12 Вопрос. Государственные стандарты.

Государственная система документационного обеспечения

управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих

единые требования к документированию управленческой деятельности и

организации работы с документами в органах государственного

управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и

общественных организациях.

ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные,

отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по

вопросам документационного обеспечения управления.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота,

сокращение количества и повышения качества документов, создание

условий для эффективного применения прогрессивных технических средств

и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование

работы аппарата управления.

ГСДОУ содержит: единые для всех организаций, правила составления и оформления документов создание информационно-поисковых систем по документам предприятия организации контроля, составления номенклатуры дел. документ закрепляет требования к специальному структурному подразделению – службе делопроизводства.

15 Вопрос. Организация документооборота.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

отправка или направление в дело.

Документооборот должен осуществляться таким образом чтобы движение каждого документа было коротким, маршрут прямым, время прохождения минимальным.

Документооборот разделяют на: документооборот конкретного должностного лица документооборот структурного подразделения документооборот организации в целом документооборот государства Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и обработки документов в организации, касающихся:

· последовательности перемещений документов;

· выполнения операций с документами (получения, рассмотрения и распределения, передачи на исполнение, организации исполнения, отправки);

· технологической обработки документов

35 Вопрос. Правила формирования документов в дела

Формирование дел-это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование может осуществляться след. образом: децентрализованно в структурных подразделениях центрадизованно в службе ДОУ Распределение документов в дела производится в соответствии с номенклатурой дел. Для формирования дел используются следующие нормативные документы: основные правила формирования ведомственных архивов государственная система ДОУ Работа по формированию дел включает: распределение и расклад документов по папкам расположение документов внутри дела(в хронологическом порядке) Для формирующегося дела обложка имеет: название структурного подразделения индекс дела по номенклатуре название организации заголовок дела переносится с номенклатуры дата дела или год срок хранения или статься о перечне правила формирования: помещают только исполненные документы распределение документов между делами строго в соответствии с номенклатурой дел в дело включают по одному экземпляру группировать дела по срокам хранения группируются документы 1 календарного года не помещают документы не подлежащие возврату оригиналы объём дела не может быть более 250 листов Расположение документов в дело имеет свои особенности: распорядительные документы(расположение по видам хронологии)

Протоколы( по номерам и в хронологическом порядке)

Переписка( в хронологическом порядке так чтобы ответ помещался за документом запросом)

Отчёт хранится в делах того года, к которому относится обращение граждан формируют в дела в отдельные дела, располагают в алфавитном порядке.