34 Основные требования к формированию дел.

После того как работа с документами закончена документы в обязательном порядке помещают в папки и индексы номенклатуры. Формирование- это группировка использования документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация внутри дела. В зависимости от особенности организации дело может осуществляется следующим образом:1) Децентрализовано т.е в структурных подразделений. 2) централизованно службой ДОУ. Распределение документов в дела производится в соответствии с номенклатурой дел.

Для формирование документов в дела используют нормативные документы: 1) Основное право видение архивов. 2) Государственная система ДОУ.

Работа по формированию включает 2 операции: 1) раскладка документов по папкам 2)расположение документов внутри дела строго хронологическом порядке.

Для формирование дела составляется обложка. Обложка имеет:1) название организации 2) название структурного подразделения 3) индекс дела 4) заголовок дела 5) дата дела или год 6) срок хранения

22 Методы регистрации документов.

Регистрация документов- запись учетных данных о документах по установленной форме регистрации отправление и получение. Главное назначение регистрации: 1) придание документу юридическую силу 2) Подтверждение факта создание документа 3) Подтверждение факта поступления или отправления 4) Создание регистрационное ставочного аппарата 5) характеристики документов.

Цель регистрации: 1) обеспечить учет документов 2) контроль 3) быстрый поиск необходимого документа.

Требования для регистрации документов:1) каждый документ регистрируется только 1 раз 2) входящий документ регистрируется в день поступления 3) исходящий и внутренний в день подписание или утверждения 4) входящий исходящий внутренний регистрируются отдельно.

Форма регистрации выбирается от установленной формы организации делопроизводства (централизованная децентрализованная смешанная ). При регистрации должны соблюдаться единые регистрационные индексы и правила организации. Обязательные регистрационные док требуют : 1) учета2) Использования. Учитывается содержание авторство вид и подлинность документов. Регистрируются группы документов:1) поступающих 2) важнейшие внутренние 3) входящие документы

Не подлежат регистрации : документы принятые для сведения и не требующие ответа поздравительные письма рекламы.

При регистрации необходимо иметь справочные материалы: 1) список структурного подразделения с установленным обозначением 2) перечень операций с адресом и фамилией руководителя 3) классификаторы.

Индексированный документ. При регистрации документа присваивается индивидуальный индекс.

Индекс необходим для: поиска систематизации учета .

Регистрационный номер входящ и исходящего док состоит: 1) индекс структурного подразделения 2) номенклатура дела 3) порядковый номер.

6 Вопрос Организационные формы работы с документами

ДОУ в организации это важнейшая функция управления от организации зависит скорость и качество решения. Работа доу может быть централизованная децентрализованная и смешанная. Для выбора определенной формы необходимо учитывать:1) объем документооборота 2) Масштаб организации 3) Размещение структурных подразделений.

1) Централизованная форма- это выше всех технологических операций с документами единым структурным подразделением выполняется цикл технологических операций с документами . Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения).

2) Децентрализованная форма- это создание в каждом структурном подразделении или организации в собственной делопроизводственной службе хранение документов данного структурного подразделения. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения

3)Смешанная – широко применяется при которой часть организации ( прием обработка, регистрация, тиражирование, архивное хранение) выполняют централизованные службы а операции по созданию систематизации документов которые исполняются хранение дел и сдача в архив исполняются в структурных подразделений. Смешанная форма организации работы с документами -- самая распространенная. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Выработанная система должна быть четко закреплена в инструкции по делопроизводству.