16 Организационные структуры предприятий

Структура – внутреннее строение, морфология, архитектоника, наличие частей и связей между ними. Это объединение функциональных частей и уровней управления ими.

Для более эффективной деятельности предприятия его оргструктура должна иметь минимальное, но оптимальное для данного вида предприятия количество частей (подразделений).

Понятие об организационной структуре синонимично системе, так как части структуры – есть подсистемы, находящиеся во взаимосвязи.

Структуру определяет стратегия.

Ключевые понятия организационной структуры: объекты, связи, полномочия, уровни.

Основные типы оргструктур:

- линейная (пирамидальная, бюрократическая),

- функциональная (построена по принципу распределения функций),

- адаптивная (гибкая, способная к быстрым изменениям).

Различают также оргструктуры:

- плоские (линейные):

Допускает наличие вспомогательного управленческого персонала, не дающего указания, а лишь выполняющего отдельные функции руководителя.

- многоуровневые (функциональные):

Здесь руководители в дела друг друга не вмешиваются, каждый из них замыкает на себе только часть функций, может даже отсутствовать между руководителями обратная связь.

- линейно-функциональная оргструктура:

Преимущества: единство и четкость распоряжений, повышенная ответственность руководителя за результаты деятельности всего подразделения, оперативность в принятии решений, получение исполнителями согласованных между собой распоряжений

Недостатки: высокие требования к руководителю, перегрузка информацией, множественность контактов с подчиненными.

- линейно-штабная оргструктура:

Преимущества: привлечение компетентных специалистов, оперативность решений, быстрый рост профессионализма руководителей

Недостатки: нарушение принципа единоначалия, обезличивание ответственности, трудность координации деятельности подразделений

- дивизиональная  (отделенческая) оргструктура, ориентирована на конечный результат (продукция, потребитель, рынок), работает в условия сочетаемости централизации и децентрализации подразделений:

Преимущества: быстрое обеспечение оперативности и качества обслуживания клиентов или рынков; привлечение специалистов; создание сплоченного коллектива; оперативность в решении нестандартных ситуаций; повышение персональной ответственности

Недостатки: большой риск спада объема обслуживания; трудность координации деятельности всех подразделений

- проектная оргструктура:

- матричная оргструктура, создается путем слияния линейной и программно-целевой оргструктур:

Преимущества: активизация деятельности работников путем формирования программных подразделений; четкое распределений функций между руководителями; вовлечение руководителей всех уровней  творческую деятельность; снижение нагрузки на руководителей высшего звена

Недостатки: такие группы не являются устойчивыми образованиями — работники постоянно перемещаются из группы в группу; характерен повышенный уровень конфликтности.

Законы организации

1. закон синергии (от греч. сотрудничество, содружество) – возможности организации как единого целого превышают возможностей отдельно взятых ее частей

2. закон дополнения внутриорганизационных процессов и функций противоположно направленными (разделения – объединением, специализации – универсализацией, дифференциации  интеграцией, и наоборот)

3. закон сохранения пропорциональности при любых возможных изменениях (например, при  раздутых штатах работники слоняются без дела и мешают друг другу, в тоже время при нехватке персонала организация бывает не в состоянии выполнять даже текущую работу)

4. закон композиции – функционирование всех без исключения частей организации в той или иной степени подчиняется общей цели, индивидуальные же задачи уточняются и детализируются

5. закон самосохранения – любая организация, равно как и отдельная ее часть, стремиться сохранить себя как целое, это требует соблюдения ряда условий: недопущение серьезных потрясений, экономия ресурсов, расширение сферы деятельности

6. закон информированности -  в организации не может быть больше порядка, чем у ее членов имеется информация о реальном положении вещей, позволяющей им принимать осмысленные решения

7. закон необходимого разнообразия – устойчивость функционирования организации требует, чтобы она выполняла некий минимальный  набор разных видов деятельности и располагала специалистами разного направления и уровня подготовки

8. закон онтогенеза (индивидуальное развитие от рождения до смерти) – жизнь любой организации состоит из трех основных фаз, последовательно сменяющих друг друга – становление, разв итие, угасание

17 комуникотивный процесс

Согласно теории менеджмента руководитель от 50-до 90% своего времени тратит на коммуникации. В основе коммуникации лежит процесс обмена информацией, его называют связующий процесс. От успешного управления коммуникациями в организации зависит эффективность ее жизнедеятельности, высокий уровень информированности служащих.

Один из первых теоретиков менеджмента Ч. Барнард отмечал, что в любой достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное место, потому что структура, размеры и масштабы деятельности организация почти полностью определяются средствами коммуникации. Д.Кац и Р.Кан писали, что коммуникация составляет саму суть социальной системы — организации.

Существует аксиома – эффективен тот менеджер, кто эффективен в коммуникациях. Вместе с тем, большинство теоретиков и практиков менеджмента считают процесс коммуникации одним из самых сложных, представляющих собой сложную управленческую проблему.

Коммуникация (от лат. делаю общим, связываю, общаюсь) – это путь, сообщение, связь одного места с другим; общение, передача информации от человека к человеку – специфическая форма взаимодействия людей в процессах их познавательно-трудовой деятельности, осуществляющаяся главным образом при помощи языка (реже при помощи др. знаковых систем).

Коммуникация придает предсказуемость и устойчивость организационной структуре, чем способствует выполнению административных задач.

Коммуникация между руководителем и подчиненными существенно отличается от коммуникации между людьми с равным статусом в организации.

Итак, коммуникация является жизненной важной системой организации. Если устранить коммуникационные связи, она прекратит свое существование.

С позиции теории открытых систем коммуникация спроектирована для сбора, систематизации, анализа информации о внешней среде, для переработки и отправки сообщений обратно в среду.

2. Коммуникация есть процесс, посредством которого некая идея передается от источника к получателю с целью изменить поведение получателя. Этим поведением могут быть знания, социальные установки, др. Когда руководитель отдает распоряжение, то он ждет, что распоряжение будет выполнено (хотя оно может быть и выполнено и не выполнено).

Выделяют следующие компоненты модели коммуникации (модель ИСКП): - источник (отправитель) – сообщение – канал — получатель.

Источник – это создатель сообщения, отправитель.

Сообщение – собственно информация, стимул, который источник передает получателю с помощью символов (кодирование и декодирование).

Канал – это средство (массовой информации, непосредственного общения), с помощью которого сообщение передается от источника к получателю, путь физической передачи сообщения.

Получатель – наиболее важный элемент коммуникационного процесса – лицо, которому информация предназначена.

Реакция получателя на сообщение – обратная связь – делает коммуникацию динамическим двусторонним процессом. Чем отчетливее в коммуникационном процессе обратная связь, тем он эффективней.

Этапы коммуникативного процесса: зарождение идеи — кодирование и выбор канала – передача – декодирование.

В теории менеджмента имеется понятие об эффекте (результате) коммуникации. Ему отводится особая часть исследований, из него складывается понимание эффективной коммуникации.

Существует три основных типа эффекта коммуникации, функционирующих последовательно:

- изменения в знаниях получателя;

- изменения установок получателя (представлений об объекте его действий);

- изменения явного поведения получателя сообщения.

Степень сходства пары «источник-получатель» называется гомофилией (более эффективна); различия – гетерофилией (менее эффективна).

Помехи и искажения в коммуникации обозначены как ее шум (избыточная информация, слишком громкий разговор, т.п.).

В процессе коммуникации образуются коммуникационные сети:

- сеть полной системы (тысячи индивидов);

- коммуникационная группа (от пяти до двадцати членов, иногда больше);

- личностная сеть (для одного индивида с другими индивидами; бывает радиальной и взаимосвязанной – индивид взаимодействует  с другими лицами, не контактирующими между собой и та, в которой все индивиды взаимодействую и между собой контактируют).

Взаимосвязанные сети обладают малой информативной силой, но они более распространены, так как позволяют широко от группы к группе распространяться информации (через «связных» и «мостики»).  В слабой связи сила этих сетей.

Коммуникационный процесс обеспечивается информационными потоками (информационными процессами). Определяющее значение информационные процессы имеют для принятия решений.

Виды информационных процессов:

- целеполагание (выбор и информирование целей);

- планирование (предназначение для разработки планов);

- регулирование (обеспечивает нормальное протекание управляемого процесса по заданной программе или плану).

Документированная информация:

- сетевые или иные модели и карточки определения работ;

- оперативно-календарные планы (квартальные и месячные);

- ведомости материально-технического снабжения;

- оперативная информация о состоянии комплекта работ;

- результаты состояния комплекса работ;

- информация для оперативных совещаний;

- карточки – задания на выполнение оперативных решений;

- данные контроля за реализацией оперативных решений;

- недельно-суточный график производства;

- сводный недельно-суточный график обеспечения работ материалами, конструкциями, полуфабрикатами, средствами механизации, автотранспортом, рабочими кадрами;

- недельно-суточный график обеспечения средствами механизации и автомобилями для вунтриплощадных перевозок;

- недельно-суточный график работы механизмов и оборудования;

- недельно-суточный график автотранспортных перевозок.

Управленческая информация должна обладать следующими свойствами:

- полнотой и качеством;

- ценностью и полезностью;

- достоверностью и точностью;

- актуальностью, зависящей от ее возраста;

- плотностью;

- оперативностью и доступностью;

- частотой использования определенных видов информации.