3.2. Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, распо­ложенных согласно ГОСТ Р 6.30-2003.

Устанавливаются два основных формата бланков документов -

А4 и А5 Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, ниж­нее и верхнее - 20 мм, правое - 10 мм.

Документы, составляемые от имени двух или более организа­ций, оформляются без бланков.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Изображение Государственного герба Российской Феде­рации помещается на верхнем поле документа (письмо, постанов­ление, распоряжение, протокол и др.).

3.3.2. Наименование организации указывается в полном соот­ветствии с положением о ней (или уставом).

3.3.3. Справочные данные об организации включают почтовый, электронный адрес, номера телефонов и другие сведения. Указы­ваются на бланках служебного письма, справок.

3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмот­ренным УСОРД.

3.3.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утвержде­ния, для протокола - дата заседания (принятия решения), для ак­та - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым спо­собом. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 05.01.2004. Допускается оформление даты в такой по­следовательности: год, месяц, день месяца. При подготовке норма­тивных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например: 8 апреля 2004 г.

3.3.6. Подпись документа

Документы, направляемые в вышестоящие организации, под­писываются руководителем, а в его отсутствие - исполняющим обязанности руководителя. Документы, направляемые сторонним Организациям, подписываются руководителем или его заместите­лем. В состав подписи входят: наименование должности подписы­вающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Например: Начальник управления Подпись Г.В. Петров.

Документы коллегиальных органов подписываются председа­тельствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности вошедших в нее лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лица- ми их подписи располагают одну под другой в последовательно­сти соответствующей занимаемой должности. При подписании .документа несколькими лицами равных должностей их подписи ; располагаются на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подпи­сывающего документ, и его фамилию. Не допускается подписы­вать документы с предлогом «за» или с проставлением косой чер­ты перед наименованием должности.

3.3.7. Согласование документа

При необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству проводится согла­сование документа. Согласование может проводиться как внутри организации, так и вне ее.

Гриф согласования документа оформляется ниже подписи должностного лица, подписавшего документ, и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», указания должности лица, с которым согласо­вывается документ (включая наименование организаций), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты со­гласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Глава территориальной администрации

_________________________ района

наименование района

Личная подпись А.С. Сидоров

Дата

При внешнем согласовании подпись заверяется печатью.

Если согласование осуществляется письмом, протоколами и др., гриф согласования необходимо оформить следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Сибирской академии

государственной службы

от 10.02.2004 №305/10

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ученого совета

Сибирской академии государственной

Службы

от 15.03.2004 №12

3.3.8. Согласование проектов документов

Оформляется, путем визирования должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку под­писи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего. Например:

Начальник контрольно-правового управления

Личная подпись В.А.Петров

20.01.2004

При наличии замечаний к документу визу необходимо оформить следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись А.П.Аксенов

12.02.2004

или Замечания прилагаются

Начальник финансового управления

Личная подпись Г.В.Иванов

20.02.2004

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений кол­легиальных органов визируются на первом экземпляре на оборот­ной стороне последнего листа документа.

3.3.9. Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями.

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

_________________ района

наименование

Личная подпись И.И. Завьялов

01.12.2004

или

УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН

Постановлением главы

администрации _______ района

наименование

от 20 01.2004 №45

3.3.10. Адресование документа

Документы адресуются в организации, их структурные Подраз­деления или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например: