 10, 13, 37, 68, 31, 71, 79, 94 в розрізі субрахунків до них. Для СТ «Кооператор» орендарі виступають дебіторами, тому їх облік ведеться на субрахунку 377 «Розрахунки з різними дебіторами». Дохід від операційної оренди визнається іншим операційним доходом відповідного звітного періоду з урахуванням способу одержання економічних вигод, пов'язаних з використанням об'єкта операційної оренди, тому відображається на субрахунку 713 «Дохід від операційної оренди активів», а витрати орендодавця з укладення угоди про операційну оренду (юридичні послуги, комісійні винагороди) визнаються іншими операційними витратами того звітного періоду, в якому вони мали місце відображаються на субрахунку 949 «Інші операційні витрати діяльності».

Для обліку операційної оренди у орендодавця СТ «Кооператор» складає таку кореспонденцію бухгалтерських рахунків ( табл. 2.10)

Таблиця 2.10

Кореспонденція рахунків по обліку операційної оренди на СТ «Кооператор» за 2012 рік

Господарська операція	Д-т	К-т	Сума, тис. грн.
1	2	3	4
Передано об'єкт основних засобів в оренду	10	10	235
Проведено нарахування амортизації по об'єкту, переданому в оренду	949	13	123
Відображено витрати на оплату послуг посередників, пов'язаних з укладанням угоди про оренду	949	685	12
Відображено суму ПДВ від вартості послуг посередників, пов'язаних з укладанням угоди про оренду	64	685	2
Відображено належну до отримання суму орендної плати	377	713	168
Відображено суму ПДВ із суми, належної до отримання орендної плати	713	64	28
Поступила орендна плата від орендаря	31	377	168
Віднесено на фінансові результати доходи від оренди активів	713	791	168
Віднесено на фінансові результати суму витрат операційної діяльності	791	949	154
Повернуто об'єкт основних засобів від орендаря до орендодавця	10	10	211

Бухгалтер СТ «Кооператор» щороку по орендованих основних засобах, перед тим як їх передати в оренду, нараховує амортизацію для того щоб визначити орендну плату, яку в себе відображає помісячно. Нарахування амортизації основних засобів у товаристві здійснюється прямолінійним методом, відповідно до наказу про облікову політику. Величина амортизації відповідно до прямолінійного методу залежить від строку корисного використання об’єкта основних засобів. Річна сума амортизації визначається шляхом ділення вартості, яка амортизується, на строк корисного використання об’єкта. При цьому місячна сума амортизації визначається діленням річної суми амортизації на 12 (кількість місяців).

Регулярно на СТ «Кооператор» контролюють відповідність облікових даних і фактичної наявності основних засобів. З цією метою проводять інвентаризацію об'єктів, завдяки чому встановлюють фактичну наявність основних засобів, не придатні до експлуатації і відновлені будівлі, споруди, машини та устаткування, а також зайві та непотрібні підприємству основні засоби. Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія у складі трьох чоловік, обов'язково перед складанням річної звітності але не раніше 1 жовтня звітного року.

Кожному об'єкту основних засобів (інвентарному об'єкту) незалежно від того, чи знаходиться він в експлуатації, в запасі або на консервації, при прийнятті їх до бухгалтерського обліку у товаристві привласнюється відповідний інвентарний номер, який позначається шляхом прикріплення металевого жетону, нанесення фарбою, насічки або таврування.

Інвентарний об'єкт - це закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладдям до нього або окремий конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій, чи відокремлений комплекс конструктивно з'єднаних предметів однакового або різного призначення, що мають для їх обслуговування загальні пристосування керування та єдиний фундамент, внаслідок чого кожен предмет може виконувати свої функції, а комплекс - певну роботу тільки у складі, а не самостійно. Інвентарний номер, привласнений об'єкту основних засобів, зберігається за ним на весь період його знаходження на даному підприємстві та вказується в усіх первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку.

До початку інвентаризації основних засобів перевіряють: наявність і стан інвентарних карток; наявність і стан технічних паспортів або іншої технічної документації; наявність документів на основні засоби, зданих підприємством в оренду. При виявленні розбіжностей або неточностей в обліку або технічній документації в них вносять відповідні виправлення й уточнення. Перевіряють, чи всі документи на оприбуткування і вибуття основних засобів записано в реєстрах обліку, а також готують і впорядковують основні засоби для перевірки в натурі за місцем їхнього знаходження.

На підставі інвентаризації складають інвентаризаційні описи за затвердженими формами, залежно від груп і видів основних засобів. (Додаток Ф, Х, Ц, Ч). Оформлений інвентаризаційний опис основних засобів передається в бухгалтерію для складання «Порівняльної відомості результатів інвентаризації основних засобів» та виявлення результатів (Додаток У).

Правильна організація аналітичного обліку основних засобів та їх зносу, дооцінки й уцінки, зменшення та відновлення корисності об'єктів, доходів і витрат СТ «Кооператор» може забезпечити одержання необхідних і об'єктивних даних для розкриття інформації про основні засоби у звітності.

Звітність - це система узагальнених і взаємопов'язаних економічних показників поточного обліку, які характеризують результати діяльності підприємства за звітний період. За видами звітність поділяється на фінансову (бухгалтерську), статистичну, податкову . В перелічених фінансової звітності відображаються операції, які були пов'язані із обліком основних засобів на підприємстві протягом поточного періоду.

Фінансова звітність - бухгалтерська звітність, що містить інформацію про фінансове становище, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства за звітний період. Вона складається на підставі синтетичного та аналітичного обліку, підтверджується первинними документами, а також використовує дані оперативної та статистичної звітності.

Згідно Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності» фінансова звітність СТ«Кооператор» включає: баланс, звіт про фінансові результати, звіт про рух грошових коштів, звіт про власний капітал та примітки до звітів.

Саме у формі №1 «Баланс» та формі №5 «Примітки до річної фінансової звітності» відображаються дані по основних засобах товариства. Так, у формі №1 «Баланс» наводяться дані залишкової вартості основних засобів, дані первісної вартості основних засобів, дані нарахованого зносу основних засобів. У підсумку розділу 1 «Необоротні активи» відображається залишкова вартість основних засобів.

У Примітках до річної фінансової звітності включено показники нарахованої та використаної амортизації необоротних активів. У розділі 2 «Основні засоби» форми №5 наводяться дані по основних засобів, де відображається залишок на початок року, переоцінка, вибуття, залишок на кінець року.

Статистична звітність - форма статистичного спостереження державою, при якій уповноваженим органам надходить від підприємств (організацій, установ) необхідна їм інформація у вигляді законно встановлених звітних документів (статистичних звітів) за підписами осіб, відповідальних за подання і достовірність даних.

Формою державного статистичного спостереження із статистики основних засобів СТ «Кооператор» є форма № 11-03 «Звіт про наявність та рух основних засобів, амортизацію (знос)». Форма подається підприємствами, організаціями, установами всіх форм власності та видів економічної діяльності до органу державної статистики за місцезнаходженням один раз на рік до 20 лютого після звітного періоду.

Заповнення форми проводиться на підставі типових форм первинного обліку (інвентарних карток обліку руху основних засобів, актів приймання-передачі та актів списання основних засобів, інших первинних документів обліку основних засобів).

У формі наводиться первісна (переоцінена) і залишкова вартість власних та отриманих на умовах фінансового лізингу об'єктів і орендованих цілісних майнових комплексів, які віднесені до складу основних засобів та інших необоротних матеріальних активів.

Статистичний звіт за формою 11-ОЗ включає два розділи:

• наявність та рух основних засобів;

• склад основних засобів підприємства.

Податкова звітність СТ «Кооператор» по основних податках та платежах до бюджету і позабюджетних фондів. Звітні дані ґрунтуються на даних обліку з коригуванням за вимогами податкового законодавства. Податкова звітність ведеться відповідно до податків, які сплачує підприємство. До кожного податку існує свій перелік документів і термін їх подачі по податкових органів.

Користувачами звітності є наявні та потенційні інвестори, працівники, постачальники та інші торгові кредитори, замовники, уряд та урядові установи, громадськість, інші фізичні та юридичні особи.