Методы построения и совершенствования организационных структур

В теории и практике менеджмента выделяют такие методы построения организационных структур. Метод разделения за функциями. Формирование управленческой единицы осуществляется за функциями предприятия. Это значит, что для таких функций, как снабжение, производство, маркетинг, финансовая, кадровая но др., есть своя управленческая единица. Каждая такая единица централизовано выполняет свои функции на уровне всего предприятия, включительно с внутренними подразделами и отдельными филиалами. На каждом предприятии есть свои организационные названия основных функций. Например, на некоторых предприятиях функции снабжения и производства осуществляются управленческой единицей, которая называется управление производством. На малых предприятиях техническое управление может обеспечивать осуществление функций производства, снабжения, кадров, или функция снабжения и реализации осуществляется единицей под названием коммерческое управление. На больших предприятиях такое разделение бывает редко, поскольку там за каждой функцией создается своя управленческая единица. В целом можно сказать, что с учетом специфики каждого предприятия отделы и службы управления разделяются на такие главные группы: технические, вспомогательные, коммерческие, экономические, административные и функции управления социальным развитием производственного коллектива. В процессе формирования подразделов управленческих единиц используются те же методы или другие, что отвечают конкретным условиям и цели. Например, если организация внешнеторгового отделения основана на том, что выполнение внешнеторгового контракта является наиболее важным для предприятия, которое выпускает простые технические товары, то можно использовать функциональный подход для распределения функций этого отдела на три главных группы: подготовка к экспорту и роботу на рынке; осуществление экспорта; регуляция и контроль экспорта. Бесспорно, что характер деятельности предприятия, его цель и стратегия, определяют характер функций и количество их. Например, получения прибыли требует изучение рынка и конкурентов. Для улучшения качества продукции необходимо проводить технические исследования. Преимущества метода разделения за функциями такие: выделение относительной важности каждой управленческой функции; использование специализации и ее преимуществ; высокая степень согласованности и контроля в пределах одной конкретной функции и возможность единственного подхода к решению любой проблемы, связанной с этой функцией. Недостатками этого метода можно считать: осложнение согласованности и координации между разными функциональными менеджерами; осложнение централизованного контроля за управленческими функциями, особенно если они распределены в разных географических районах; расширение сфер управленческой функции усложняет подбор соответствующего руководителя, поскольку он должен владеть широкой специализацией, что, в свою очередь, усложняет его служебное продвижение. При использовании метода распределения за функциями необходимо учитывать и разрешать названные проблемы, исходя из конкретных условий соответствующего предприятия. Таким образом, все структурные подразделения органа управления объединяются в цепь главных групп. Первая — структурные подразделения объектов управления. Главная проблема при этом заключается в том, чтобы не выйти за пределы управляемости, с одной стороны, и не создать карликовые подразделы для руководства небольшим количеством объектов — из другого. Вторая — главные функциональные структурные подразделения (планирование, контроль). Третья — группа подразделов, которые обеспечивают осуществление межотраслевых, хозяйственных функций (снабжение, сбыт, финансы, кадры, но др.). Четвертая — вспомогательные и обслуживающие подразделы (канцелярия, архив и тому подобное). Пятая — руководство, его заместители, президиум, совет, и тому подобное. Метод распределения за продукцией, которая выпускается. Практикуется предприятиями, которые специализируются на производстве разнообразных видов продукции с использованием разнообразного сырья и оборудования. Распределение за номенклатурой товаров зависит от технологических, транспортных и функциональных возможностей. Таким образом, каждая управленческая единица специализируется на соответствующем товаре или группе товаров. Такая единица осуществляет функции производства, снабжения, реализации, финансирования, и тому подобное, но независимо от других управленческих единиц. Такой же метод используется для формирования подразделов внутри данных единиц и, особенно, для формирования сбытовых отделений. Например, такое отделение на станкостроительном заводе может иметь специализированы товарные группы из экспорта универсальных и специальных станков, а также из организации технического обслуживания их. Главные преимущества метода: эффективное выполнение и качество производства, координация, согласованность и использование преимуществ специализации. Недостатки: независимость одной единицы от других ведет к дублированию функций и усложняет их деятельность; не используются преимущества специализации на уровне всего предприятия; узкая специализация руководителя управленческой единицы усложняет управление им разнообразными функциями единицы. Метод распределения за группами (категориями) потребителей. Используется на предприятиях, которые имеют дело с разными группами потребителей. Каждая управленческая единица специализируется на соответствующей группе потребителей и осуществляет необходимые функции. Чаще всего этот метод применяется для формирования управленческих подразделов, которые осуществляют такие функции, как снабжение, розробка/продукции, ее производство, реклама, реализация и тому подобное, в соответствии с требованиями каждой группы потребителей. Такой подход обеспечивает эффективный сбыт готовой продукции предприятия, дает возможность набирать специалистов и планировать их работу в соответствии с требованиями любой группы потребителей, координировать действия в пределах одной единицы. Недостатки: сложность координации деятельности разных управленческих единиц, невозможность использования преимуществ одной функции и тому подобное. Метод разделения за этапами производства. Применяется на производственных предприятиях, где процесс производства продукции происходит в несколько этапов. Это дает возможность формирования для каждого этапа соответствующей управленческой единицы, которая выполняет все необходимые функции, независимо от другой единицы. Например, на предприятии из производства ткани процесс производства разделяется на этапы: прядение, ткачество, подготовка, к окрашиванию, окрашиванию. Для каждого этапа возможное создание соответствующей независимой управленческой единицы. Такой метод дает возможность наиболее полно использовать возможности работников, оборудования, станков, усовершенствовать процесс производства и координировать деятельность в пределах конкретного этапа. Здесь достигается высокой меры непосредственного контроля. В процессе любого этапа без непосредственного контроля оказывается некачественная работа предыдущего этапа. Недостатки: узкая координация деятельности управленческих единиц разных этапов через взаимозависимость этапов. Узкая специализация руководителя единицы усложняет для него управление всеми функциями. Метод разделения за рабочими сменами. На многих предприятиях из разных причин используется переменный режим работы. Управленческие функции рабочих смен отличаются друг от друга в большей или меньшей степени. Работа разделяется на дневные, вечерние и ночные смены. Возглавляют работу начальники смены, которые подчиняются генеральному директору. Администраторы каждого изменения имеют свои функции и программу работы, которые могут отличаться от других управленческих единиц, что зависит от специфических условий работы изменения и требований. Этот метод используется при организации управления производством. Метод разделения за географическим положением. Согласно этому методу каждый завод или филиал конкретного предприятия рассматривается как независимая управленческая единица, которая осуществляет все необходимые функции. Административное разделение и распределение работ осуществляется с учетом внутренних условий, без вмешательства центрального руководства, кроме случаев, когда решение отдельных вопросов входит в компетенцию самой центральной администрации. Такими вопросами могут быть: снабжение, финансирование, реклама, и тому подобное. Преимуществами этого метода является: организация работ с учетом местных условий; самостоятельность филиалов, отсутствие бюрократических препятствий; содействие продвижению руководителей филиалов на высшие должности. Это наиболее удачный метод при разработке работ за географическими районами. Однако крайности при применении этого метода ведут к дроблению функций предприятия за филиалами, которые являются причиной послабления координации деятельности, уменьшения роли центрального аппарата и его полномочий. Метод комбинированного подхода. По мере увеличения организации и расширения управленческих функций, роста масштаба деятельности применения, какого-то одного метода становится недостаточным. В таком случае используются разные методы. При этом используют преимущества каждого метода и, по мере возможности, избегают его недостатков, что обеспечивает наиболее эффективное функционирование организационной структуры управления. Например, рядом с использованием метода разделения на этапы производства такие функции, как финансовая и снабжение, находятся в компетенции центральной администрации, которая решает их на уровне всего предприятия. Большинство современных фирм при формировании организационной структуры управления используют разнообразные методы построения, которое дает возможность избежать недостатков каждого метода, эффективно использовать их преимущества и проявлять гибкость при последующей коррекции цели и стратегии предприятия, изменении условий существования фирмы, и тому подобное.