3.3. Участие в заключении и оформлении договоров на ярмарках, выставках и т.Д.

Одним из видов предпродажных и рекламных мероприятий является участие субъекта хозяйствования в выставках и ярмарках. С одной стороны, посещение этих мероприятий дает возможность ознакомиться с новинками в той или иной отрасли, оценить уровень продукции конкурентов. С другой — расширить круг потенциальных покупателей.

Участие в выставках и ярмарках с демонстрацией товаров или услуг является исключительно рекламным мероприятием.

Выставка — это мероприятие, ограниченное определенным сроком, во время которого экспонируются товары (продукция, работы, услуги) субъектов предпринимательской деятельности из одной или нескольких стран (одного или нескольких регионов страны), одной или нескольких отраслей экономики. Целью рекламирования этих товаров (продукции, работ, услуг) является изучение спроса на них и содействие их реализации на определенном рынке.

Ярмарка представляет собой краткосрочную выставку, которая регулярно повторяется в определенном месте под традиционным названием, в обусловленный срок с целью изучения спроса на товары (продукцию, работы, услуги) с последующей их продажей.

Ярмарки бывают оптовые и розничные.

Оптовая ярмарка предусматривает демонстрацию товаров (продукции, работ, услуг) для ознакомления с ними потенциальных покупателей и заключения оптовых торговых соглашений по выставленным образцам. Нередко после окончания ярмарок-продаж выставленные образцы продаются.

Розничная ярмарка — это временный или ежедневно действующий торг, на котором представляются товары (продукция) для розничной продажи.

Таким образом, целью этих мероприятий (и выставок, и ярмарок) являются рекламирование товаров (продукции, работ, услуг) и их реализация.

Документальное оформление

Основанием для отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов, связанных с участием в выставках и ярмарках, являются должным образом оформленные документы:

1) приказ руководителя об участии предприятия в выставке (ярмарке). Так как данная форма документа не регламентирована, он составляется в произвольной форме и может:

— содержать дату, место проведения выставки (ярмарки);

— иметь рекламный характер проводимых мероприятий и связь с хозяйственной деятельностью;

— определять круг лиц предприятия, принимающих участие в выставке (ярмарке) и ответственных за организацию подготовительных работ;

— включать предельный бюджет проводимого мероприятия;

— содержать перечень товаров (продукции), которые предполагается бесплатно раздавать, в том числе в качестве подарков (призов), рекламных материалов и др.;

— перечень ТМЦ, которые предполагается использовать при презентации товаров, продукции, работ, услуг.

2) смета расходов в пределах установленного руководителем бюджета, в которую могут быть включены расходы на:

— оплату рекламной площади;

— оплату за участие;

— оплату аренды выставочных стендов, стеллажей, витрин и других устройств (специальных конструкций) для размещения экспонатов;

— упаковку, транспортировку, сопровождение и охрану, сохранность выставляемых образцов товаров и продукции;

— подготовку и издание рекламных материалов, которые раздаются на выставках (ярмарках);

— самостоятельную разработку и изготовление стеллажей, выставочных стендов, витрин и других устройств для размещения экспонатов;

— стоимость товаров (продукции), которые предполагается бесплатно раздавать, в том числе в качестве подарков (призов) (согласно перечню);

— стоимость ТМЦ, которые предполагается использовать при презентации товаров, продукции, работ, услуг (согласно перечню);

— командировки работников, принимающих участие в иногородних выставках и ярмарках, ит. п.;

3) официальное приглашение на участие в выставке (ярмарке) (если прислано организаторами выставки);

4) официальное согласие предприятия на участие в выставке (ярмарке) (в случае необходимости — письменное подтверждение участия в выставке);

5) отчет о проведенном мероприятии (фактическая смета расходов) — составляется после окончания мероприятия и содержит данные о фактически понесенных расходах. При этом все расходы должны быть подтверждены первичными документами:

— договорами, счетами на оплату любых услуг, связанных с участием в выставке (ярмарке), и актами выполненных работ (услуг) гостиниц, предприятий общественного питания, субъектов хозяйствования, являющихся организаторами выставки, и др.;

— командировочными удостоверениями, авансовыми отчетами работников, принимающих участие в иногородней выставке (ярмарке), и др.

Смета расходов и отчет утверждаются руководителем и подписываются главным бухгалтером предприятия.

Состав расходов (кроме командировочных расходов) может быть определен, также и в договоре на участие в коммерческой выставке или договоре на участие в ярмарке (приложение4).

Отражение в учете

Расходы предприятий на участие в выставках и ярмарках, являясь одним из видов расходов предприятия на рекламу, законодательно не ограничены и подлежат включению в состав расходов на сбыт в бухгалтерском учете (по дебету счета 93 «Расходы на сбыт») и в состав BP — в налоговом на основании п.п. 5.4.4 п. 5.4 ст. 5 Закона о налоге на прибыль .

Лимитируется лишь сумма расходов на бесплатную раздачу образцов товаров (продукции, работ, услуг), подарков (призов), а также на организацию презентаций, праздников рекламного характера, проводимых на таких выставках (ярмарках).

НДС в расходах на участие в выставках включается в состав налогового кредита при условии, что его сумма подтверждается налоговой накладной, а сами расходы включены в состав BP .

Расходы на участие в выставках (ярмарках) как одного из видов рекламных мероприятий состоят из множества элементов, отражение которых в бухгалтерском и налоговом учете приведены в других разделах книги. В связи с этим дадим ссылки на соответствующие подразделы книги, в которых приведено отражение таких операций в учете в рамках участия в выставке (ярмарке):

— осуществление бесплатной раздачи товаров, продукции (работ, услуг), других рекламных материалов

— организация и проведение рекламных лотерей, розыгрышей призов

— организация и проведение презентаций, праздников