21 Вопрос. Принципы и формы регистрации документов

Регистрация документов – это запись учётных данных о документе по установленной форме фиксирующей факт создания, отправления и поступления.

Требования которые необходимо соблюдать при регистрации документов: Каждый документ регистрируется один раз, вх. документ может регистрироваться повторно.

Входящие документы регистрируются в день поступления. исходящие и внутренние регистрируются в день подписания и утверждения.

При регистрации документов необходимо иметь чёткий перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов. К обязательно регистрируемым подлежат документы требующие учёта исполнения и требующие учёта-учитывается содержание авторство вид и подлинность. Регистрируются следующие группы документов: поступающие от органов государственной власти Важнейшие внутренние документы Входящие документы которые требуют решения или ответа. Не подлежат регистрации документы применяемые для сведения и не требующие ответа:

поздравительные письма, информационно-рекламные, приложения.

При регистрации необходимо иметь справочный материал: список структурных подразделений и условные обозначения. перечень подведомственных организаций перечень постоянных корреспондентов классификаторы

23 Вопрос. Правила организации контроля за исполнением документов.

Работа по контролю исполнения- одна из важнейших функций управления осуществляется при выполнении следующих требований: оперативность и своевременность исполнения документов полнота охвата контролем всех исполненных документов систематичность контроля необходимость обобщения

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах.

В ходе предупрдительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам. Цель контроля:

Содействие своевременному и контрольному исполнению заданий руководства. Контроль исполнения решает следующие задачи: постановка документа на контроль предварительная проверка и регулирование исполнения снятие документа с контроля информирование руководства о результате исполнения Виды контроля: по существу постановленных вопросов за сроком исполнения документов Процедура контроля содержит следующие операции: фиксируется в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов напоминание исполнителю об истечении сроков исполнения внесение данных о передаче документа информирование руководства о ходе исполнения внесение в регистрационную форму данных об исполнении составление аналитических справок о контроле исполнения

24 Вопрос. Сроки исполнения документов

Бывают: типовые индивидуальные Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. ¹

типовые сроки:

• подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;

• 10-дневный срок исполнения поручения;

• подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;

• обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты их регистрации.

индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.³ То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

• типовые сроки – принятием нового акта;

• индивидуальные – руководителями, которые их установили.