2. Створення бази даних. Способи та етапи.

Створення бази даних.

База даних Ms Access являє собою сукупність засобів для введення, збереження, перегляду, вибірки і керування інформацією.

  Такими засобами є таблиці, форми, запити і звіти.

У Ms Access є два способи створення бази даних:

1.   Створення бази даних за допомогою Мастера.

2.   Створення порожньої бази даних.

3. Створення бази даних на основі шаблону.

Створення бази даних за допомогою Майстра.

Перший спосіб дає змогу створити за допомогою Мастера базу даних визначеного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами.

Ms Access містить великий набір підготовлених баз даних, але таким способом користуються досить рідко.

Другий спосіб – це створення порожньої бази даних із наступним додаванням у неї таблиць, форм, запитів і звітів.

Розглянемо другий спосіб створення бази даних.

Створення порожньої бази даних.

Для створення нової бази даних потрібно виконати такі дії:

1.   Вибрати команду Файл/Создать базу данных.

2.    У вікні діалогу (рис. 2) вибрати Новая база данных…Після чого з’явиться вікно діалогу Файл новой базы данных де потрібно зберегти створювану базу даних. В полі Имя файла ввести назву бази даних і натиснути кнопку Создать.   

Створити базу можна просто вводячи дані, які будуть автоматично зберігатися, скопіювавши дані з Microsoft Excel або імпортувати таблицю з файлу xls.

Створення бази даних на основі шаблону

У застосунку Access доступний широкий вибір шаблонів, які можна використовувати для прискорення процесу створення бази даних.

Шаблон — це готова для використання база даних з усіма таблицями, запитами, формами та звітами, потрібними для виконання певного завдання. Наприклад, за допомогою шаблонів можна відстежувати питання, керувати контактами або записувати витрати. Деякі шаблони містять кілька зразків записів, які демонструють їх використання. Шаблони баз даних можна використовувати такими, як вони є, або настроїти їх, щоб вони якнайкраще відповідали потребам користувача.

Найшвидший спосіб створення бази даних — це використання шаблону, який найкраще відповідає вашим потребам. Проте якщо до застосунку Access потрібно імпортувати дані з іншої програми, можливо, краще створити базу даних без використання шаблону. Шаблони мають визначену структуру даних, і припасування наявних даних до структури шаблону може потребувати багато часу.

1. Якщо базу даних відкрито, натисніть кнопку Microsoft Office та виберіть пункт Закрити базу даних, щоб відобразити сторінку Початок роботи з Microsoft Office Access.

2. Кілька шаблонів відображено на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access, до інших можна отримати доступ, вибравши посилання на панелі Категорії шаблонів. Додаткові шаблони можна завантажити з веб-сайту Office Online. Для отримання додаткових відомостей див. наступний розділ цієї статті.

3. Виберіть потрібний шаблон.

4. Застосунок Access пропонує ім’я файлу бази даних у полі Ім’я файлу — за потреби його можна змінити. Щоб зберегти базу даних в папці, відмінній від папки, що відображається під полем імені файлу, натисніть кнопку , перейдіть до папки, в якій потрібно зберегти базу даних, і натисніть кнопку ОК. За потреби можна створити та зв’язати базу даних із сайтом Windows SharePoint Services 3.0.

5. Натисніть кнопку Створити (або Завантажити для шаблону Office Online).

Застосунок Access створює або завантажує базу даних, а потім відкриває її. Відображається форма, в якій можна почати вводити дані. Якщо шаблон містить зразок даних, можна видалити кожний запис, клацнувши область виділення записів (затінене поле або панель ліворуч від запису), а потім виконавши такі дії:

На вкладці Основне у групі Записи клацніть елемент Видалити.

6. Щоб почати вводити дані, клацніть першу пусту клітинку у формі та розпочніть введення. За допомогою області переходів здійсніть пошук інших форм або звітів, які слід використати.

Завантаження шаблону з веб-сайту Office Online

Якщо на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access немає шаблону, який відповідає вашим потребам, і встановлено підключення до Інтернету, можна відвідати веб-сайт Office Online для отримання додаткових шаблонів:

• На сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access у розділі Додатково на сайті Office Onlineвиберіть посилання Шаблони. У вікні браузера відображається домашня сторінка шаблонів на веб-сайті Office Online.

• За допомогою засобів пошуку та навігації на веб-сайті Office Online знайдіть потрібний шаблон Access і завантажте його, дотримуючись інструкцій. У разі завантаження шаблону файл бази даних буде завантажено на комп’ютер і відкрито в новому екземплярі.

Якщо не слід використовувати шаблон, можна створити базу даних за допомогою власних таблиць, форм, звітів та інших об’єктів бази даних. Зазвичай потрібно виконати одну або обидві наведені нижче дії:

• Введення, вставлення або імпортування даних до таблиці, створюваної під час створення нової бази даних, і повторне виконання процесу з новими таблицями, які створюються за допомогою команди Таблиця на вкладці Створення.

• Імпортування даних з інших джерел і створення нових таблиць під час виконання цього процесу.

3. Таблиці в СУБД Access. Їх визначення та призначення.

Таблиці – це основа баз даних. Тому що в них вводиться інформація, редагується, додається або виключається, а також використовується для створення звітів. Таблиця складається з рядків (записів) і стовпців (полів).

Поле - стовпець таблиці, призначений для зберігання значень певної властивості (параметра) об'єкта.

Запис - рядок таблиці. Один запис містить дані про окремий об´єкт, який описують у базах даних.

Поле, яке містить унікальні значення, що не повторюються в жодному із записів і не є порожнім, називається ключовим.

Тип даних визначається множиною значень, які може приймати дане поле в різних записах.

Типи даних, що передбачаються в таблицях:

• Текстовий – тип даних, який використовується для збереження звичайного неформатованого тексту обмеженого розміром (до 255 символів) .

• Поле МЕМО - спеціальний тип даних для збереження великих обсягів тексту (до 65 535 символів). Фізично текст не зберігається в полі. Він зберігається в іншому місці БД, а в полі зберігається вказівник на нього.

• Числовий - тип даних для збереження дійсних чисел.

• Дата/Час - тип даних для збереження календарних дат і поточного часу.

• Грошовий - тип даних для збереження грошових сум. Теоретично, для їх запису можна було б користуватися і полями числового типу, але для грошових сум є деякі особливості (наприклад, пов‘язані з правилами заокруглення), які роблять більш зручним використання спеціального типу даних, а не налаштування числового типу.

• Лічильник - спеціальний тип даних для унікальних (тих, які не повторюються в полі) натуральних чисел з автоматичним нарощуванням значень. Природнім є використання цього типу для порядкової нумерації записів. Логічний - тип для збереження логічних даних (можуть прийматися тільки два значення, наприклад Так чи Ні).

• Поле об'єкта OLE - спеціальний тип даних, призначений для збереження об'єктів OLE, наприклад мультимедійних.

• Гіперпосилання - спеціальне поле для зберігання URL-адрес ресурсів Internet. При клацанні на посиланні автоматично відбувається запуск браузера і відтворюється об'єкт в його вікні. Майстер підстановок - це не спеціальний тип даних, а інструмент, з допомогою якого можна автоматизувати введення даних в поле так, щоб не вводити їх вручну, а вибирати із списку.

По замовчуванню Access автоматично призначає всім новоствореним полям тип даних текстовий. В стовпчику опис можна зберігати інформацію про поле.