8. Інформаційні ресурси Інтернету при роботі у готельному бізнесі

У структурі інформаційних технологій українських готелів важливе місце посідає комплексна автоматизація процесів бронювання, розрахунків із гостями, агентами, туроператорами та управління господарською діяльністю в цілому. На ринку вже функціонують кілька автоматизованих систем управління переважно зарубіжного виробництва, але вони не досить адаптовані до умов українського ринку, відносно дорого коштують, обмежують можливості оперативної технічної підтримки. За таких умов окремі готелі вимушені обирати шлях розробки власних замовлених АСУ. Незважаючи на те, що цей напрямок дозволяє розв’язувати поточні проблеми готелів, але у перспективі це неефективно, оскільки розвивати і нормально підтримувати замовлені системи виявляється економічно невигідним.

Необхідність проведення автоматизації на підставі стандартних продуктів обумовлюється такими причинами:

Стандартна система накопичує в собі позитивний досвід експлуатації десятків і сотен готелів. Її впровадження може вимагати деяких змін у технології роботи підприємства, але це дасть дійовий ефект у майбутньому.

Стандартна система обов’язково підтримується фірмою-виробником. Персонал готелю не опиниться в ситуації, коли звільняється головний програміст і залишаються нерозв’язаними поточні проблеми. Готель працює не з конкретними особами, а з фірмою, на підтримку якої можна розраховувати у будь-який момент.

Стандартна система розвивається разом з потребами ринку та інформаційних технологій. Готель має можливість у разі необхідності удосконалити власну АСУ, перейти на використання більш нової версії програмного забезпечення.

Готелі практично не спроможні своїми силами розв’язувати блок питань автоматизації процесів бронювання та передавання інформації.

Система "Амадеус” (Amadeus)

Менеджерські технології для підприємств, працюючих на туристичному ринку, може надати система "Амадеус” (Amadeus). Її центральна система розташована у Мюнхені та зв´язана з користувачами по усьому світу завдяки власної надійної, високошвидкої комунікаційної мережі. Вона дозволяє пропонувати турагенствам повний комплект програм і можливість бронювання готельних місць, що забезпечує підприємствам бути більш гнучкими, продуктивними на сучасному ринку послуг.

Дедалі більше туристичних фірм, авіакомпаній, готелів різних держав світу звертаються до послуг Amadeus, яка має високу репутацію за свою стабільну і тривалу роботу, високий рівень надійності. У якому б куточку світу не був користувач, йому відкритий доступ протягом 24 годин на добу, 365 днів на рік. Основними перевагами центральної системи є: економія часу завдяки можливості отримання усієї туристичної, клієнтської та агентської інформації; актуальна нова інформація надходить кожну годину у режимі реального часу; зростаюча продуктивність дозволяє робити інформацію доступною; економія витрат за рахунок максимальної ефективності в результаті стабільної роботи і негайних підтверджень; налагоджений контроль інтегрованої гнучкої системи задовольняє усі потреби агентства у процесі роботи; підвищення доходів завдяки широкого діапазону можливостей, які забезпечують задоволення усього спектру замовлень клієнта.

Користь співробітництва з цією системою обумовлюється також такими складовими позитивного характеру рисами: актуальна технологія дає повну і точну довідку, допомагає у програмах, представлених Amadeus щодо туроператорів, сервісу, напрямків подорожей, аеропортів, інформації про візи і медичні вимоги, спортивні новини, горнолижні події; можливість економії часу з допомогою логічного підходу, що забезпечує задоволення вимог кожного конкретного клієнта; негайне гарантоване підтвердження при бронюванні готелів, автомобілів; можливість навчання як для нових туроператорів, так і для користувачів.

Система Amadeus складається з програмних продуктів, призначених для авіа, авто, готелю, сервісу.

Amadeus Готелю дає можливість ознайомитися з представленою інформацією про наявність вільних місць у сотнях підприємств готельного господарства та їх об’єднаннях. Зазначаються дані про місцерозта- шування, наявність різних типів номерів та їх ціни з кожного готельного підприємства. Система повного доступу дозволяє отримувати гарантований, актуальний інформаційний матеріал від більшості провідних готелів світу. З допомогою Amadeus можна забронювати номер за спеціальними тарифами. При цьому готель автоматично підтверджує бронювання. Для отримання будь-якої довідкової інформації по кожному конкретному готельному ланцюгу надається допомога. Для задоволення клієнта у цьому програмному продукті є спеціально оформлені екрани, які дозволяють прочитати інформацію без утруднень.

Виходячи з вищевикладеного можна підсумувати переваги Amadeus Готелю. Це точна інформація про бронювання для якісного розміщення гостей по всьому світу, тарифи у місцевій валюті, гарантоване підтвердження замовлення, можливість бронювання за спеціальними тарифами.

Amadeus Сервіс сприяє забезпеченню вдалої організації процесу бронювання та отримання інформації, корисної як для агентства, так і Для клієнта. Можна бачити дані про авіа-, авто- і готельне бронювання, адреси і платіжні реквізити, документи і візи постійних клієнтів. На різних мовах представлена повна та достовірна інформація про туристичні продукти. Актуальні сторінки новин дають змістовний огляд останніх нововведень і змін у системі. Характерними особливостями Amadeus Сервіс є: всеохоплююча інформація з питань вимог до туристичних документів по всьому світу; актуальний екран новин; розгорнута система навчання; автоматична перевірка білетів та кредитних карток; наявність бази даних про постійних клієнтів (закрита від несанціонованого доступу); сприяння підвищенню ефективності і продуктивності.

Готельне АСУ "Едельвейс”

Київська компанія "КОТС” запропонувала комплексну систему управління готельним господарством "Едельвейс”, а також програмний продукт тарифікації телефонних переговорів "Барсум” для підприємств готельного бізнесу, працюючих на ринку України.

Головне завдання АСУ "Едельвейс” — автоматизація служб бронювання та розміщення (портьє), комерційного відділу, бухгалтерії. Одночасно — це концентратор і постачальник інформації про гостей та поточний стан готелю. Така інформація надходить із суміжних систем, до яких належать: бухгалтерська система готелю, АСУ ресторану, телефонна станція (через тарифікатор переговорів), система контролю доступу (електронні замки), система віддаленого бронювання та ін.

мал. 11 Складові підсистеми у загальній структурі готельного АСУ "Едельвейс 690

На мал. 11 наведено основні блоки готельної структури, пов’язані з системою "Едельвейс", установка якої навіть для невеликих (готелів допускається на одному комп’ютері. Стрілками показано рух інформації у структурному середовищі ЛСУ готелю (табл. 4).

Таблиця 4 Інформаційні потоки у системі "Едельвейс"

№ стрілки	Інформація, що передається
1	Інформація про майбутнє прибуття та виїзд, інформація про наявність місць у готелі, стан рахунків гостей
2	Введення даних про прибуття, розміщення гостей, поточна робота з клієнтом (внесення інформації про послуги, якими користуються, переселення з номера в номер, прийом та відправлення повідомлень для клієнтів та ін.)
3	Інформація про кількість і тип замовлених пансіонів на найближчі дні
4	Інформація про зміну вартості страв, інших послуг, що надаються рестораном
5	Інформація про відкриття (або закриття) певного класу телефонного доступу в номер. Це підтримується телефонною станцією
6	Повна інформація про телефонні дзвінки та їх вартість з одночасним включенням підсумкового результату у рахунок клієнта
7	Нетарифікована інформація про дзвінки від телефонної станції
8	Інформація про послуги, що надані кіосками, про їх вартість та сплату
9	Інформація про замовлення клієнтом тих чи інших послуг (напої, сауна, екскурсії та ін.)
10	Інформація про стан готельного номера
11	Інформація про в’їзд та виїзд, передача повідомлень для клієнтів, сервісні функції
12	Статистична інформація з можливістю аналізу за різними критеріями або групами критеріїв (національність, соціальний статус, види послуг, номери, мета поїздок та ін); доступ до архіву
13	Зміна цін, видів послуг, надання цінових знижок для тих чи інших туроператор і в, груп або індивідуалів, категорій туристів
14	Інформація про поточне завантаження і кількість броні на майбутній період, автоматичний друк підтверджень з бронювання місць
15	Резервування із зазначенням періоду перебування в готелі, кількості й типу замовлених номерів, інформації про групу (тип, стать, вік), часу прибуття та від’їзду, можливі замовлені послуги; інформація про внесення депозитів за броню
16	Друк та виставлення рахунків клієнтам, зміна (разом з відділом маркетингу) розцінок на ті чи інші готельні послуги, зміна різних коефіцієнтів, відсоткових ставок
17	Інформація про всі платежі (вид платежу, хто, коли, від кого і за що прийнято), отримані всіма зазначеними на схемі службами, та її збереження протягом заданого періоду; відомості бухгалтерських проводок за звітний період (день, тиждень, місяць тощо.) і друк стандартних звітів; доступ до архіву (журналу подій та проводок)

Отже, до переваг АСУ "Едельвейс” належить здатність концентрувати інформацію з різних підсистем (служб) та оперативно передавати її для виконання, забезпечувати єдність технологічного процесу в сфері гостинності, підвищувати якість надання послуг. Конкретний розподіл функцій між службами, навіть самі назви та кількість структурних підрозділів можуть змінюватись і пристосовуватися до конкретного готелю. Так, у разі необхідності одне робоче місце може використовуватися кількома працівниками (бухгалтерією та відділом маркетингу).

Особливістю програмного продукту "Барсум” є те, що він здійснює термінову (on-line) тарифікацію будь-яких дзвінків, що пройшли крізь АТС, за встановленими готельними тарифами з одночасною проводкою відповідних сум на рахунок клієнта в "Едельвейс”. Передбачено й функцію автоматичного відключення телефона в готельному номері (у разі необхідності).

До складу основних можливостей цього стандартного продукту належать: прийом інформації від ATC у режимі on-line, ведення адміністративної структури компанії або картотек абонентів; забезпечення підтримуючого зв´язку оператора з різними тарифами; автоматична виписка рахунків на сплату; формування звітів та статистична обробка у формі діаграм; створення конфіденційності на підставі розмежування прав доступу до системи.

План дій компанії "КОТС” на ринку складається з таких послідовних етапів:

Пропозиція демонстраційної версії програми. Слугує для загального ознайомлення потенційного користувача з функціональними можливостями системи та її пристосування до конкретних умов роботи готелю. Це повноцінна версія робочої програми з реальною конфігурацією номерного фонду, але з обмеженим строком дії. Демоверсія програми встановлюється на одному комп’ютері (не сітьовому).

Установка робочої версії. Можливе поетапне переведення готельних служб на роботу з новою системою. Наприклад, спочатку — відділ резервування, потім — служба портьє, бухгалтерія та ін. Такий підхід дозволить розпочати впровадження системи з досить невеликими витратами на устаткування, а в подальшому — нарощувати автоматизоване охоплення усіх підрозділів ’’Едельвейс" та її складових елементів. Одночасно здійснюється навчання персоналу. Зі свого боку, компанія "КОТС" гарантує максимальну підтримку в налагодженні системи в цілому та правильну взаємодію з усіма службами готелю для одержання найбільшої віддачі від програмного продукту.

Сервісне обслуговування. При внесенні змін і доповнень в існуючу версію програми готель може отримати модифікацію безкоштовно. З появою принципово нових версій програми (за значних змін у структурі та у функціональних можливостях) готелю-користувачу надається цінова знижка на придбання нової версії. Впровадження нових інформаційних технологій у готелях дозволить мінімізувати витрати, покращити якість обслуговування туристів, розширити спектр пропонованих послуг. Компанія "КОТС" бере участь у міжнародних туристичних виставках, проводить семінари із залученням представників готельного бізнесу з метою презентації своїх програмних продуктів та пошуку користувачів.