12. Подготовка к ревизии и этапы ее проведения.

По организационному признаку ревизии делятся на плановые и внеплановые. Ревизия организаций любых форм собственности по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов осуществляется в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством.

Контрольно-ревизионные органы разрабатывают перспективные (на 5 лет) и текущие (на предстоящий календарный год) планы проведения ревизий. При составлении плана предусматривается, чтобы предприятие проверялось не менее одного раза в год и чтобы была обеспечена преемственность проверок (каждая ревизия охватывает период со дня окончания предыдущей проверки по дату составления баланса в проверяемом периоде).

Планирование ревизий носит строго конфиденциальный характер для обеспечения внезапности проверок.

В планах ревизии отражают методы проверки (обычно сплошной метод применяется для проверки кассовых и банковских операций и для определения полного размера причиненного ущерба в выявленных фактах хищения и других нарушениях).

Составлению же плана проведения ревизии на конкретном предприятии всегда предшествует подготовительная работа, которая включает в себя изучение необходимых законодательных, нормативно-правовых актов, отчетных и статистических данных, других имеющихся материалов, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность подлежащей ревизии организации. Необходимо также ознакомить членов ревизионной группы с собранной о предприятии информацией, распределить между ними вопросы и участки работы.

Придя с проверкой на предприятие, руководитель ревизионной группы (контролер-ревизор) должен предъявить руководителю ревизуемой организации удостоверение на право проведения ревизии, ознакомить его с основными задачами, представить участвующих в ревизии работников, решить организационно-технические вопросы проведения ревизии и составить рабочий план.

Участники ревизионной группы (контролер-ревизор), исходя из плана ревизии, определяют необходимость и возможность применения тех или иных ревизионных действий, приемов и способов получения информации, аналитических процедур, объема выборки данных из проверяемой совокупности, обеспечивающего надежную возможность сбора требуемых сведений и доказательств. Руководитель ревизуемой организации обязан создавать надлежащие условия для проведения ревизии.

В случае отказа работников ревизуемой организации предоставить необходимые документы либо возникновения иных препятствий, провести ревизию, руководитель ревизионной группы (контролер-ревизор), а в необходимых случаях руководитель контрольно-ревизионного органа сообщает об этих фактах в орган, по поручению которого проводится ревизия. На основании плана ревизии составляется программа ревизии, а каждый член ревизионной группы составляет свой рабочий план.

В течение ревизии пересматриваться и корректироваться в зависимости от выявленных случаев нарушений, в них вносятся изменения касательно методов ревизии, аналитических процедур, объема выборки для проверки и другое, а если учет на предприятии не ведется или запущен, ревизия может быть вообще приостановлена и возобновлена после восстановления в ревизуемой организации бухгалтерского учета. Для систематизации материалов проверки ревизоры составляют рабочие документы согласно действующей Инструкции и разработанным методическим рекомендациям чтобы зафиксировать все обнаруженные в ходе проверки нарушения, в дальнейшем информация из рабочих документов переносится в акт проверки, который составляется согласно разработанной ранее программе или плану проверки.

13. Акт ревизии, его содержание и порядок составления.

Акт ревизии — документ, составляемый лицами, проводившими ревизию, в котором фиксируют факт проведения ревизии, а также ее результаты.

Акт проверки — документ, который составляется лицом (лицами), проводившим (-ми) проверку государственных закупок, фиксирует факт ее проведения и результаты.

Акт проверки по отдельным вопросам — документ, который составляется лицом (лицами), проводившим(-ми) проверку государственных закупок, фиксирует отдельные результаты ее проведения на какой-нибудь стадии государственных закупок к окончанию всей процедуры закупки.

Прежде чем подписать акт, следует внимательно ознакомиться с его содержанием. Он должен быть оформлен с соблюдением всех требований к его составлению, приведенных в Порядке инспектирования № 550. Эти требования едины для оформления как акта ревизии, так и акта проверки.

Основные требования к оформлению акта ревизии/проверки.

Ниже приведены основные требования, которые выдвигает к оформлению акта ревизии/проверки Порядок инспектирования № 550. Советуем внимательно с ними ознакомиться, поскольку акт ревизии/проверки, составленный с нарушением установленного порядка, может быть использован в качестве обжалования решения в целом по результатам ревизии/проверки.

1. Акт составляется на бумажном носителе на государственном языке и должен иметь сквозную нумерацию страниц.

Акт ревизии составляется в трех экземплярах:

— первый экземпляр — для органа ГКРС; — второй — для учреждения; — третий — для правоохранительных органов в предусмотренных случаях.

2. Оформление акта осуществляется, как правило, с помощью технических средств, а при отсутствии необходимой техники — от руки путем использования чернильной или шариковой ручки с пастой темного цвета.

3. Неоговоренные исправления и подчистки в акте ревизии не допускаются. В отдельных случаях исправление ошибок осуществляется путем зачеркивания неправильной записи так, чтобы было видно зачеркнутую запись, и написания правильного текста, который удостоверяется записью «Исправленному верить» и подписями всех лиц, которые подписывают акт с указанием даты внесения исправления.

4. Все экземпляры акта визируются в правом нижнем углу каждой страницы должностным лицом службы.

5. Акт ревизии содержит вступительную и констатирующую часть.

Во вступительной части акта отмечаются общие вопросы проведения ревизии (основание и тема ревизии, название объекта контроля, даты начала и окончания ревизии и т. п.).

Кроме того, во вступительной части акта фиксируется:

— факт непредоставления учреждением Журнала регистрации проверок; — информация об отказе руководителя объекта контроля или его заместителей от подписи в получении экземпляров программы ревизии, направления на проведение ревизии или копии решения суда (в случае проведения внеплановой выездной ревизии по решению суда).

В констатирующей части приводятся информация о результатах ревизии/проверки, а также вывод о наличии или отсутствии нарушений законодательства. На данную часть акта следует обратить особое внимание, поскольку в ней:

а) выводы проверяющих должны быть подтверждены документально и не противо-речить действующему законодательству; б) выявленные нарушения законодательства должны фиксироваться с обязательной ссылкой на нарушенные нормы законов или других нормативно-правовых актов и указанием виновных в их допущении лиц.

Выводы проверяющих должны быть подтверждены документально и не противоречить действующему законодательству. Нарушения должны фиксироваться с обязательной ссылкой на нарушенные нормативно-правовые акты с указанием виновных в их допущении лиц

6. В акте проверяемые документы не перечисляют, а отмечают только виды документов.

Констатирующая часть акта завершается заключением об общей сумме нанесенного объекту контроля материального вреда (убытков) в результате нарушений, выявленных ревизией, и общей сумме ее возмещения по состоянию на момент завершения ревизии.

Составленный без соблюдения данных правил акт ревизии / проверки не является правомерным и это следует учитывать при его подписании.

Вместе с тем следует иметь в виду, что служебные лица ГКРС вправе отразить в акте ревизии отказ от предоставления письменных объяснений работниками учреждения, причастными к выявленным нарушениям. Согласно п. 18 Порядка инспектирования № 550 в случае выявления нарушений законодательства, контроль за соблюдением которого отнесен к компетенции ГКРС, должностные лица службы должны требовать от работников, причастных к выявленным нарушениям, письменные объяснения.

Также стоит отметить, что согласно п. 21 Порядка инспектирования № 550 для подтверждения изложенных в акте ревизии фактов нарушений должностные лица службы вправе требовать от объекта контроля заверенные копии документов, которые удостоверяют соответствующие нарушения, и приобщать их к материалам ревизии. Отказ от предоставления заверенных копий документов также фиксируется в констатирующей части акта ревизии.

14. Реализация материалов ревизии. Методика принятия решений по результатам финансово-хозяйственного контроля.

Материалы ревизии (проверки) оформляются актом, имеющим юридическую силу источника доказательств в следственной и судебной практике. Это документ, в котором отражаются выявленные нарушения и недостатки в финансово-хозяйственной деятельности предприятия, организации и учреждения. Они излагаются на основе: проверенных данных и фактов, вытекающих из имеющихся в ревизуемой и других организациях документов; результатов произведенных встречных проверок; результатов инвентаризаций материальных и денежных средств, контрольных обмеров выполненных работ, контрольных запусков сырья и материалов в производство, контрольных анализов качества сырья, материалов и готовой продукции, проверок соблюдения технических условий и технологических режимов производства, соответствия продукции действующим стандартам; других данных, вытекающих из заключений специальных экспертиз. Описание фактов следует вести объективно, ясно, точно, лаконично, системно. По каждому факту, отраженному в акте, должно быть четко изложено его содержание, со ссылкой на соответствующие документы и материалы и с указанием нарушенных законов или других нормативных актов. Приемы проверки и вскрытые нарушения следует излагать просто, доходчиво, без излишнего применения специальной терминологии, жаргонных и сокращенных выражений, чтобы это было понятно лицам, не имеющих финансовых и бухгалтерских знаний. Выявленные факты однородных массовых нарушений группируются в ведомостях (справках), прилагаемых к актам ревизии, а в акте приводятся только итоговые данные и содержание этих нарушений, со ссылкой на соответствующее приложение. Не допускается включение в акт ревизии различного рода выводов, и не подтвержденных документами данных. Не допускается также включение сведений из следственных материалов и ссылок на показания должностных и материально - ответственных лиц, данных ими следственным органам. Нельзя также отражать сведения, вытекающие только из объяснений или заявлений граждан, которые невозможно проверить по документам. Ревизор может сослаться на объяснения в дополнение к приведенным в акте данным, выявленным при проверке документов. Для наиболее полного выявления сущности допущенного нарушения или злоупотребления. Акт не должен содержать квалификационную оценку действий отдельных должностных материально – ответственных лиц. Не допускается применение таких выражений, как: расхитил денежные средства, присвоил имущество, умышленные действия, фиктивные, поддельные документы, сфабриковал, преступник, мошенник и др. В акте ревизии (проверки) приводятся: краткие данные о деятельности предприятия, его структуре, общих производственных и экономических показателях работы предприятия; выявленные факты нарушений законов государства, нормативных актов министерств и ведомств, приказов, решений и других указаний органов управления; факты неправильного ведения бухгалтерского учета и составления отчетности; выявленные факты бесхозяйственности, расточительства, недостач и хищений материальных и денежных средств; размеры причиненного материального ущерба и другие последствия допущенных нарушений с указанием должностей и фамилий лиц, по вине которых они допущены; вскрытые при ревизии дополнительные резервы в производственной и финансовой деятельности предприятия. Акт не следует загромождать подробным описанием структуры проверяемого предприятия. А также данными, имеющимися в отчетности. Акт ревизии состоит из вводной и описательной частей. Вводная часть акта ревизии должна содержать следующую информацию: - дату и место составления акта ревизии; - кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дата приказа, распоряжения, удостоверения, а также указание на плановый характер ревизии или ссылку на задание); - наименование темы ревизии; - проверяемый период и сроки проведения ревизии; - полное наименование и реквизиты организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); - ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации; - сведения об учредителях; - основные цели и виды деятельности организации; - имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности; - перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях, включая депозитные, а также лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства; - кто в проверяемый период был ответственным за финансово-хозяйственную деятельность организации (имел право первой подписи) и кто являлся главным бухгалтером (бухгалтером); - кем и когда проводилась предыдущая ревизия, что сделано в организации за прошедший период по устранению выявленных ею недостатков и нарушений; Вводная часть акта ревизии может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии. Описательная часть акта ревизии должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии. Заголовки разделов акта нежелательны, нарушается целостность акта. Объем акта ревизии не ограничивается, но ревизующие должны стремиться к разумной краткости изложения при обязательном отражении в нем ясных и полных ответов на все вопросы программы ревизии. В тех случаях, когда выявленные нарушения могут быть скрыты или по ним необходимо принять срочные меры к их устранению или привлечению должностных и (или) материально-ответственных лиц к ответственности, в ходе ревизии составляется отдельный (промежуточный) акт. Промежуточный акт подписывается ревизором, ответственным за проверку конкретного вопроса и соответствующими должностными и материально-ответственными лицами ревизуемой организации. Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в общий акт ревизии. Акт ревизии (проверки) подписывается руководителем ревизионной группы (ревизором), руководителем предприятия и главным бухгалтером. При наличии возражений или замечаний по акту ревизии (проверки) руководитель и главный бухгалтер предприятия делают об этом оговорку перед своей подписью и не позднее пяти дней представляют объяснения, которые должны быть проверены ревизором и по им даны заключения. В случае отказа должностных лиц ревизуемой организации подписать или получить акт ревизии руководитель ревизуемой группы (ревизор) в конце акта производит запись об их ознакомлении с актом и отказе от подписи или получения акта. В этом случае акт ревизии может быть направлен ревизуемой организации по почте или иным способом, свидетельствующим о дате получения. При этом к экземпляру акта, остающемуся на хранение в ревизионном органе, прилагаются документы, подтверждающие факт отправления или иного способа передачи акта. Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежаще оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т.п.). Материалы ревизии представляются руководителю, назначившему ревизию в срок не позднее 3 рабочих дней после подписания его в ревизуемой организации. На последней странице акта ревизии руководителем, назначившим ревизию либо уполномоченным им на то лицом, делается отметка: «Материалы ревизии приняты», указывается дата и им подписывается. Материалы каждой ревизии в делопроизводстве должны составлять отдельное дело. Руководитель организации, назначивший ревизию (проверку), должен не позднее чем в двухнедельный срок рассмотреть результаты ревизии (проверки) и принять необходимое решение по устранению нарушений и недостатков, возмещению нанесенного ущерба, привлечению к ответственности виновных лиц, устранению причин и условий, способствующих нарушениям, разработке предложений по их предупреждению, а также обеспечить контроль за выполнением решений, принятых по результатам ревизии (проверки). Проект приказа, письма (указаний) разрабатывает обычно руководитель ревизионной группы. В случаях, когда имеется основанием для привлечения виновных лиц к уголовной ответственности, материалы ревизии передаются следственным органам. Эти материалы должны содержать: письмо, в котором должно быть изложено, в чем состоит существо злоупотреблений, какие законы нарушены; размер причиненного ущерба (не путать с упущенной выгодой), виновные лица. К письму прилагаются: надлежаще оформленный акт ревизии, подлинные документы или их копии, подтверждающие факты выявленных злоупотреблений, объяснения ревизуемых, а также других лиц, чьи показания имеют значение для проверки обстоятельств совершения злоупотреблений, заключения ревизуемых по этим объяснениям. Акт ревизии (проверки) обычно составляется в 5 экземплярах: один вручается под расписку руководству обревизованного (проверенного) предприятия, один направляется вышестоящему органу управления предприятия, один экземпляр остается в делах контролирующего органа, один бывает необходим для передачи материалов судебно-следственным и другим органам и один экземпляр акта – запасной. Он бывает нужен при возникновении различных непредвиденных обстоятельств при реализации материалов ревизии. Для систематизации и обобщения нарушений, контроля за своевременным поступлением информаций об устранении нарушений и проверок их достоверности необходимо вести учет контрольно-ревизионной работы. Учет также должен обеспечивать необходимые данные для составления отчетности ревизионной работе (если таковая предусмотрена).

Организация контроля за выполнением решений, принятых по результатам ревизии

Руководитель контрольно-ревизионного органа по представленным материалам ревизии в срок не более 10 календарных дней определяет порядок реализации материалов ревизии. Основная задача на этом этапе состоит в оказании реальной помощи в устранении вскрытых ревизией недостатков и нарушений и в улучшении работы данной организации.

Основными формами такой реализации являются: устранение недостатков по мере их выявления в ходе ревизии; обсуждение результатов ревизии на ревизуемом предприятии; передача дел в судебно-следственные органы; принятие вышестоящей организацией по результатам ревизии решения в виде письма, распоряжения или приказа.

Устранение недостатков по мере их выявления обеспечивается указаниями должностных лиц непосредственно тем должностным лицам ревизуемой организации, в деятельности которых вскрыты те или иные недостатки.

Обсуждение результатов ревизии позволяет вовлечь в дело их реализации сотрудников организации, что способствует значительному повышению действенности экономического контроля. Должностные лица, осуществлявшие ревизию, подготавливают на основе акта ревизии, отчета или справки проверки сообщение об ее основных результатах и совместно с работниками ревизуемой организации разрабатывают мероприятия по устранению недостатков и улучшению ее деятельности.

Передача дел в судебно-следственные органы осуществляется при выявлении случаев хищений ценностей в крупных размерах и других уголовно наказуемых действий, требующих принятия срочных мер. Такие факты должны быть оформлены промежуточными актами, которые прилагаются затем к материалам, передаваемым в судебно-следственные органы.

По результатам ревизии руководитель ревизионной группы разрабатывает выводы и предложения. Выводы должны основываться только на фактах, изложенных в акте ревизии, а предложения вытекать из этих выводов. Выводы не должны повторять содержания акта. В них дают оценку основных нарушений, установленных ревизией, и излагают, в чем конкретно состоит вина должностных лиц.

Решения по результатам ревизий по линии вышестоящих органов принимаются в тех случаях, когда принятые в ходе ревизии меры не обеспечивают устранение всех недостатков и осуществляются в следующих формах: письмо, распоряжение, приказ, постановление, передача дел в судебно-следственные органы.

Письмо содержит перечень основных недостатков в деятельности ревизуемой организации, вскрытых ревизией, и необходимые меры для их устранения меры, которые надлежит принять этой организации.

Распоряжение составляется в тех случаях, когда выявлены незначительные недостатки и нарушения в деятельности организации, не связанные с корыстными целями отдельных работников и не являются причиной материального ущерба. Распоряжение в отличие от письма содержит меры, обязательные к выполнению. Распоряжение подписывает только руководитель вышестоящего органа или его заместитель. По юридическому значению оно приравнивается к приказу.

Приказ издается в случаях выявления серьезных нарушений и злоупотреблений, требующих наложения на виновных дисциплинарных взысканий или привлечения их к ответственности. Приказ подписывается руководителем вышестоящего органа или его заместителем и обязательно доводится до сведения всех подведомственных предприятий и организаций.

Постановление содержит принципиальные направления дальнейшего улучшения постановки контрольно-ревизионной работы и сохранности ресурсов. Эта форма решения присуща для министерств, ведомств и общественных организаций.

Передача дел в судебно-следственные органы имеет целью возмещение причиненного ущерба и привлечения к уголовной ответственности лиц, допустивших те или иные преступления.

Способы контроля за выполнением решения по результатам ревизии:

− получение письменных отчетов о выполнении предложений по итогам ревизии или оперативной информации по средством технических средств связи (телефона, телефакса);

− проверка выполнения решения, принятого по результатам ревизии, по данным отчетности и другим материалам, представляемым в ревизующий орган;

− вызов руководителя и специалистов организации с отчетом о выполнении решения, принятого по материалам ревизии;

− проверка на месте, осуществляемая работниками ревизующей организации;

− проверка в ходе следующей ревизии и отражение ее результатов в основном акте ревизии.

Особому контролю следует подвергать ход рассмотрения переданных в судебно-следственные органы дел, для чего практикуется взаимная сверка дел, при необходимости представляются дополнительные материалы, помогающие ускорить рассмотрение представленных материалов.

Формы реагирования контролирующих органов и организа­ций на выявленные нарушения в результате ревизии:

− пресечение выявленных нарушений;

− устранение причиненного ими вреда;

− восстановление установленного порядка и условий деятельности;

− привлечение нарушителей к ответственности − дисциплинарной, административной, гражданско-правовой, уголовно-правовой;

− устранение причин и обстоятельств, способствующих нарушениям.

15. Инвентаризация как важный методический прием финансово-хозяйственного контроля. Виды инвентаризации, порядок проведения и роль в ревизии.

Порядок и правила проведения инвентаризации регулируются Приказом Минфина №69 от 11.08.94. Изначально, обязанность предприятия проводить инвентаризацию регулируется Законом Украины про бухгалтерский учет и финансовую отчетность, что и написано в пункте 1 Инструкции.

1.Законом Украины "Про бухгалтерский учет и финансовую отчетность в Украине", для подтверждения правильности и достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, предусмотрено проведение предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями (далее - предприятие) независимо от форм слобственности, инвентаризация имущества, денежных средств и финансовых обязательств.

Из чего следует, что инвентаризацию обязаны проводить все предприятия, при чем не только материальных активов, но и взаимных расчетов, а также денежных средств. Проведение инвентаризации является обязательным.

2. Ответственность за организацию инвентаризации несет руководитель предприятия, который обязан создать необходимые условия для ее проведения в сжатые сроки, определить объекты, количество и сроки проведения инвентаризации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

3. Проведение инвентаризации является обязательным: а) при передаче имущества государственного предприятия в аренду; приватизации имущества государственного предприятия в акционерное общество, а также в других случаях, предусмотренных законодательством: б) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, ценностей, денежных средств и обязательств, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других недвижимых объектов основных фондов может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - по решению руководителя предприятия один раз в пять лет или ежегодно с охватом инвентаризацией не менее 20 процентов единиц библиотечного фонда с обязательным завершением начатой инвентаризации этого имущества в структурном подразделении (у материально ответственного лица) на протяжении тридцати дней;

в) при смене материально ответственных лиц (в день приема-передачи дел); г) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, порчи ценностей (в день установления таких фактов); д) по предприсанию судебно-дознавательных органов; е) в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия (в день после их окончания); э) при передаче предприятий и их структурных подразделений (на дату передачи). Инвентаризация может не проводится в случае передачи предприятиятий и их структурных подразделений в рамках одного органа, к сфере управления которого относятся эти предприятия; ж) в случае ликвидации предприятия