8 Создание в ms Access запросов на создание таблицы и добавление записей.

Запрос на создание таблицы получает данные из одной или нескольких таблиц, а затем помещает набор результатов в новую таблицу. Эта новая таблица может располагаться в базе данных,

Процесс создания запроса на создание таблицы состоит из следующих основных этапов.

 Включите содержимое базы данных, если она не подписана или не находится в надежном расположении. Иначе нельзя будет запускать запросы на изменение запросы на добавление, на обновление или на создание таблицы).

 В режиме конструктора запроса создайте запрос на выборку, а затем изменяйте этот запрос, пока он не будет возвращать нужные записи. Можно выбирать данные из нескольких таблиц и, фактически, денормализовать данные. Например, можно поместить данные о заказчиках, грузоотправителях и поставщиках в одну таблицу — это обычно не

делается в производственной базе данных с правильно нормализованными таблицами. В запросе можно также использовать условия для более точной настройки или сужения набора результатов.

Дополнительные сведения о нормализации данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

 Преобразуйте запрос на выборку в запрос на создание таблицы, выберите расположение для новой таблицы и затем запустите запрос, чтобы создать таблицу.

Запрос на добавление добавляет набор записей строк) из одной или нескольких исходных таблиц или запросов) в одну или несколько результирующих таблиц. Обычно исходные таблицы и конечная таблица находятся в одной и той же базе данных, но это не обязательно. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить новые данные вручную, их можно добавить в соответствующую таблицу имеющейся базы данных. Можно также использовать запросы на добавление при выполнении следующих действий.

 Добавление полей на основании условий отбора. Например, необходимо добавить имена и адреса клиентов с очень крупными заказами.

 Добавление записей, когда некоторых полей одной таблицы не существует в другой. Допустим, в таблице «Заказчики» пользователя имеется 11 полей, тогда как в таблице «Клиенты» другой базы данных из этих 11 полей имеется только 9. Можно использовать запрос на добавление только тех данных, которые

находятся в соответствующих друг другу полях, а все остальные игнорировать.

9. MS Access. Создание отчетов с помощью мастера. Редактирование отчета в конструкторе.

Для составления несложного запроса стоит воспользоваться специальным Мастером простого запроса Simple Query Wizard):

1. В окне базы данных откройте вкладку Запросы Queries) на боковой панели Объекты Objects).

2. Нажмите кнопку Создать New) на панели инструментов окна базы данных.

3. В диалоговом окне Новый запрос New Query) выберите пункт Простой запрос Simple Query Wizard) - рис. 33.14.

4. Щелкните по кнопке ОК.

5. На первом этапе работы с мастером выберите таблицу и по своему усмотрению добавьте в запрос некоторые ее поля рис. 33.15).

6. Вставьте интересующие вас поля других таблиц по тому же принципу, после чего щелкните по кнопке Далее Next).

7. Определите тип отчета подробный или итоговый) и снова выполните команду Далее.

8. На последней странице мастера введите имя запроса или примите заданное по умолчанию. Также укажите, что предполагается сделать с запросом: открыть или изменить его. Нажмите кнопку Готово Finish).

Доработка отчета в режиме Конструктора

При переводе отчета в режим Конструктора на экране можно увидеть все зоны его построения

В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. После работы мастера текст заголовка можно и нужно изменить, так как, задавая имя отчету на последнем шаге, обычно придерживаются правил файловой системы, а заголовок требует выполнения правил правописания, поскольку является текстом. В зоне заголовка можно поместить небольшой сопроводительный текст. Это может быть сообщение или приказ. Зона заголовка для дополнительного текста увеличивается и так же, как в форме, выполняется с помощью инструмента Надпись. Если же текст большой, лучше экспортировать отчет в Word.

В верхний и нижний колонтитулы обычно помещают заголовки полей, номера страниц и даты. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. Названия полей могут быть непонятными для тех, кто будет читать отчет, поэтому их можно изменять точно так же, как и присоединенные надписи в форме.

В области данных размещаются поля таблиц базы данных или запросов. Они являются связанными, поэтому изменять их нельзя.

Если в режиме Мастер проведена группировка записи по полю, окно конструктора отчетов имеет дополнительные разделы: Заголовок группы и Примечание группы. В первом, как правило, размещаются поля, по которым производится группировка. В разделе Примечание группы могут быть расположены выражения для подведения итогов по группе. Допускается до 10 уровней группировки выводимых записей.

Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запросов, на которых строится отчет, являются также тексты подписей, кнопки управления, внедряемые объекты, линии, прямоугольники и т.п. Для них имеются соответствующие кнопки на панели элементов. Свойства каждого элемента, а также раздела и отчета в целом, могут быть уточнены. Технология размещения элементов и определения их свойств практически такая же, как и в конструкторе форм.