18 Вопрос. Правила организации движения поступающих документов

Этапы движения входящих документов приём и обработка поступающих документов осуществляет секретарь или сотрудник службы ДОУ.

Централизация этих операций позволяет: быстро доставить документы исполнителю вести учёт затрат учёт объема документооборота

Входящие документами могут быть доставлены по почте, телеграфу, эл. Почте, по факсимильная связь, курьером. Вх. документы – документы поступающие в организацию извне.

Это документы: органов власти документы вышестоящих организаций документы подчинённых организаций документы различных организаций обращения граждан В процессе движения вх. документов выполняют следующие операции: приём первичная обработка предварительное рассмотрение регистрация рассмотрение руководством исполнение резолюции контроль исполнения исполнение подшивка в дело

19 Вопрос. Правила организации движения исходящих документов

Исходящие документы созданные в организации и отправленные из этой организации другим предприятиям или частным лицам. Отправляются документы точно так же как и поступили,по почте, эл. Почте, курьером. Исходящие документы это справки, обзоры, письма, телефонограммы, факсы, телеграмма.

Подчинённые организации: приказы, поручения, письма, постановления. Исходящие документы проходят следующие этапы обработки: постановления чернового документа исполнителю постановка проекта согласование подписание регистрация отправка подшивка одного экземпляра в дело Исходящий документ может быть ответным и инициативным. Составление проекта исходящего документа:

составление проекта осуществляется в последовательности документации. создание чернового документа в нём отражается работа автора составление документа осуществляется по всем требованиям гос. Стандарта 6.30-2003.

20 Вопрос. Правила организации движения исходящих документов

Внутренние- документы которые составляются в организации и за пределы её не выходят.

Внутренним документом можно отнести приказы, распоряжения, правила,инструкции, акты, протоколы, записки служебные и докладные. Работа с внутренними документами делится на: этап подготовки проекта: правильность оформления согласование подписание и утверждение регистрация на этапе исполнения: передача исполнителю исполнение документа проставленпие отметок об исполнении подшивка исполненного документа в дело.

8 Вопрос. Организационные структуры службы доу.

Служба ДОУ руководствуется следующими задачами:

Совершенствование форм и методов работы с документами обеспечение единого порядка документирования сокращение документооборота разработка и внедрение методических документов внедрение новейших информационных технологий Служба ДОУ руководствуется: Современные формы и методы работы с документами

Обеспечение единого порядка Сокращение документооборота Применение и использование унифицированных форм документов Разработка и внедрение нормативно-методических документов Внедрение новейших информационных технологий в работу с документами Цели и задачи службы ДОУ.

1. Технологические функции: Осуществление обработки входящих документов регистрация документов ведение информационно-справочной работы разработка и проектирование бланков подготовка документов в архив

2. Организационные функции: подготовка поступающих документов организация документов регулирование использованных документов организация текущего хранения организация работы архива повышение квалификации работников организация делопроизводства

3. Контрольные функции: за сроками исполнения документов за правильное оформление организация контроля за работой обеспечение хранения дел

4. Методические функции: разработка номенклатуры дел и других правовых норм проведение экспертизы ценности документов

Служба ДОУ регламентирует: положение о службе ДОУ положение о структурном подразделении информация по ДОУ должностная инструкция персонала документы планирования и отчётности штатное расписание