6.3. Організація господарських зв'язків із постачальниками товарів. Контроль та облік надходження товарів від постачальників

З постачальниками товарів повинні бути налагоджені раціональні гос­подарські зв'язки, переважно прямі і довгострокові договірні взаємовідно­сини, що дозволяють закуповувати товари як у постачальників-виробників на стабільній договірній основі, так і в оптових посередників при економіч­ній та організаційній вигідності цієї закупівлі.

Основною формою господарських зв'язків з постачальниками товарів є, як відмічалося, договір постачання товарів. Порядок його укладення, вико­нання, розірвання, а також його зміст розглянуті у главі 4. Закупівля сільсь­когосподарської продукції у її виробників може здійснюватися на основі договору контрактації. У системі господарських взаємовідносин з постачаль­никами можуть також використовуватися заявки і замовлення покупців.

При епізодичному постачанні товарів або разовій закупівлі одноразо­вих партій товарів закупівля може здійснюватися шляхом висунення оферти, її акцепту і оформлення товарно-транспортних документів без складання єдиного письмового договору постачання.

Організація обліку і контролю за оптовою закупівлею - важлива части­на комерційної роботи. Метою оперативного обліку і контролю оптової за­купівлі є здійснення повсякденного спостереження за ходом виконання по­стачальниками договорів постачання для забезпечення своєчасного і безперебійного надходження товарів в узгодженому асортименті, належної якості і кількості. Облік виконання договорів постачання може здійснювати­ся в спеціальних картках або журналах, де фіксуються відомості про фактич­не відвантаження і надходження товарів і виявляються випадки порушення постачальниками договорів. Все це необхідне для своєчасного пред'явлення постачальникам претензій. Карткова або журнальна форма обліку виконан­ня договорів дуже трудомістка, здійснюється, як правило, вручну і не дозво­ляє мати повсякденних даних про хід надходження товарів за розгорнутим асортиментом.

Тому актуальним завданням комерційної роботи є механізація й авто­матизація обліку постачання за допомогою сучасної комп'ютерної техніки. Робочі місця комерційних працівників потрібно оснащувати персональними комп'ютерами, створюючи так звані автоматизовані робочі місця (АРМ), що забезпечують безперервний щоденний контроль за ходом постачання това­рів по кожній позиції асортименту і кожному постачальнику, усунення руч­ної праці комерційних працівників у сфері обліку і контролю постачання.

Успішному проведенню закупівельної роботи сприяє розробка комерцій­ним апаратом оперативних планів закупівлі, що передбачають обсяги това­рів, які підлягають закупівлі, терміни укладення договорів, узгодження і уточ­нення специфікацій і відвантаження товарів, відповідальних осіб за проведення закупівлі.

Претензійна робота

У ході реалізації договорів постачання нерідко сторони за якихось об'єктивних або суб'єктивних причин не виконують прийнятих на себе зобо­в'язань, наносячи торговому партнеру матеріального і морального збитку. В цих умовах потерпіла сторона має право пред'явити іншій стороні претензії з викладом вимог, передбачених умовами договору постачання або діючими правовими нормами.

Претензія - письмова вимога про добровільне усунення порушення умов договору або законодавства. Виявленню ж порушень сприяє організація чіт- кого і повного обліку виконання постачальниками договірних зобов'язань по постачанню товарів.

У претензійній роботі з постачальниками покупцям доцільно:

• максимально захищати свої комерційні інтереси, підписуючи дого­вори постачання товарів;

• прагнути до усунення протиріч, що виникли з постачальником шля­хом переговорів і взаємних компромісів, не доводячи їх вирішення до судових (арбітражних) органів, якщо таке можливе без шкоди інтере­сам тієї чи іншої сторони;

• завжди ретельно документально оформляти претензію, маючи на ува­зі, що це сприяє досягненню взаємовигідного компромісу або пози­тивного вирішення претензії в арбітражному суді-.

Претензії направляють постачальникам рекомендованими або цінними листами або ж можуть бути вручені під розписку. Претензії постачальникам про порушення умов договору (про кількість, асортимент, якість, комплект­ність, тару або упаковку та ін.) направляють в термін, передбачений законом або договором, а якщо такий термін не встановлений, то в розумний термін після того, як порушення відповідної умови договору повинно було бути виявлене, виходячи з характеру і призначення товару. У претензії вказують­ся:

• найменування підприємства, організації, що пред'явило претензію, а також найменування підприємства, організації, до яких пред'являють­ся претензії, їх адреси, номер претензії, дата пред'явлення;

• обставини, що послужили основою для пред'явлення претензії, дока­зи, що підтверджують викладені в претензії обставини, сума вимог заявника і розрахунок цих вимог;

• посилання на нормативні акти, договір або інші нормативні доку­менти, а також поштові, платіжні реквізити заявника претензії.

До претензії повинні бути додані всі необхідні справжні документи або належно завірені копії цих документів, перелік яких вказується в додатку.

Претензія повинна бути підписана керівником або заступником керів­ника підприємства (організації), або громадянином-підприємцем.

Відповідь на претензію дається в письмовій формі і підписується керів­ником або заступником керівника підприємства, організації або громадяни­ном-підприємцем.

У відповіді на претензію вказується: при повному або частковому задо­воленні претензії - визнана сума, номер і дата платіжного доручення на пере­рахування цієї суми або термін і спосіб задоволення претензії, якщо вона не підлягає грошовій оцінці; при повній або частковій відмові в задоволенні

претензії - мотиви відмови з посиланням на відповідне законодавство і дока­зи, що обґрунтовують відмову; перелік доданих до відповіді на претензію документів, інших доказів.

При задоволенні претензії, що має грошову оцінку, до відповіді на пре­тензію додається доручення банку на перерахування грошових коштів з від­міткою про виконання (прийняття до виконання).

При повній або частковій відмові в задоволенні претензії заявнику по­винні бути повернуті справжні документи, які були прикладені до претензії, а також направлені документи, що обґрунтовують відмову, якщо їх немає у заявника претензії.

Відповідь на претензію відправляється рекомендованим або цінним лис­том, телеграфом, факсом, а також з використанням інших засобів зв'язку, що забезпечують фіксування відправлення відповіді на претензію, або вручаєть­ся під розписку.

Форма претензійного листа про сцлату неустойки за недопоставку (про­строчення постачання) товарів наведена далі.

У разі повної або часткової відмови в задоволенні претензії або неотри­мання в термін відповіді на претензію покупець за договором має право зве­рнутися з позовною заявою (позовом) в арбітражний суд з вимогою про за­хист порушеного права покупця (позивача).

Позовна заява - вимога до компетентного органу про захист порушено­го права підприємства (організації). Позовна заява підлягає оплаті держав­ним митом.

Позовна заява направляється в Арбітражний суд області за місцем знаходження відповідача - підприємства (організації), яке порушило права або законні інтереси позивача.

Позовна заява направляється на адресу Арбітражного суду або передається без­посередньо в канцелярію суду.

Нижче наводиться зразок позовної заяви.