Раздел 7. Деловая беседа.

Деловая беседа является самой распространенной формой делового общения; ее проведение - это проверка нашего умения устанавливать контакт с собеседником, ясно и убедительно излагать свои мысли, слушать и слышать то, что говорит партнер, выбирать наилучшую психологическую позицию в общении - словом, того, насколько мы владеем культурой делового общения.

7.1 Деловая беседа с руководителем или деловым партнером

Рассмотрим сначала те беседы, в которых мы находимся в положении более заинтересованного лица и хотели бы получить согласие на какие-то условия от хозяина положения (подписать договор, получить заказ, принять на работу, перенести отпуск, добиться разрешения на что-либо и т.п.).

7.1.1 Общая подготовка к беседе:

1). Доскональное изучение вопроса. Вести разговор можно только о том деле, о котором вы хорошо осведомлены.

2). Доскональное изучение партнера. Следует выяснить:

• Компетентность партнера,

• Предполагаемую позицию по данному вопросу.

• Особенности характера партнера, предпочитаемую им психологическую позицию и его манеру ведения разговора.

• Жизненные установки и принципы партнера.

• Потребности партнера.

• Возраст, семейное положение партнера, его увлечения, политические взгляды, образование и т.д.

3). Подготовка материалов и документов. Материалы и документы необходимы для введения собеседника в курс дела и успешной аргументации. Документы не только иллюстрируют и поясняют сказанное, но и придают вес словам, подтверждая их. Следует заранее подготовить также заявление или договор. При благоприятном исходе разговора можно будет сразу же закрепить достигнутую договоренность, предложив партнеру подписать документ.

4). Разработка стратегии ведения делового разговора

В первую очередь следует четко уяснить главную цель разговора (достичь договоренности, прийти к какому-то решению и т.д.) Исходя из цели разговора, вы определяете, чего именно вы хотите добиться в результате беседы. Например: цель разговора — заинтересовать руководителя фирмы вами как ценным специалистом. Чего добиваетесь — чтобы он подписал ваше заявление о приеме на работу (основная цель) или записал ваши координаты и назвал конкретный срок вашей следующей встречи (альтернативная цель).

Для успеха делового разговора важно спросить себя: а какую цель может ставить партнер и какого результата хочет он?

Необходимо заранее предусмотреть, какой исход беседы вас устроит, какой нет, какой вариант вы посчитаете приемлемым для обеих сторон.

В каждом конкретном случае цель разговора достигается различными путями. В самом общем случае для делового разговора с целью достижения договоренности можно рекомендовать такой сценарий:

1. Вступительная часть.

2. Информирование.

3. Аргументация.

4. Ответы на вопросы, нейтрализация возражений.

5. Достижение договоренности, подписание документов.

6. Заключительная часть.

Вступительная часть необходима для знакомства и установления контакта с собеседником. Нужно продумать форму самопрезентации, и разработать несколько вариантов установления контакта с партнером.

Информирование о деле или предложении, с которым вы пришли, должно быть предельно конкретным, исключать термины, которые собеседник может не знать. Следует продумать последовательность изложения и моменты предъявления необходимых материалов и документов, способы активизации всех каналов восприятия партнера, так как его приоритетный канал, как правило, неизвестен.

Аргументация — обоснование предложения с | целью склонить к нему партнера. Продумываются доводы, очередность их подачи, способы убеждения.

Полезно предусмотреть, какие возражения могут быть у партнера, и подготовиться их нейтрализовать.

Нужно продумать свое поведение, если:

1) собеседник полностью согласится с представленными аргументами;

2) сделает вид, что согласился;

3) никак не прореагирует;

4) перейдет на повышенный тон.

Ответы на возможные вопросы и возражения

необходимо продумать заранее, чтобы они не застали вас врасплох.

Достижение договоренности легче зафиксировать, если подготовить документы «на подпись». Фиксация договоренности не всегда возможна, но в ряде случаев она просто необходима.

К заключительной части тоже нужно подготовиться, так как при любом исходе разговора следует оставить о себе хорошее впечатление, чтобы у партнера не пропало желание сотрудничать с вами сейчас или в дальнейшем.

Продумайте свои последние слова:

1)в случае успеха;

2) при компромиссном решении вопроса;

3) при неудаче.

Время, затраченное на подготовку деловой беседы, окупится с лихвой! Правильно и корректно договоритесь по телефону о встрече, позаботьтесь о соответствующем внешнем виде, и успех за вами!