3. Организация документооборота, порядок поступления информации.

Регламент документооборота заключается в порядке регистрации и передачи проходящих через управленческие звенья распорядительных документов на основе действующих нормативных документов. Соответствующий вид регламента предполагает наличие трех звеньев в прохождении документа.

1.Входная стадия, на которой документ принимается к рассмотрению органами власти в соответствии с принятыми на себя полномочиями.

2.Стадия рассмотрения документа, которой предписывается делегирование полномочий на анализ документа соответствующей службе, должностному лицу, чьи функции наиболее близки к профилю зафиксированной в документе проблематики.

3.Выходная стадия в прохождении документа, призванная зафиксировать реакцию на содержание входящего документа на базе действующих в административном органе нормативов.

Внешняя информация - сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка к внутренней информации, описывает ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров.

Требования к информации, которая поступает в администрацию, заключаются в следующем:

- опережающая, т.е. содержащая в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и программ, стратегии действий в будущем;

- своевременная, оперативная;

- надежная (достоверность, объективность, полнота);

- оптимальная;

- доступная и простая в восприятии;

- логичная и лаконичная;

- комплексная, системная;

- соответствующая компетенции, полномочиям субъекта управления;

- ориентированная, допускающая машинную обработку.

Рассмотрим подробнее процесс работы с поступающей информацией (обращения граждан).

Обращения граждан поступают в виде писем, телеграмм, петиций по почте, доставляются нарочным, а также в устной форме на личном приеме граждан в администрации района и на выездных приемах заместителями главы администрации района.

Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на отдел организационной и кадровой работы администрации района, заместителей главы администрации района, специалистов структурных подразделений администрации района и администраций сельсоветов. Все поступающие в администрацию района письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, принимаются и учитываются специалистами отдела организационной и кадровой работы администрации района.

Ответы на обращения граждан передаются главе района.

Специалисты отдела организационной и кадровой работы администрации района ведут ежедневный учет поступившей корреспонденции по обращениям граждан и ежемесячно включают эти данные в сводки по документообороту.

Глава района, его заместители при рассмотрении обращений граждан дают необходимые поручения, определяют исполнителей, характер действий и сроки рассмотрения, определяют необходимость проверки обращения с выездом на место, или комиссионного рассмотрения, ставят исполнение поручений на контроль.

Письменные уведомления заявителям посылаются на бланках администрации района установленного образца.

Обращения граждан рассматриваются в месячный срок, который исчисляется со дня их регистрации. Обращения граждан, рассмотрение которых поставлено областными органами государственной власти, депутатами различных уровней и другими корреспондентами на контроль, исполняются в сроки, установленные контролирующими организациями. Если контролирующим органом срок не указан, то обращения рассматриваются в срок, не превышающий месяца.

При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, руководители вправе продлить сроки рассмотрения не более чем на один месяц с сообщением об этом заявителю. Контроль за своевременным рассмотрением обращений обеспечивают заместители главы администрации района и должностные лица организаций - исполнителей, которым поручено рассмотрение обращений по существу.