2.13 Отчеты и обработки

Отчеты используются для получения бухгалтерских итогов, а также другой сводной или детальной информации. Конкретный отчет выбирается из пункта меню: операции отчеты.

Отчеты делятся на следующие виды:

1. Стандартные – входят в состав типовой конфигураций, используется для анализа итогов, а также другой итоговой информации на уровне счетов, субсчетов, объектов и аналитики.

2. Специализированные – они создаются для получения специфической выборки информации на особый вид печатной формы.

3. Регламентированные – это отчеты, предназначенные для передачи в контролирующие инстанции – формы отчетности.

Также отчеты делятся на внутренние и регламентированные (финансовая отчётность).

К внутренним отчётам относятся:

1. Шахматка;

2. Анализ счета;

3. Оборотно – сальдовая ведомость.

Они позволяют анализировать правильность оформления хозяйственных операций за любой период времени с детализации до одного дня.

Внутренние отчеты формируются за текущий период бухгалтерских итогов. Чтобы изменить бухгалтерские итоги войдите в пункт меню:

сервис параметры бухгалтерские итоги.

Итоговая информация может формировать за любой период времени, но не позднее последнего дня рассчитанного периода.

Если рассчитаны итоги за первый квартал, то отчеты могут формироваться за любой интервал времени до 31 марта включительно.

Просмотр или изменение периода, за который выполнен расчет, выполняется в меню: операции управление бухгалтерскими итогами.

Для открытия внутреннего отчета, нужно войти в пункт «Меню»: Отчеты, выбрав нужный вид отчета.

В окне диалога следует ввести параметры отчета, а затем нажать кнопку сформировать.

Если в бланке внутреннего отчета указатель мыши принял форму лупы с крестиком, то эту позицию можно детализировать – дважды щелкнув мышью. Откроется расшифровка, показывающая из каких проводок эта сумма состоит. Если в полученной расшифровке сделать двойной щелчок на любом поле интересующей записи, то откроется окно с проводками соответствующей записи, операции или соответствующего документа.

Проводки, входящие в состав «Операции», если в них обнаружена ошибка, то их можно отредактировать вручную, а проводки связанные с документом нельзя.

К регламентированным отчетам относят:

1. бухгалтерский баланс;

2. отчет о прибылях и убытках;

3. отчет в социальные фонды и т.д.

Перед их формированием можно проанализировать правильность ведения учета в программе с помощью отчета: «Анализ состояния бухгалтерского учета».

Он предназначен для выявления технических ошибок по разделам:

1. анализ рабочего плана счетов;

2. анализ баланса счетов;

3. бухгалтерские итоги;

4. бухгалтерские проводки.

Для начала диагностики нажмите кнопку «Выполнить анализ».

Открытие регламентированных отчетов производится в пункте меню: отчеты регламентированные. Выбрав нужный отчет, нажмите кнопку «Открыть». Чтобы заполнить отчет данными хранящимися в информационной базе за отчетный период нажмите кнопку «Заполнить».

После выбора в пункте меню команды: «Регламентированные отчеты» раскрывается окно со списком групп отчетов, которые группируются по кварталам. Каждая группа сопровождается инструкцией по составлению отчетности.

Для того чтобы начать работу с отчетом надо: выделить его в списке и нажать кнопку «Открыть».

В верхней части окна отчета находятся управляющие кнопки:

1. Заполнить – форма автоматически заполняется на основе данных информационной базы.

2. Сохранить – введенные данные сохраняются.

3. Очистить – все введённые данные удаляются.

4. Восстановить – ячейки заполняются сохраненными ранее данными.

5. Печать – отчет выводится на печать.

6. Раскрыть – даются пояснения по автоматически заполненным ячейкам.

В желтые ячейки формы, данные можно ввести вручную, в зеленые ячейки содержат вычисляемые значения и не могут редактироваться.

27