2.3Аналіз нормативних документів підприємства ват «Калина».

Діяльність підприємства з самого першого дня його існування супроводжується створенням значної кількості первинних документів, які необхідно певним чином зафіксувати в діловодстві та забезпечити їх виконання. Для того щоб стрімке наростання обсягу документів не призвело до плутанини та збоїв у роботі всього підприємства, необхідно чітко визначити механізм їх видання, проходження по інстанціях, затвердження та формування у справи. З огляду на вищесказане, організовуючи діловодство на новоствореному підприємстві, за орієнтир доцільно взяти такі нормативні документи:

Паспорт підприємства - документ виробничої структури, що містить дані про основні виробничі фонди, виробничі потужності, про організаційно-технічний рівень, спеціалізацію виробництва та інші техніко-економічні показники.

Статут. Відповідно до Закону України «Про господарські товариства», кожне Товариство повинно мати Статут. Статут є основним документом акціонерного товариства, що має юридичну силу та регламентує, серед інших положень, питання діяльності товариства, а також основні права та обов'язки акціонерів.

Вимоги Статуту товариства є обов'язковими для виконання всіма органами товариства та його акціонерами. У Статуті визначаються цілі створення товариства, види його діяльності та органи управління. Для створення акціонерного товариства його засновники повинні зареєструвати Статут у виконавчому комітеті державної адміністрації за місцезнаходженням Товариства відповідно до вимог законодавства.

Протягом усього періоду діяльності товариства його Статут повинен бути доступним для ознайомлення всім акціонерам, інвесторам, аудиторам та іншим особам, які мають таке право згідно з чинним законодавством України. Статут є важливим джерелом інформації для третіх осіб, які бажають стати акціонерами товариства.

До статуту включаються положення, пов'язані з особливостями діяльності підприємства: про трудові відносини, що виникають на підставі членства; про повноваження, порядок створення та структуру ради підприємства; про знаки для товарів і послуг та інше.

У статуті підприємства визначається орган, який має право представляти інтереси трудового колективу (рада трудового колективу, рада підприємства, профспілковий комітет та ін.).

Організаційно-нормативні документи підприємства:Положення про структурний підрозділ. Посадові інструкції.

Продовжуючи тему ведення організаційно-нормативних документів на підприємстві, я хочу розглянути положення про структурний підрозділ, на підставі якого організовують повсякденну діяльність структурного підрозділу, оцінюють результати роботи, складають посадові інструкції, визначають завдання, функції, права та обов’язки, а головне — відповідальність працівників; а також посадові інструкції, які власник або уповноважений ним орган розробляє згідно з вимогами чинного законодавства, на основі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників та з урахуванням особливостей штатного розпису.

З метою регламентації діяльності структурних підрозділів та визначення їх місця в організаційній структурі підприємства власник розробляє, затверджує і застосовує положення про кожен з них. За своїм статусом положення про структурний підрозділ є внутрішнім нормативним документом, на підставі якого організовують повсякденну діяльність структурного підрозділу, оцінюють результати роботи, складають посадові інструкції, визначають завдання, функції, права та обов’язки, а головне — відповідальність працівників.

Положення про структурний підрозділ підприємства на данному підприємстві розробляє керівник підрозділу та робоча група спеціалістів у галузі управління, трудового права та відповідного напрямку діяльності підприємства.

Проект положення підписується керівником структурного підрозділу (членами робочої групи), погоджується із заступником керівника підприємства відповідного напрямку роботи, керівниками структурних підрозділів або посадовими особами, з якими взаємодіє цей підрозділ, та затверджується керівником підприємства в порядку, встановленому для затвердження нормативних документів (грифом «ЗАТВЕРДЖУЮ»).

Після затвердження один примірник положення про структурний підрозділ зберігається в керівника підрозділу, другий — у кадровій службі.

У разі перерозподілу функцій між структурними підрозділами у зв’язку з реорганізацією (зміною структури) підприємства зміни (доповнення) до положення про структурний підрозділ може бути внесено тільки наказом керівника підприємства.

Положення про структурний підрозділ замінюється та заново затверджується в разі зміни назви підприємства або підрозділу.

Положення про структурний підрозділ складається з таких розділів.

1. «Загальні положення». У розділі зазначено: точну назву структурного підрозділу та його місце в організаційній структурі підприємства (правовий статус); порядок створення і ліквідації; структуру; підпорядкування; посаду керівника структурного підрозділу та порядок його заміщення в разі відсутності; порядок призначення та звільнення працівників підрозділу; порядок внесення змін і доповнень до положення; перелік основних нормативно-правових документів та інструкцій, якими має керуватися структурний підрозділ у своїй діяльності.

2. «Завдання». Розділ містить формулювання основних завдань (напрямків діяльності) структурного підрозділу.

3. «Функції». У розділі всебічно характеризується діяльність структурного підрозділу і ступінь його самостійності у вирішенні тих чи інших питань, пов’язаних із виконанням основних завдань (забезпеченням напрямків діяльності).

4. «Права». Розділ містить перелік прав, наданих структурному підрозділу, необхідних для реалізації покладених на нього функцій.

5. «Відповідальність». У розділі перелічуються основні позиції, за якими працівники структурного підрозділу несуть колективну відповідальність за невиконання покладених на підрозділ завдань і функцій, невикористання наданих йому прав, за недостовірність даних у документації, яку веде структурний підрозділ, тощо.

6. «Взаємовідносини з іншими підрозділами». У розділі визначається коло службових взаємовідносин структурного підрозділу з іншими підрозділами підприємства, а також сторонніми організаціями з питань, які належать до його компетенції, зокрема щодо отримання (надання) інформації, погодження документів, спільного виконання роботи і т. д.

Згідно з вимогами чинного законодавства і на основі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, з урахуванням особливостей штатного розпису, а також за наявності положень про структурні підрозділи власник підприємства розробляє і затверджує посадові інструкції .

У разі потреби розробляються робочі інструкції для технічних робітників і службовців.

Посадові (робочі) інструкції розробляються, погоджуються і затверджуються в тому самому порядку, що й положення про структурний підрозділ.

Посадові інструкції мають статус нормативного документа, вони чітко визначають вимоги до конкретних посадових осіб, забезпечують раціональний розподіл обов’язків між працівниками, уможливлюють об’єктивне оцінювання їхньої діяльності і є нормативною основою для застосування до них заходів впливу.

Вимоги посадових інструкцій враховують під час прийняття (наймання) працівників на роботу, їхньої атестації, притягнення до дисциплінарної відповідальності у разі невиконання або неналежного виконання обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо.

Посадові (робочі) інструкції містять повний перелік завдань та обов’язків, повноважень, відповідальності, зокрема щодо охорони праці, безпечного ведення робіт та екологічної безпеки, у разі потреби — відповідні пояснення. Усі терміни мають бути чітко визначені.

У заголовку посадової (робочої) інструкції зазначається назва посади (професії), що має відповідати професійній назві роботи чинного Класифікатора професій ДК 003:2005.

Застереження:

Прізвище, ім’я, по батькові працівника в заголовку посадової інструкції не зазначаються.

Посадові інструкції складаються з розділів: «Загальні положення», «Завдання та обов’язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги», «Взаємовідносини (зв’язки) за професією, посадою».

Посадова (робоча) інструкція є постійно діючим нормативним документом. До неї можуть вноситися доповнення або зміни (у разі перерозподілу обов’язків, скорочення штату та в інших випадках), але лише на підставі наказу, з яким працівника, що обіймає посаду, потрібно ознайомити не пізніше як за два місяці до внесення зазначених змін (доповнень).

У разі зміни назви підприємства, підрозділу, посади до посадової інструкції вносять відповідні зміни і знову затверджують її.

Оригінал затвердженої посадової інструкції зберігається в кадровій службі (у посадової особи, яка виконує її функції). Копії посадової інструкції, засвідченої в установленому порядку, видаються працівникові та керівнику відповідного структурного підрозділу.

Ознайомлення працівника з посадовою інструкцією здійснюється в порядку, встановленому на підприємстві. Зазвичай він ставить підпис у журналі ознайомлення працівників з нормативними документами підприємства або в листку ознайомлення з посадовою інструкцією, який долучають до інструкції.

Регулювання оплати праці на рівні підприємств здійснюється шляхом розроблення, затвердження і застосування внутрішніх (локальних) нормативних документів, зокрема, положень:

• про оплату праці;

• про преміювання за виконання виробничих завдань і функцій;

• про винагороду за підсумками роботи за рік.

Розробляючи нормативні документи про оплату праці , власник або уповноважений ним орган має виходити з того, що форми і системи оплати праці, розцінки, тарифні сітки, схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат відповідно до статті 15 Закону України «Про оплату праці» від 24 березня 1995 р. № 108/95-ВР.

Крім того на підприємстві діють нормативні актів про охорону праці.Цей нормативний акт підготовлений відповідно до Закону України "Про охорону праці" N 2694-12 і встановлює порядок опрацювання і затвердження власником нормативних актів про охорону праці, що діють на підприємстві.Нормативні акти про охорону праці, що затверджуються власником, спрямовані на побудову чіткої системи управління охороною праці та забезпечення в кожному структурному підрозділі і на робочому місці безпечних і нешкідливих умов праці, встановлюють правила виконання робіт і поведінки працівників на території підприємства, у виробничих приміщеннях, на будівельних майданчиках робочих місцях відповідно до державних міжгалузевих і галузевих нормативних актів про охорону праці.

Інструкція з діловодства (документаційного забезпечення управління) - основний нормативний акт, що регламентує технологію роботи з документами в установі, правила, прийоми, процеси створення документів, порядок роботи з ними, вузлові організаційні моменти.

Штатний розпис. Посадовий і чисельний склад ОДПС із зазначенням фонду заробітної плати закріпляється у штатному розписі. У ньому зазначається перелік посад, дані про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки та місячний і річний фонди заробітної плати.

Реквізити штатного розпису: назва виду документа; дата; індекс; місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту; текст (у формі таблиці); підпис; позначки про погодження.

У тексті (таблиці) штатного розпису зазначаються такі дані:

- найменування структурних підрозділів і посад;

- кількість штатних одиниць;

- посадові оклади;

- надбавки (за ранг, за звання, інші);

- місячний фонд заробітної плати;

- річний фонд заробітної плати.