Просмотр и печать отчета Просмотр отчета

Переход из режима конструктора отчетов в режим предварительного про­смотра осуществляется с помощью кнопки Вид (View) на панели конструк­тора. При этом панель инструментов Конструктор отчетов и Панель элемен­тов автоматически заменяются на панель Предварительный просмотр

Для просмотра ранее созданного отчета выберите в окне базы данных на вкладке Отчеты (Reports) нужный отчет и нажмите кнопку Просмотр (Preview). Отчет при просмотре отобразится на экране таким, каким он будет напечатан.

Для перехода от одной страницы отчета к другой можно использовать стандартное поле номера страницы в нижнем левом углу окна отчета.

Печать отчета

Прежде чем переходить к печати отчета, необходимо задать параметры его Страниц. Команда Файл|Парамстры страницы (Filc|Page Setup) или кнопка Установка, доступная в режиме предварительного просмотра отчета, откры­вают диалоговое окно Параметры страницы (рис. 10.13), в котором можно выбрать принтер, задать формат и ориентацию (книжная, альбомная) бума­ги, размер полей, а также число, размер и макет столбцов.

Рис. 10.13 Диалоговое окно задания параметров страниц

В примере выбрана бумага формата А5 и альбомная ориентация страниц отчета.

Microsoft Access сохраняет заданные параметры страницы вместе с отчетом.

Размещение разделов отчета на страницах регулируется их свойствами. Для вывода отчета по каждой группе с новой страницы в свойствах заголовка группы на вкладке Макет в строке Конец страницы выбирается значение До раздела. Сведения, которые необходимо отображать на каждой странице, размещаются в верхнем и нижнем колонтитулах. Для вывода заголовка отче­та на отдельной странице в его свойстве Конец страницы выбирается значе­ние После раздела.

Кнопка Печать (Print) панели инструментов режима предварительного про­смотра (см. рис. 10.14) позволяет вывести отчет на печать. Отчет печатается с использованием стандартных настроек, заданных в диалоговом окне Печать.

Диалоговое окно Печать открывается командой Файл|Печать (File|Print), доступной в любом режиме. В том окне можно выбрать принтер, на который будет отправлен отчет, настроить его свойства, изменить параметры страницы, выбрать для печати отдельные страницы отчета, распечатать за­данное число копий, вывести отчет в файл, который должен распечатывать­ся в другое время. Установив нужные для печати параметры, отчет можно отправить в очередь печати выбранного принтера.

На рис. 10.14 приведена первая страница примера отчета Списки покупателей по городам в режиме предварительного просмотра.

Рис. 10.14. Первая страница отчета со списками покупателей в режиме предварительного просмотра

Разработка отчета с помощью мастера

Допустим, необходимо подготовить отчет с информацией о договорах и их спецификациях, содержащих сведения о заказанных в договорах товарах, сроках поставки, количестве.

В соответствии с проектом макета в отчет предполагается выво­дить данные по каждому договору, включая сведения о покупателе, заклю­чившем договор. Эти данные содержатся в таблицах договор и покупатель. В табличной части по каждому договору необходимо вывести построчно данные о заказанных товарах, которые содержатся в таблицах поставка_плап и ТОВАР.