Форматирование данных

После того, как данные занесены в требуемые ячейки, может потребоваться частичное их изменение, а также придание красивого внешнего вида для создаваемого рабочего листа. Для этих целей используются различные операции форматирования.

К таким операциям можно отнести: форматирование данных в ячейках (было рассмотрено выше), форматирование общего вида таблицы, форматирование рабочего листа и форматирование рабочей книги.

К числу наиболее употребительных операций форматирования таблицы можно отнести операции изменения высоты/ширины столбцов, способы оформления таблицы и другие.

Для изменения ширины строки можно воспользоваться контекстным меню строки, в котором следует выбрать пункт Высота строки (Height) и задать новое значение высоты. Удобнее однако, изменить ширину с помощью мыши. Для этого указатель мыши следует навести на границу строк, и когда он примет вид двунаправленной стрелки перетащить границу строки на новое местоположение. Можно также воспользоваться пунктами меню.

Аналогично можно изменить ширину столбцов – навести указатель мыши на границу двух столбцов и изменить их ширину, когда указатель примет вид стрелки. Двойной быстрый щелчок мыши по имени столбца автоматически изменит его ширину, установив ее равной максимальной ширине текста во всем данном столбце (рис. 8).

В эти места должен наводиться курсор мыши для изменения размеров строк и столбцов

Рис. 8. «Изменение размеров строк и столбцов»

В любой момент времени может потребоваться удаление или добавление строк или столбцов. Для такого рода операций удобно воспользоваться контекстным меню строк или столбцов соответственно. Требуемый столбец или строка выделяются, и в их контекстном меню выбираются пункты Удалить (Delete) или Добавить ячейки (Add Cells) для удаления или добавления строк или столбцов.

Если требуется отредактировать содержимое какой-либо ячейки, достаточно просто выделить эту ячейку, установить курсор мыши в ней, и произвести необходимые изменения.

Возникают ситуации, когда требуется изменить местоположение самой ячейки (например, если Вы набрали очень длинный текст, и не хотите набирать его заново). Для перемещение данных одной ячейки, она сначала выделяется, затем указатель мыши подводится к любому месту рамки, которой выделена текущая ячейка, нажимается левая кнопка мыши, и не отпуская ее, ячейка перетаскивается на новое место. Этот способ очень удобен, быстр, и похож на способ Drag & Drop, используемый в ОСWindows 9x.

В программе Microsoft Excel доступен также и буфер обмена. В любой момент времени данные ячеек могут быть скопированы, вырезаны или вставлены на новое место посредством стандартных операций работы с буфером обмена.

Возникает и необходимость разместить текст по центру сразу нескольких ячеек, например, при добавлении заголовка таблицы. Пытаться в ручную подобрать центральное положение представляется не самым лучшим решением, хотя и оно возможно. На практике применяется следующий прием: текст пишется в любой ячейке заголовка, далее выделяются все ячейки, которые должны войти в область, и нажимается кнопка «Центрировать по столбцам» на панели инструментов Форматирование (Formatting). (изображение кнопки похоже на букву «а» и двунаправленную стрелку), можно также воспользоваться контекстным меню выделенных ячеек, и в нем выбрать требуемую опцию. Результат операции центрирования по столбцам показан на рис. 9.

Задание цветов заливки и данных в ячейке

Вырисовка рамок вокруг ячеек

Кнопка центрирования по столбцам

Рис. 9. «Центрирование ячеек по столбцам»

Дополнительные возможности форматирования данных связаны с обширными возможностями оформления. К их числу относится задание цвета ячеек, цвета текста в ячейках, вырисовка рамок вокруг ячеек и т.д. Все эти операции доступны с помощью панели инструментов Форматирование (Formatting). Следует отметить, что для того, чтобы задать цвета ячеек, или нарисовать рамки, предварительно требуемые ячейки требуется выделить.

К числу операций форматирования рабочего листа можно отнести: задание параметров страницы рабочего листа, прорисовка/непрорисовка при печати границ ячеек и другое. Эти общие параметры задаются при выборе пунктов меню Формат->Параметры (Format->Settings) и в диалоговом окне настройки параметров страницы Файл->Параметры страницы (File->Page setup).

Форматирование всей рабочей книги представляет собой определенные способы организации рабочих листов в книге, и в данной лабораторной работе не рассматривается.