Выделение ячеек

Для изменения свойств или характеристик ячеек для начала их надо выделить. Например, текст во всех ячейках столбца А необходимо подчеркнуть и изменить его цвет на красный. Для этого, все ячейки столбца А предварительно необходимо выделить.

Для выделения одной ячейки достаточно щелкнуть на ней левой кнопкой мыши. В результате, требуемая ячейка будет обведена жирной рамкой. Если выделяется одна ячейка, то она становится автоматически текущей ячейкой, и в нее можно вносить любые данные.

Д

Рис. 2. «Выделение группы смежных ячеек»

ля выделения группы смежных ячеек применяется следующий прием: производится щелчок мышкой в левом верхнем углу области выделения и, не отпуская кнопку мышки, обрисовывается требуемая область; в правой и нижней ячейке области курсор мыши отпускается. При выделении группы смежных ячеек можно использовать клавиатуру: для этого сначала выделяется левая верхняя ячейка, нажимается клавиша<Shift>, и не отпуская этой клавиши, производится щелчок в нижней правой ячейке требуемой области. Например, если надо выделить ячейки с В3 поD10– сначала щелкается мышкой на ячейке В3, затем нажимается клавиша<Shift>, а затем (при нажатой клавише<Shift>) производится щелчок мышкой на ячейкеD10, после чего клавиша<Shift> отпускается. (рис. 2).

Для выделения нескольких несмежных ячеек (например, ячеек А1, В2, С3, D4) следует выделить первую из них, нажать клавишу <Ctrl> и, не отпуская ее, последовательно выделить все последующие ячейки. (рис. 3).

Рис. 3. “Выделение группы несмежных ячеек”

Можно выделить также целый столбец или строку, а также несколько столбцов или несколько строк. Для выделения столбца или строки достаточно нажать на его названии левой кнопкой мыши. Если необходимо выделить сразу несколько строк или столбцов, с ними нужно произвести операции, аналогичные выделению ячеек. Например, если мы хотим выделить строки с 3 по 10, столбцы В, D и Е, следует поступить так: нажать мышкой на третьей строке, нажать клавишу <Shift>, не отпуская ее, нажать мышкой на десятой строке, отпустить клавишу <Shift>, нажать клавишу <Ctrl>, и не отпуская этой клавиши, нажать последовательно на столбцах B, D и E. Результат проведенной операции показан на рисунке 4.

- места, где необходимо щелкнуть мышкой для выделения строк и (или) столбцов

Используется для выделения всего

рабочего листа

Рис. 4. «Выделение строк и столбцов»

Для выделения всех ячеек на рабочем листе используется кнопка, находящаяся на пересечении имен строк и имен столбцов (см. рис. 4).

Заполнение ячеек

Каждая ячейка может содержать любые данные. Программа Microsoft Excel распознает тип данных, заносимых в ячейку и производит автоматическое форматирование этой ячейки.

В ячейку можно занести:

1. Произвольный текст. Просто выделите требуемую ячейку, и наберите на клавиатуре текст. После этого, нажмите клавишу<Enter> или щелкните мышкой на другой произвольной ячейке. Текст будет помещен в ячейку. Можно заметить, что вводимый текст автоматически повторяется в строке формул. Тем самым, вводимые данные можно набирать как непосредственно в самой ячейке, так и поместив курсор мыши на строку формул, и набрав текст там. В последствии, при выделении ячейки, содержащей текст, ее содержимое будет дублироваться и в строке формул. Это оказывается удобным, когда текст не умещается в одной ячейке, и непонятно, к какой конкретно ячейке относится тот или иной текст (см. рис. 5, ячейка А2).

2. Числа. При вводе в ячейку числовых данных,Excel определяет, что это число, и после нажатия клавиши<Enter> форматирует содержимое этой ячейки, выравнивая введенное число по правой границе (см. рис. 5, ячейка B4). Для ввода вещественных чисел используется символ‘запятая’ (‘,’) для ввода разделителя целой и дробной части (см. рис. 5, ячейкаB6).

Рис. 5. «Автоматически распознаваемые форматы данных»

3. Дополнительные форматы данных. Текст и числаExcel распознает автоматически. Остальные форматы должны указываться пользователем явно. Для того, чтобы задать в определенной ячейке, или группе ячеек, специфичный формат представления данных, сначала ячейки необходимо выделить. После этого, выбирается контекстное меню выбранных ячеек, или с помощью пункта меню Формат->Ячейки (Format->Cells) вызвать диалоговое окно настройки формата ячеек. В этом диалоговом окне производятся все операции, которые можно отнести к форматированию ячеек. Так, первая вкладка – Число (Number) – предлагает выбрать формат представления данных в ячейках (рис. 6).

Рис. 6. «Настройка форматов ячеек»

На этой вкладке можно выбрать следующие форматы:

• общий (common) – используется для ввода неформатированных данных в ячейку(и);

• числовой (numeric) – используется для указания, что в ячейке(ах) содержится числовая информация. Дополнительно можно задать количество знаков после десятичной запятой;

• денежный и финансовый (monetary, financial) – используется для представления денежных форматов, с добавлением символа обозначения валюты и фиксированного числа знаков дробной части;

• дата и время (date, time) – используется для задания в выделенных ячейках информации в виде даты или времени. В диалоговом окне можно выбрать различные виды представления даты и времени;

• процентный (percent) – в этом формате значение ячеек умножается на 100 и добавляется символ процента;

• другие специфичные форматы используются для отображения дробных, экспоненциальных чисел

Диалоговое окно содержит также вкладку Выравнивание (Alignment) на которой можно задать различные способы выравнивания данных в ячейке; вкладку Шрифт (Font), на которой можно задать любые параметры шрифта, используемого для отображения информации в ячейке; вкладку Граница (Border), на которой можно определить и задать различные типы и расположение оформления границ ячейки и группы ячеек; вкладку Вид (View), на которой можно задать цвет заливки ячейки(-ек) и установить фоновый узор.

На рисунке 7 показано заполнение ячеек в соответствии со следующими форматами: в ячейкеA2 – текст; вA4 – целое число; в A5 – вещественное число; в A6 – денежный формат; в C4 – дата; в C5 – время; в C6 – процентный формат.

Рис. 7. «Различные форматы ячеек»