32 Виды номенклатуры дел

Систематизация дел- это группировка документов в дела. Порядок распределения документов в дела определятся номенклатура дел. Номенклатура дел- это разработанный по установленной форме систематический перечень наименовании заводимых предприятиям в процессе осуществления деятельности. Номенклатура дел предназначена для: 1) группировки исполненных документов в дела 2) правильный и быстрый поиск дел 3) систематизация и учет дел 4) оприделение срока хранения дел 5) составления описи дел 6) учет дел временного хранения до 10 лет7)разработка информ поисковой системы по документам .номенклатура дел предназначена для: порядка формирования дел 2) служит основными учетными документами 3) является единственным средством учета переходящих дел 4) предназначены для использования в качестве основных актов по уничтожению дел

Номенклатура дел бывает: Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

Федеральный архив служб России разработала единую форму бланка номенклатуры дел которая является образцовой . номенклатура дел составляется в 4 квартале текущего года наследующий текущий год.

33 Вопрос. Требования к оформлению номенклатуры дел.

Номенклатура дел- это систематизированный перечень дел образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, и оформленный в установленном порядке.

Существуют три вида номенклатур дел:

• типовая номенклатура дел;

• примерная номенклатура дел;

• индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации. В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел. Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов.  В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000). Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:  о заведении дел; о переходящих делах;  о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию

о выделении дел к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.

номенклатура дел составляется в 4 квартале текущего года на следующий текущий год.

Для составления Разработки дел необходимо : устав, положение о структурном подразделении, перечень документов с указанием срока хранения, номенклатура дел за предыдущие 3-5 лет, описи дел. Сначала разрабатывается номенклатура дел подразделения а на их основе номенклатура дел организаций. Разработкой занимается служба ДОУ или секретарь. Составленный проект номенклатуры дел составляется и визируется руководителем архива или ответственный за архив. Подписывается номенклатура дел руководителем служб. После подписания экспертная комиссия направляет на согласования после чего утверждается руководителя предприятия. Номенклатура дел после утверждения вводится в действия с 1янворя нового года и может действовать в течении 5 лет. Номенклатуру дел печатают в 4 экземплярах: 1) находится на постоянном хранении 2) сдается на работы 3) используют в качестве учетного документа. 4) оставляют в гос архиве