10. Сопоставление полей

При вставке поля блока адресов или строки приветствия в документ вам будет предложено выбрать формат. Например, на рисунке изображено диалоговое окно Строка приветствия, открываемое при щелчке Строка приветствия в области задач. Вы используете списки в группе Формат строки приветствия, чтобы сделать выбор. Если Word не может соотнести каждое приветствие или элемент адреса со столбцом из файла данных, то адреса и строки приветствия будут объединены не правильно. Чтобы избежать этих проблем, щелкните Подбор полей. Откроется диалоговое окно Подбор полей.

11. Элементы адреса и приветствия показаны слева. Заголовки столбцов из файла данных приведены справа.

В Word проводится поиск столбца, соответствующего каждому элементу. На рисунке показано, что столбец файла данных Фамилия был автоматически сопоставлен с Фамилией. Но Word не может сопоставить другие элементы. Из этого файла данных, например, не были совмещены Имя и Адрес 1.

Используя списки справа, вы можете выбрать столбец из файла данных, совпадающий с элементом слева. На рисунке столбец Имя совпадает с Именем, а столбец Адрес совпадает с Адрес 1.

12. Для предварительного просмотра, выполните один из следующих пунктов:

• Пролистайте каждый объединенный документ с помощью кнопок «Следующая» и «Предыдущая» в области задач.

• Сделайте предварительный просмотр конкретного документа, щелкнув Найти получателя.

• Щелкните Исключить получателя, если вы решили не включать рассматриваемую запись.

• Щелкните Изменить список, чтобы открыть диалоговое окно Получатели слияния, где вы можете отфильтровать список, если видите записи, которые вы не хотите включать.

• При необходимости внести другие изменения щелкните Предыдущая внизу области задач, чтобы вернуться назад на шаг или два.

16) Вычисления в таблицах Microsoft Word

 Если вам потребовались вычисления в текстовом редакторе, то используйте таблицу и знания о нумерации ячеек.

   

А1 В1 С1 А2 В2 С2

Столбцы нумеруются латинскими буквами. Строки нумеруются цифрами. Номер ячейки  А1,А2, …, С2.

  При вводе формулы

Установите курсор в нужную ячейку.

В меню выбрать Таблица / Формула.

Написать формулу или Вставить нужную функцию.

 

Основные функции

=SUM(  ) – находит сумму величин в списке

=MAX(  ) – находит наибольшее значение в списке

=MIN(  ) – находит наименьшее значение в списке

=AVERАGE(  ) – находит среднее значение в списке

 

Виды диапазонов

LEFT – слева от данного поля

RIGHT – справа от данного поля

ABOVE – над данным полем

А1 : С2 – блок : ячейки от А1 до С2

А1 ; С2 – две ячейки: А1 и С2

 

Режим просмотра формул в таблице

Ctrl+A – выделить весь документ

Shift +F9 – для просмотра формул (повторное нажатие позволяет просмотреть результат)

 

17) Работа с шаблонами в Microsoft Word

1. Откройте документ, созданный на первом занятии. Удалите из него весь текст, таблицу Excel и рисунок кактуса. На странице останется только надпись Геркулес и горизонтальная линия.

2. Выберите команду Файл > Сохранить как. Откроется окно диалога Сохранение документа

3. В раскрывающемся списке Тип файла выберите пункт Шаблон документа.

4. В левой панели окна сохранения файла щелкните на кнопке Мои документы .

5. В панели инструментов щелкните на кнопке Создать папку.

6. В открывшемся окне диалога введите текст Шаблоны.

7. Щелкните на кнопке ОК.

8. В поле Имя файла введите Here.

9. Щелкните на кнопке Сохранить.

10. Выберите команду Файл > Закрыть, чтобы закрыть окно шаблона. Теперь у вас есть шаблон с заголовком Геркулес, сохраненный в специальной папке.

11. Чтобы указать программе Word, где следует искать шаблоны пользователя, выберите команду Сервис > Параметры.

12. Щелкните в открывшемся окне диалога на вкладке Расположение. На этой вкладке, показанной на рис. 5.2, хранится информация об именах, некоторых специальных папок, в том числе и имя папки шаблонов польаователя.

13. Щелкните на строчке Шаблоны пользователя.

14. Затем щелкните на кнопке Изменить. Откроется окно диалога, которое очень похоже на окно сохранения файлов, но предназначено для выбора папки.

15. Щелкните в левой панели этого окна на кнопке Мои документы, затем в основной области окна диалога дважды щелкните на недавно созданной папке Шаблоны.

16. Щелкните на кнопке ОК. Вы вернетесь на вкладку Расположение, но теперь в строке Шаблоны пользователя указана правильная папка.

17. Снова щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно параметров.

18. Теперь попробуйте создать на базе построенного шаблона новый документ. Выберите команду Файл > Создать. В правой стороне экрана появляется окно Создание документа области задач. В разделе Создание с помощью шаблона перечислены недавно используемые шаблоны и ряд стандартных шаблонов. Щелкните на значке Общие шаблоны. Значок шаблона Here появился в окне диалога Шаблоны, как показано на рис. 5.3. Сюда кроме стандартных шаблонов выводятся значки всех файлов с расширением .dot, записанных в папку с шаблонами пользователя.

19. С помощью переключателя Создать выберите тип создаваемого файла. Положение Документ соответствует созданию обычного текстового документа, а Шаблон позволяет создать новый шаблон.

20. Дважды щелкните на значке Here. Откроется новый документ, в котором сразу появится большая надпись Геркулес, как показано на рис. 5.4. Теперь, пользуясь новым шаблоном, вы можете быстро добавлять такие надписи в начало каждого документа гипотетической компании Геркулес, и все они будут точными копиями заголовка, хранящегося в шаблоне.