7. Висновки.

Збереження інформації – одна з найважливіших функцій комп'ютера. Одним із розповсюджених засобів такого збереження є бази даних.

БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів, студентів з їхніми оцінками, співробітників підприємства чи фірми з анкетними даними, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку, облік матеріалів на складах тощо.

Задачі, що вирішуються Ms Access:

• Вводити, змінювати, добавляти або видаляти дані;

• Знаходити потрібні дані по заданих умовах;

• Створювати форма та звіти;

• Автоматизувати виконання стандартних задач;

• Вставляти діаграми і малюнки у форми та звіти; 

Основні об’єкти БД :

• Таблиці

• Форми

• Звіти

• Запити

• Макроси

• Модулі

Для чого потрібні об’єкти:

• Таблиці містять дані.

• Запити дозволяють задавати умови для відбору даних та вносити зміни в дані.

• Форми дозволяють переглядати та редагувати інформацію.

• Звіти дозволяють узагальнювати та роздруковувати інформацію.

• Макроси виконують автоматично одну або декілька операцій; Модулі – програми автоматичної настройки функцій БД, які написані на мові програмування Visual Basic.

Таблиці – це основа баз даних. Тому що в них вводиться інформація, редагується, додається або виключається, а також використовується для створення звітів. Таблиця складається з рядків (записів) і стовпців (полів).

Важливим моментом при завантажуванні даних у таблиці є забезпечення захисту від помилок. Тому потрібно дуже ретельно продумати, як забезпечити введення, редагування чи перегляд даних у вигляді, який був би зручним і звичним для користувача, а також запобігав би виникненню помилкових даних. Таким засобом в Access є форми.

Форми – це об'єкти, за допомогою яких у базу вводять нові дані, переглядають наявні, а також здійснюють редагування даних, розміщених у таблиці. Форма подібна до бланка чи карточки (рис. 4). Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, карточка з досьє чи бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці. Одна форма містить дані лише з одного запису.

Отже, форми є засобом організації інтерфейсу між користувачем і системою. Форми можна створювати на базі таблиць і запитів. У програмі Access прийнято створювати базу даних спочатку у вигляді таблиці, а пізніше відображати її у вигляді форм (в інших програмах, наприклад, MS Works навпаки).

Під час роботи з базою даних ви зазвичай користуєтеся звітами для перегляду, форматування та підсумування даних. Наприклад, ви створюєте звіт у вигляді списку, у якому будуть представлені номери телефонів усіх ваших контактів, або зведений звіт, у якому підсумовуються дані збуту в різних регіонах і за різні часові проміжки.

Створювати змістовні звіти набагато простіше, коли база даних має добре спроектовану структуру таблиці та правильно визначені зв’язки. 

Звіт – це об’єкт бази даних, який використовується для відображення та підсумування даних. Звіти використовуються для розповсюдження або архівації знімків даних через друк, перетворення на файли формату PDF або XPS чи експортування в інші формати файлів.

Звіт може містити докладну інформацію про певний запис, зведені дані з багатьох записів або одне та друге разом. Звіти програми Access також можна використовувати для створення поштових етикеток та інших цілей.