1 вопрос. Роль ДОУ Любая организация предприятия является сложной системой управления.

Делопроизводство-это отрасль деятельности которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «Делопроизводство» появился во второй половине 18 века, до определенного периода времени он соответствовал своему названию.

В настоящее время значение изменилось, содержание организационной информации сопровождения дел.

Делопроизводство состоит из 2 компонентов: Документоведение Организация работы с документами Принципы современного делопроизводства: Оперативность в составе и прохождении документов Высокое качество документа Использование безбумажной технологии обмена информацией. Для реализации перечисленных признаков необходимо: Оптимизировать распределение обязанностей. Оснащение рабочих мест компьютерными и современной оргтехникой Организация компьютерных сетей Применение специального программного обеспечения. При организации ДОУ на предприятии должен быть установлен единый порядок составления документа и работы с составленными документами.

Система документационного обеспечения управления включа­ет три взаимосвязанных составных части: подготовка управлен­ческих документов, технология работы с документами, система­тизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. .

"Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг".

Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение:

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:

- оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов

- создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения)

- создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии сноменклатурой дел)

- создание условий для хранения документов

4 Вопрос. Современные технологии организации делопроизводства.

Само понятие «технология» активно используется в производстве например как способы обработки. Информационные технологии это система методов, способов, сбора, передачи, накоплений обработки, хранения, представления и использования информации на основе применения технических средств.

Информационные технологии различаются: технологии сбора передача накопления обработка представление использование Данные технологии могут быть как отдельными, так и комплексными. Технологии ДОУ - система методов и способов передачи, обработки, хранения документов и документной информации на основе единых приемов и правил. Технологии ДОУ делятся на: технологии обработки поступающих и отправляемых документов Передачи документной информации пользования введение документов в информационную базу данных обработки документной информации и накопленных документов хранение и использование отдельных групп документов Технологии ДОУ: Оперативное хранение систематизированние документов Экспертиза ценностей Уничтожение и подготовка на архивное хранение С развитием научно-технического процесса информационные технологии управленческой деятельности должны постоянно находится в современном, в основном это применение современных технических средств программного обеспечения и формирование офисной деятельности.

5 Вопрос. Концепции офисных технологий.

Для обработки, хранения и использования организации в системе управления выделяют специальных работников. Коллективы этих работников объединяют структуру организации управления министерство коммерческих структур, канторы, офис. Современный офис – это сложная комплексная система включающая рабочее посещение, оргтехнические средства, документационное и информационное обеспечение, кадры и служащие. Выделяют следующие модели офиса: Информационная Коммуникационная Социально – технологическая Информационный офис – это комплекс элементарных информационных процессов позволяющих быстро создавать документы, применять современные системы хранения, способы подготовки и распределение документа.

Цели: всеобщее понимание важности делопроизводственных проблем продуманная организация документационных процессов Принятие решений Устранение дублирования документационной информации Улучшение организации структуры Коммуникационный офис – в процессе работы управления деятельности сотрудниками осуществляется в общении т.е. это не создание документов, а применение решения, т.е. 50-80% времени проводится на совещаниях, на чтение корреспонденции в основном это административные работники. Главное в офисе – это контроль за процессами позволяющими коммуникативное применение технологических и компьютерных технологий. Социально – технологический офис – выполняет следующие требования, работа в офисе должна быть комфортной и стимулируют профессионализм работников, должен поддерживаться технический, методический уровень обеспечения для упрощения технологии обработки информации, сотрудники должны видеть результат своей работы, должны отвечать за неё.