1. База данных - набор сведений, хранящихся некоторым упорядоченным способом. Можно сравнить базу данных со шкафом, в котором хранятся документы. Иными словами, база данных - это хранилище данных. Сами по себе базы данных не представляли бы интереса, если бы не было систем управления базами данных (СУБД). Система управления базами данных - это совокупность языковых и программных средств, которая осуществляет доступ к данным, позволяет их создавать, менять и удалять, обеспечивает безопасность данных и т.д. В общем СУБД - это система, позволяющая создавать базы данных и манипулировать сведениями из них. А осуществляет этот доступ к данным СУБД посредством специального языка - SQL. SQL - язык структурированных запросов, основной задачей которого является предоставление простого способа считывания и записи информации в базу данных. Итак, простейшая схема работы с базой данных выглядит примерно так: По характеру использования СУБД делят на однопользовательские (предназначенные для создания и использования БД на персональном компьютере) и многопользовательские (предназначенные для работы с единой БД нескольких компьютеров, объединенных в локальные сети). Вообще деление по характеру использования можно представить следующей схемой:

 Не вдаваясь далее в подробности, отметим, что на сегодняшний день число используемых СУБД исчисляется десятками. Наиболее известные однопользовательские СУБД - Microsoft Visual FoxPro и Access, многопользовательские - MS SQL Server, Oracle и MySQL. В этих уроках мы будем использовать СУБД MySQL. Во-первых, она бесплатная, а во-вторых, она является стандартом де-факто у российских хост-провайдеров. Но об этом позже, а пока вернемся к основам. В определении базы данных говорится, что это сведения, которые упорядочены некоторым образом. А как собственно они упорядочены? Об этом и пойдет речь в следующем уроке.

7.Для того, чтобы обеспечить возможность хранения в базе данных разнообразной информации, Access предлагает большой набор типов данных, перечисленных в табл. 16.1.

ТАБЛИЦА 16.1 . Типы данных

Название типа	Назначение
Текстовый	Текст длиной до 255 символов
Поле MEMO	Текст длиной до 65 000 символов
Числовой	Числа различных форматов
Дата/время	Дата и/или время
Денежный	Денежные значения различных форматов
Счетчик	Счетчик, который автоматически увеличивается на единицу с добавлением каждой новой записи
Логический	Величины, способные принимать только два значения: да/нет или 1/0
Поле объекта OLE	Поля, позволяющие вставлять рисунки, звуки и данные других типов
Гиперссылка	Ссылки, дающие возможность открывать объект Access (таблицу, форму, запрос и т. п.), файл другого приложения или web-страницу

8. операция подстановки

Замечание

Применять операцию подстановки можно только к полям, содержащим текстовые и числовые данные, а также к логическим полям. Другие типы полей не могут использовать подстановку.

На нижней панели окна Конструктора таблиц находится вкладка Подстановка (Lookup), в которой определяются свойства поля, относящиеся к подстановке. Если столбец подстановки для поля не определен, значение свойства Тип элемента управления (Display Control) для текстовых и числовых полей равно Поле (Text Box), для логического типа — Флажок (Check Box). При этом остальные свойства на вкладке Подстановка (Lookup) отсутствуют.

9. Создание (формирование) запросов

Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Применяются два типа запросов: по образцу (QBE – Query by example) и структурированный язык запросов (SQL – Structured Query Language). QBE - запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов. SQL – запросы – это запросы, которые составляются (программистами) из последовательности SQL – инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL – запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL. Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

10.

• Режим «Конструктор» – «ручное» создание запроса:

 

Можно создавать в режиме «Конструктор» – «ручное» создание запроса на основе одной или нескольких таблиц. На вкладке «Запросы» нажимаем кнопку «Создать». Выбираем режим «Конструктор»; Выбираем таблицу, связанный с запросом справочник или базу данных и нажимаем кнопку «Закрыть». Они, вместе со связкой по соответствующим полям, появятся в верхней части экрана создания Запроса – схема данных данного запроса (при наличии заранее заданной связки). Например, справочник «Цеха» и База данных «Личные карточки», связанные по полю «Цех». Далее необходимо в колонках Запроса выбрать в каждом столбце:

• таблицу

• поле из таблицы

• вид сортировки

и т.д. Подсчеты по количеству необходимо делать в виде макросов или «выражений». Запуск запроса в работу – кнопка «Открыть». Если не устраивает сортировка данных, можно ее осуществить с помощью выбора поля в столбце и нажатия кнопок <А-Я> или <Я-А> (см. выше – сортировка данных). «S» - указание группировки по данному полю.

16.

Итоговые запросы, группировка, итоговые функции.

Итоговый запрос создается с помощью режима – Сводный запрос. Можно использовать три таблицы, включая связующую таблицу. При этом можно с любом месте запроса вызвать контекстное меню (правая кнопка мыши) и выбрать признак «групповые операции». В бланке запроса появится новая строка Группировка. Итоговые функции: в поле, по которому мы хотим посчитать итоги,  выбрать из списка функцию «Sum» (сумма), чтобы просуммировать все значения выбранных полей. Функция «Подсчет» посчитает количество значений поля.

21.

Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие. К числу таких элементов относятся:

 Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

 Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0. 

 Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0. 

 Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета. 

 Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета 

22.

 В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

 Конструктор

 Мастер отчетов

 Автоотчет: в столбец

 Автоотчет: ленточный

 Мастер диаграмм

 Почтовые наклейки

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

23-24 Создание отчета Access

Существует несколько способов создания отчета Access:

• Автоотчет    Функция «Автоотчет» позволяет быстро создать отчет, включающий все сведения заданной таблицы или данные, извлеченные в результате запроса. В качестве основы для отчета можно использовать таблицу или результат запроса.

Инструкции

1. В окне базы данных нажмите кнопку Отчеты   на панели Объекты.

2. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

3. В диалоговом окне Новый отчет выберите одного из следующих мастеров.

Автоотчет: в столбец    Каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля.

Автоотчет: ленточный     Поля каждой записи находятся на отдельной строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы

4. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.

5. Нажмите кнопку ОК.

Access применяет к отчету автоформат, который использовался последним. Если до этого отчеты с помощью мастера не создавались, и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, будет применяться стандартный автоформат.

• Мастер отчетов    Мастер отчетов позволяет быстро создать отчет на основе данных нескольких таблиц или запросов. В качестве основы для отчета можно использовать сочетание таблиц и запросов.

Инструкции

1. В окне базы данных в группе Объектынажмите кнопку Отчеты  .

2. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

3. В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.

4. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Если на шаге 3 в списке выбран Мастер отчетов, то этот шаг не обязателен — можно указать источник записей для отчета в мастере.

5. Нажмите кнопку ОК.

6. Следуйте инструкциям мастера.

Созданный отчет можно изменить в режиме конструктора.

Примечания

• Для добавления в отчет полей из нескольких таблиц или запросов не нажимайте кнопки Далееили Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса в мастере отчетов. Вместо этого повторяйте шаги, которые необходимы для выбора таблицы или запроса и указания полей, пока в отчет не будут включены все нужные поля.

• Если был выбран один из Автоотчетов, то программа Access применяет автоформат, который использовался последним (либо в мастере отчетов, либо с помощью команды Автоформат из меню Формат в режиме конструктора).

• Режим конструктора    С одной стороны, создание отчетов в режиме конструктора занимает больше времени, чем создание отчета с помощью мастера отчетов или функции «Автоотчет», но с другой стороны, отчеты, созданные в режиме конструктора, можно настроить таким образом, чтобы они максимально отвечали требованиям пользователя. Например, можно сортировать и фильтровать данные более подробно, нежели это позволяет мастер отчетов. Режим конструктора также открывает больше возможностей для настройки внешнего вида отчета.

Инструкции

1. В окне базы данных в группе Объекты нажмите кнопку Отчеты  .

2. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

3. В диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор.

4. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет. (Если нужно создать свободный отчет, не выбирайте ничего из этого списка.)

Совет

5. Нажмите кнопку ОК.

Программа Access откроет отчет в режиме конструктора.