Сортировка данных

Для удобства просмотра можно отсортировывать записи в таблице в определенной последовательности. Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню Записи —› Сортировка —› Сортировка по возрастанию (Сортировка по убыванию) позволяют сортировать предварительно выделенные столбцы по возрастанию или по убыванию. По умолчанию сортировка записей начинается с крайнего выделенного столбца. Для восстановления порядка отображения записей используется команда Записи —› Удалить фильтр.

Отбор данных с помощью фильтра

Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу (команда Записи —› Фильтр).

Формы

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, просмотра и редактирования данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Форма позволяет отображать записи из нескольких связанных между собой таблиц. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных. При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность работы. В дополнение к этому OLE-объекты можно увидеть только в форме или в отчете.

Создать форму можно несколькими способами, которые можно увидеть, если в режиме базы данных открыть вкладку Формы и щелкнуть по кнопке Создать.

Конструктор позволяет создать форму самостоятельно. Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. При необходимости форму можно исправить в режиме конструктора. Автоформы являются частными случаями мастера форм, т. е. они создают заданные виды форм автоматически, практически без участия пользователя. Это может быть удобно, когда базовая таблица одна, содержит не много полей и нужно быстро создать простую форму.

Наиболее удобным и гибким способом создания форм является Мастер форм. В этом режиме можно выбрать поля таблицы для отображения в форме, стиль и цвет оформления фона и ячеек, а также вид формы. Мастер форм предлагает четыре вида формы представления данных: в один столбец, ленточная, табличная и выровненная.

Содержание работы

Задание 1. Создание базы данных

Создайте новую базу данных, таблицу базы данных, определите поля таблицы в соответствии с табл. 1.1, сохраните созданную таблицу.

Таблица 1.2

Структура таблицы Преподаватели

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код	Счетчик
Фамилия	Текстовый	15
Имя	Текстовый	15
Отчество	Текстовый	15
Дата рождения	Дата/время	Краткий
Должность	Текстовый	9
Дисциплина	Текстовый	11
Телефон	Текстовый	8

Порядок выполнения задания 1:

1. Для создания новой базы данных:

• загрузите Access, выберите пункт Новая база данных;

• в окне Файл новой базы данных в пункте Имя файла задайте имя базы Преподаватели (тип файла - Базы данных Access) и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться;

• щелкните по кнопке Создать.

2. Для создания таблицы базы данных:

• выберите вкладку Таблицы и щелкните по кнопке Создать;

• в окне Новая таблица выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке ОК. В результате откроется окно таблицы в режиме конструктора.

3. Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1.2.

4. Выделите поле Код преподавателя. Выполните команду

Правка-> Ключевое поле

5. Сохраните созданную таблицу с именем Преподаватели.

Задание 2. Заполнение базы данных

1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле Должность (должны вводиться только следующие должности: профессор, доцент, ст. препод., ассистент). 2. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле Должность. 3. Задайте значение по умолчанию для поля Должность в виде слова “доцент”. 4. Введите ограничения на данные в поле Код (эти данные не должны повторяться). 5. Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 1.1 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле Должность. 6. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных. 7. Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова. 8. Произведите сортировку данных в поле Год рождения по убыванию. 9. Произведите фильтрацию данных по полям Должность и Дисциплина. 10. Просмотрите созданную таблицу (как она будет выглядеть на листе бумаги при печати).