8 Вопрос. Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация документов заключается в установлении единооб­разия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандарти­зация документов — это форма юридического закрепления прове­денной унификации и уровня ее обязательности. Установлены сле­дующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количе­ства применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения ин­формационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффектив­ного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает:

• разработку унифицированной системы документоведёния (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рам­ках республиканских и отраслевых УСД;

• ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-эконо­мической документации (ОКТЭ И) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

• разработку отраслевых классификаторов технико-экономи­ческой информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих ра­бот и контроль осуществляет головная организация по координа­ции внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отрасле­вом уровне эту работу проводит головная организация по внедре­нию и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

9 Вопрос. Виды документов и их классификация Вопросы.

По каким признакам классифицируются документы?

Раскройте признак - способ фиксации?

Раскройте признак - способ по содержанию?

Раскройте признак - способ по наименованию?

Раскройте признак - способ по видам?

Раскройте признак – способ по степени сложности?

Раскройте признак – способ по месту составления?

Раскройте признак – способ по срокам исполнения?

Раскройте признак – способ по происхождению?

Раскройте признак – способ по степени гласности?

Раскройте признак – способ по юридической силе?

Раскройте признак – способ по назначению?

Раскройте признак – по способу хранения?

Раскройте признак – по роду деятельности?

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по ус­тановленным формам) соответствующей информации, т. е. в создании документов.

Документы необходимы для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться не­обходимой управленческой информацией для самых разных целей. Чем же определяется необходимая со­вокупность или комплекс документов для эффектив­ного управления, от каких факторов он зависит?

Комплекс документов определяется:

• кругом вопросов, решаемых предприятием в про­цессе своей деятельности;

порядком разрешения вопросов (на основе коллеги­альности или единоначалия):

• объемом и характером внешних связей.

В случае, когда объем необходимых документов для управления предприятием оказывается значительным, возникает вопрос об ускорении их прохождения между исполнителями — оперативности документооборота. Для этого, прежде всего, производится упорядочение самих документов по различным признакам, или клас­сификация.

Классификация документов — это деление доку­ментов на классы по наиболее общим признакам сход­ства и различия (Приложение 9).

Целью классификации является повышение опера­тивности работы аппарата управления и ответственно­сти исполнителей.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела — это пер­вичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.

Дело — это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, соответствующим образом оформленную. Нельзя под­шить в одно дело документы с различным по характе­ру содержанием, например письма об исполнении за­дания по строительству объектов и приказы о повыше­нии квалификации сотрудников. Первичная классифи­кация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет ис­полнение и контроль.

Документы классифицируются по таким призна­кам, как способ фиксации, содержание (виды деятель­ности), способ изготовления, степень сложности, мес­то составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические.

Письменные (или рукописно печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или ма­шинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом.

К графическим документам относятся чертежи, гра­фики, карты, рисунки, схемы, планы.

Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотопленка), они позволяют запечатлеть объек­ты и явления, которые другими средствами зафикси­ровать трудно или невозможно.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, ши­роко используются в работе секретаря при составлении пиктограмм, а также протоколировании собраний, со­вещаний, заседаний и т. п.

По содержанию документы подразделяются на орга­низационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т. д.

По наименованию различают следующие разно­видности документов: приказы, уставы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, отче­ты, акты, планы, письма, заявления и т. п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вы­шестоящими органами для подведомственных органи­заций с однородными функциями и носят обязатель­ный характер. Примерные документы также разраба­тываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят примерный, рекомендатель­ный характер, а индивидуальные документы разраба­тываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографским способом, причем постоянная часть тек­ста документа отпечатана на полиграфических маши­нах, а для переменной информации оставляют свобод­ные места.

По степени сложности различают простые доку­менты, содержащие один вопрос, и сложные, содер­жащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легко обрабатывать, контроли­ровать исполнение, осуществлять поиск, хранить.

По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопро­сов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние — водящая и исходящая корреспонденция учрежде­ния.

По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные. Показателем этого признака яв­ляется срок исполнения документа, который устанав­ливается законом и соответствующими правовыми ак­тами, а также телеграммы, телефонограммы, докумен­ты с пометками «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую— касающиеся конкретных лиц, т. е. — именные (за­явления, письма, жалобы и т. п.).

По степени гласности выделяют обычные, сек­ретные документы и для служебного пользования (ДСП). На секретных документах и ДСП проставляет­ся гриф ограничения доступа к документу. Гриф озна­чает, что с данным документом может быть ознаком­лен строго определенный круг лиц.

По юридической силе различают подлинные и под­ложные документы. Подлинными считаются докумен­ты, выданные в установленном законом порядке с со­блюдением всех правил; подложными — документы, оформление или содержание которых не соответству­ет истине. Подлинные документы подразделяются в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо при­чинам, например по истечению срока действия.

По назначению (стадиям создания) документы под­разделяют на подлинники (оригиналы) и копии.

Подлинник — первоначальный документ, содержа­щий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа пред­шествует стадия черновика документа в предваритель­ной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, имеют равную силу.

Копия — точное воспроизведение реквизитов под­линника, в правом углу верхнего поля которого про­ставляется слово «копия», соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности ко­пий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск — это полная копия исходящего документа, оставшаяся у от­правителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется.

Выписка из документа — копия части документа, а дубликат — второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют равную юридическую силу.

Кроме этих признаков в работе с документами при­меняют для классификации документов и такие, как срок хранения, род деятельности и т. д.

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.

По роду деятельности документы классифицируют на системы документации: плановая, стандартов и технических условий, организационно-распорядитель­ная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, техноло­гическая, по изобретениям и открытиям, по социаль­ному обеспечению и т. д.

Многообразие управленческой деятельности, един­ство и взаимосвязь, свойственные управлению, фор­мы и назначение управленческих документов опреде­ляются правовыми нормами.

В настоящее время любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:

• быть составленным по установленной форме, со­ответствовать стандартам;

• издаваться соответствующим компетентным ор­ганом или должностным лицом, а равно и лица­ми, которым такое право предоставляется зако­ном или соответствующим директивным указа­нием;

• издаваться во исполнение норм права и не проти­воречить им.

Соответствие этим требованиям при создании до­кументов приводит к необходимости следования прин­ципам стандартизации и унификации.

Как вытекает из вышеизложенного, существуют различные виды классификации, одной из которых является классификация по содержанию или по видам деятельности. В данной классификации документы принято разделять на четыре большие группы:

1. Организационно-распорядительные,

2. Информационно-справочные.

3. Финансовая документация.

4. По снабжению и сбыту.