6. Работа с диапазоном ячеек.

Для того чтобы производить различные манипуляции с содержимым ячеек, например: форматирование, копирование или перемещение, их нужно предварительно выделить. Существует множество способов выделения, приведем наиболее часто используемые.

Текущая ячейка всегда является выделенной. Чтобы выделить другую ячейку, достаточно подвести к ней указатель мыши и щелкнуть левой кнопкой. Чтобы выделить группу ячеек, расположенных рядом друг с другом, протащите курсор мыши с нажатой левой кнопкой в нужном направлении на требуемое расстояние. Можно также щелкнуть по левой верхней, а затем по правой нижней ячейке области с нажатой клавишей SHIFT (этот способ особенно удобен для выделения больших областей). Выделится прямоугольная область ячеек, называемая диапазоном. Остановимся на этом понятии более подробно.

Диапазоном называются две или более ячеек листа, рассматриваемых как единое целое. Смежный диапазон — это прямоугольный блок ячеек. Обозначается он при помощи двух ссылок, разделенных двоеточием. Первая из них указывает на ячейку в левом верхнем углу диапазона, а вторая — на ячейку в правом нижнем углу. Можно рассматривать и несмежные диапазоны. Они представляют собой несколько смежных диапазонов, не примыкающих друг к другу. Для записи несмежного диапазона используется символ «;». Например, на рисунке выше показан несмежный диапазон B2:C4;E1:F2. Чтобы выделить несмежный диапазон, надо последовательно выделять все входящие в него области, удерживая нажатой клавишу CTRL.

Если нужно выделить очень большой диапазон, который не умещается в пределах экрана, или диапазон, расположенный далеко от текущей экранной области, то удобно на вкладке ленты Главная в группе команд Редактирование воспользоваться командой Перейти из меню кнопки Найти и выделить.

В поле «Ссылка» появившегося диалогового окна вводится значение одного или нескольких диапазонов (например, A100:A110 или C200:D205;G203:H212). После нажатия кнопки OK Excel мгновенно выделяет указанную область.

Есть еще более быстрый способ перехода и выделения нужной области. Введите интервал (например, С8:Е12) непосредственно в поле имен, завершая ввод нажатием клавиши ENTER.

Для выделения целой строки щелкните мышью по заголовку строки в левой части листа, там, где обозначен ее номер. Вся строка выделится. Чтобы выделить несколько смежных строк , протащите курсор мыши по нескольким заголовкам строк или щелкните по первой и последней строке требуемого диапазона, удерживая нажатой клавишу SHIFT. Аналогично выделяются и столбцы. Для этих целей нужно использовать их заголовки. Для выделения несмежных строк и столбцов щелкайте по их заголовкам, удерживая нажатой клавишу CTRL.

7. Форматирование электронной таблицы.

Под форматированием понимается изменение внешнего вида рабочих листов в целом или их отдельных фрагментов (объектов). Внешний вид электронной таблицы, созданной с настройками по умолчанию, вряд ли может понравиться человеку даже с самым непритязательным вкусом. А если таблица содержит большое количество данных, она может быть просто трудной для восприятия. В качестве иллюстрации выше приведен один и тот же календарь, отформатированный по умолчанию (слева), и с помощью разработанной дизайнерами схемы автоформата (справа). Разница, безусловно, очевидна.

Форматирование электронной таблицы может проводиться следующими способами:

• форматированием ячеек (см. рис. выше);

• изменением размеров ячеек, строк и столбцов;

• объединением ячеек и управлением их видимостью и доступностью;

• применением условного форматирования (которое "включается" в зависимости от значений данных);

• добавлением примечаний.

Инструменты и средства форматирования, которые "спрятаны" в панелях инструментов и меню программы Excel (на Ленте) действуют на выделенные ячейки (диапазоны, строки, столбцы, листы). См. рисунки справа.

Все средства форматирования ячеек доступны из диалогового окна Формат ячеек, содержащего пять вкладок с параметрами настройки (Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Заливка и Защита). Это окно удобно открыть из контекстного меню или меню Формат (см. рис. справа вверху).

Для изменения размеров ячеек, строк и столбцов достаточно перетащить границы в области заголовков строк или столбцов. Чтобы точно настроить размер (по значению), необходимо использовать команду, которая открывает диалоговое окно с полями ввода значений. Это команда Высота строки (Ширина столбца), см. рис. справа. Также есть команды Автоподбор высоты строки и Автоподбор ширины столбца, которые делают размеры такими, чтобы в них целиком поместились данные, находящиеся в выделенных ячейках.

Объединение ячеек позволяет использовать выравнивание данных по размеру объединенных ячеек и чаще всего применяется для оформления заголовков таблиц, см. рис выше.

Доступность (защита) ячеек используется для сохранения содержащихся в них данных. Если установлена защита ячейки, то ее нельзя выделить и редактировать до тех пор, пока защита не будет снята. Обычно защита устанавливается на "важные" ячейки уже подготовленных рабочих книг. Защита устанавливается с помощью команды меню Сервис (в свойствах ячейки должно быть установлено свойство Защищаемая ячейка).

Условное форматирование

Условное форматирование задается с помощью команды Условное форматирование из меню Формат, которая открывает диалоговое окно с большим количеством элементов управления. С его помощью можно, например:

• выделить в списке десять сотрудников с самой высокой заработной платой;

• показать распределение сотрудников по возрасту;

• выделить студентов с отличными или неудовлетворительными оценками по конкретной дисциплине;

• отобразить рост и снижение курсов валют и т.д.

Условное форматирование выделяет ячейки с помощью параметров шрифта, заливки, а также цветными шкалами, гистограммами и наборами значков, расположенных рядом со значениями (если вы работаете в версии Excel 2007).

Средство условного форматирования проверяет заданные пользователем или записанные программой условия. Если условия выполняются (результат проверки ИСТИНА), ячейки оформляются в соответствии с заданным или выбранным форматом, если нет, то заданное форматирование игнорируется, и ячейки остаются без изменений. Условий может быть несколько. Условия могут включать ссылки на другие ячейки (в том числе и на ячейки из другого рабочего листа, но не из другой книги), а также формулы и функции.