9 Вопрос штатный состав службы доу:

Согласно общероссийскому классификатору работы должны быть руководители специалисты и служащие

По характеру делятся на 3 категории:

1) категория руководителей. Наименование должности формируется от слов начальника.

Руководители возлагающие службу ДОУ : 1) управляющие делами 2) заведующий канцелярии 3) заведующий общим отделом 4) зав протокольным отделом 5 ) начальник секретариата 6) зав экспертизой 7) зав подготовкой документов.

Функции: планирование и распределение работ кадров канцелярии деятельности службы осуществляет контроль за выполнение работ.

2) категории специалисты. В штатном расписании включены должности: ведущий специалист специалист 1 и 2 категории это- а)документ вед б) помощник руководителя в) редактор г) инспектор д) секретарь руководителя е)инспектор по контролю за исполнение ж) архивист з) секретарь.

Функции: выполнение тех операций по анализу обобщению информацию . Разработки нормативно правовой базы подготовка проектов документов.

3) категория технические исполнители. Это- а) экспедитор б) стенографистка в) курьер г) архивист д)секретарь- стенографистка е) исполнитель делопроизводитель.

Функции: прием передача учет сбор доставка хранение документа оформление. Служба ДОУ имеет численный состав который формируется в зависимости от объема документооборота от остальных видов управление деятельности.

29 Вопрос Правило обработки обращение граждан.

Обращение регистрируется в электронном виде. базе данные оформляются электронная карточка в которой указывается регистрационный №, Ф.И.О. авторы обращения почтовый адрес для ответа короткое содержание обращения дата поступления в министерство индекс и наименование организации в которую обращение направленно для рассмотрения. Регистрационная карточка содержит в себе 29 реквизитов расставленные в ручную или при помощи штампа. Акт составляется в 2 экземплярах подписывается и отправляется в архив. На обращении поставленные на особый контроль оформляются на бланках и подписывают директора. На личном приеме граждан может передать письменное обращение которое регистрируется и рассматривается в процессе работы с обращениями граждан образуется комплекс документов, которые можно разделить на три основных группы:

документы по рассмотрению и использованию обращений граждан;

документы по анализу и обобщению обращений граждан;

документы по реализации выводов, сделанных в ходе анализа обращений граждан.

39 Вопрос Порядок передачи дел на уничтожение и на хранение в архив

Основным документом уничтожение документов является акт

существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. 

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию. В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес. Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

Для передачи документов на государственное хранение в архив должна быть проведена научно-техническая обработка дел, которая включает

Проведение экспертизы научной и практической ценности документов

Оформление дел

Составление описей дел.

Для организации и проведения работ по определению сроков хранения документов, отбора их для передачи

на хранение и уничтожение, в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных pподразделений под представительством одного из руководящих работников организации.

Документы, отобранные на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными       требованиями.

Описи на документы, передающие на государственное хранение, рассматриваются на заседании действующей экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК государственного архива и утверждаются руководителем организации.

После утверждения описей организации по личному составу разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени,соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации.