6. Понятие документа, основные свойства, признаки. Нормативно-правовая база вопроса.

Три основные признака термина «документ»: носитель информации, материальный объект, фиксированная информация с возможностью ее индексации.

Документ- зафиксированная на материальном носители информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Свойства документов:

-атрибутивность-наличие в документе взаимосвязанных слагаемых информации и материалам.

-функциональность- предназначение документа для передачи во времени и пространстве.

-структурность- тесная взаимодействие состава элементов документа и их подсистем, обеспечивающих целостность и тождественность документа самому себе при различных внутренних и внешних воздействиях.

Документ как категория:

ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» №149 от27.07.2006г

ФЗ 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006г

ФЗ 125 «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004

7. Понятие «Документирование», нормативно-правовая база вопроса.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. При этом с термином "документирование" непосредственно связано понятие "документ", определение которого было сначала закреплено в Федеральном законе от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации", а потом уже и в ГОСТ Р 51141-98.

При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

9. Документ как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации.

«Документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (Согласно ГОСТ Р 51141-98). Развитие общества, государства, деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.

Документы посредствам реализации своих функций, регулируют различные стороны деятельности общества. Условно их можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты Советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача - передача информации во времени и пространстве.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности.

Учетная функция документа характеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.