37 Вопрос. Основные проведения экспертизы ценности

Экспертиза ценности документов – это определение научно-исторической, социально-культурной ценности  и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора  на хранение. Экспертиза ценности представляет собой комплекс мероприятий по изучению дел на основании соответствия критерий н архивное хранение. Экспертиза ценности(дел) проводится ежегодно или когда истекают сроки текущего хранения. По результатам экспертизы ценности составляются описи дел. Главная задача экспертизы ценности заключается в том, чтобы установить, какие документы несут ценную информацию и отобрать их на постоянное хранение.  Вторая задача экспертизы – это определение сроков хранения документов. Они устанавливаются с учетом интересов общества, на основе соответствующих правовых норм государственной и общественной жизни.

Экспертиза ценности документов  в организации проводится в несколько этапов: 1.      в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и их подготовке к последующему хранению; 2.      в архиве организации в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.

По итогам экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации составляются годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу.

38 Вопрос. Подготовка передачи дел в архив.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.

Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив включает в себя:

• систематизацию документов в делах;

• проведение экспертизы ценности документов в делах;

• оформление дел;

• составление описи дел структурного подразделения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

Дела временного (до10 лет) хранения в архив организации, как правило не передаются.

При сдаче дел на государственное хранение организация предоставляет в государственный архив:

отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

справку о неполной сохранности документов (если какие - либо дела утрачены).

Процесс передачи дел в архив производится по графику составления заведующим архива. Перед тем как передавать дело в архив проверяют правильность составления и оформления дел. Сверенные с описью дела увязывают в архив связки толщиной 20 см. Дела указывают по возрастанию номеров. приём каждого дела производят по единично. Делают отметки. так же цифрами в описи указывают количество фактически принятых дел, дату приёма и передачи.