Логическая структура экономической информации

Экономическая информация имеет дискретный характер, т.е. может быть представлена как совокупность отдельных структурных единиц информации.

Выделяют простые и сложные информационные совокупности.

Реквизит – простейшая структурная единица информации, неделимая на смысловом уровне, отражающая количественную или качественную характеристику объекта. Различают два вида реквизитов: реквизит-признак и реквизит-основание.

Реквизит-признак – содержит качественную характеристику объекта, имеют цифровое или символьное обозначение. (Например, наименование предприятия, его код, номер документа, номер счета, дата) Над реквизитом-признаком выполняются только логические операции (например: сортировка, выборка).

Реквизит-основание – содержит количественную характеристику объекта (например: количество, сумма, расценки). С ними можно производить арифметические действия, они, как правило, имеют числовое значение.

Пример: 20кг печенья. Здесь 3 реквизита.

Реквизит-основание – 20

Реквизиты-признаки – кг, печенье.

Каждый реквизит имеет форму и содержание.

Форма – это наименование реквизита.

Содержание отражает конкретное значение реквизита. Одной форме могут соответствовать несколько содержаний.

Форма	Содержание
Количество	20, 50, 100
Единицы измерения	кг, г
Наименование продукции	печенье, вафли, пряники

Реквизиты классифицируются еще по некоторым признакам:

• по значимости (обязательные и необязательные);

• по стабильности (постоянные, переменные);

• по способам обработки (обрабатываемые и необрабатываемые);

орабатываемые реквизиты: реквизиты-основания, группировочные реквизиты. Они подвергаются арифметической и логической обработке.

• по назначению (справочные, группировочные, специальные).

Справочные реквизиты характеризуют признаки. Например, дата, наименование подразделения, материала; фамилия, имя, отчество работника). Позволяют отличать одно сообщение от другого.

Группировочные реквизиты. Это ключевые признаки. С их помощью после логической и арифметической обработки данных получают показатели в виде итогов. Например, сумма з/пл по ведомости; наличие материалов на складе по оборотно-сальдовой ведомости – на сумму.

Специальные реквизиты – это реквизиты, применение которых необходимо только в условиях обработки на ПЭВМ. Например, скорость передачи данных по модему (или пропускная способность коммутационной сети?) – 33600 бод (или бит/сек.); ввод данных с дискеты А:\; номер кластера на магнитном диске при проверке на вирусы.

В АИТ выделение реквизитов необходимо для определения объемов информации, организации ее ввода в компьютер, формирования базы данных.

Однако отдельные реквизиты не имеют экономического смысла, поэтому их объединяют в совокупности более высокого уровня.

Составные единицы информации (СЕИ): Показатель, Документ, Информационный массив, Информационный поток, Информационная подсистема, Информационная система.

Показатель – минимальная СЕИ, сохраняющая информативность (имеющая экономический смысл), представляет собой сочетание одного реквизита-основания и относящихся к нему реквизитов-признаков.

Показатель является минимальной совокупностью, достаточной для образования документа.

Пример показателя:

Сумма заработной платы работникам Хлебозавода «2 за октябрь 20011 года составила 500 000 рублей.

Одно основание – 500 000, все остальные – реквизиты-признаки.

Форма	Содержание
Объект изучения	работники
Состояние действия	начисленная заработная плата
Место действия	Хлебозавод №2
Время действия	октябрь 2011 г
Единица измерения	рубли
Суммовая характеристика объекта изучения	500 000

Документ – СЕИ, которая представлена на материальном носителе (бумажном или электронном) и имеет самостоятельное значение. Документы, характеризующие производственную деятельность, содержат большое количество показателей.

Рассмотрим более подробно документ, который является основным носителем информации в ИС, состоит из логически связанных реквизитов и показателей.

Форма (макет) документаопределяет расположение и формат значений реквизитов. Типовая форма документа содержит части: заголовочную (зона общих признаков); содержательную; оформляющую (зона подписей).

Заголовочная часть документа включает постоянные, справочные и группировочные реквизиты, идентифицирующие форму и отдельный экземпляр документа. К ним относятся: наименование ИС, наименование и код документа, код формы, дата выписки документа.

Содержательная часть документа может иметь различное представление:

• линейное, реквизиты (показатели) размещаются последовательно по строкам, для каждого реквизита предусматривается место для записи его наименования (сверху)и содержания (снизу);

• анкетное, реквизиты (показатели) располагаются вертикально, каждая строка документа отводится для одного реквизита или показателя (слева размещается наименование реквизита, справа – его значение);

• табличное, реквизиты (показатели) располагаются в виде таблицы, по одному и тому же реквизиту может быть записано несколько значений, имеются итоговые строки;

• комбинированная форма.

Оформляющая часть документа содержит реквизиты, придающие ему правовую силу: дата составления документа, подписи лиц, удостоверяющих документ.

Жизненный цикл документа – это интервал времени от момента создания до момента сдачи документа в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа – документооборот, происходит обработка и использование документа для целей управления.

Классификация документов:

1. Согласно длительности жизненного цикла различают:

• документы длительного срока пользования; содержат нормативно-справочную или условно-постоянную информацию, сохраняющую свою актуальность для многократного решения задач;

• документы короткого срока пользования, содержат оперативную информацию, актуальную для однократного решения задач.

2. В соответствии с содержанием операций обработки и схемой документооборота, документы по отношению к конкретной задаче делятся на первичные и производные, содержащие результаты ее обработки.

3. В зависимости от функции управления, для которой используются документы, различают: нормативные, плановые, учетные, расчетные, аналитические другие виды документов.

(Проектирование ПД и результатных документов самостоятельно).

Пример:

При обследовании участка учета материальных ценностей установлено, что ежемесячно в строительном управлении составляется примерно 250 накладных на внутреннее перемещение материальных ценностей. В каждой накладной в среднем заполняется по 8 строк. Накладная выписывается на складе – отправителе в двух экземплярах, один из которых остается на складе – отправителе, другой – передается получателю.

Наименование реквизита	Тип	Значность	Основание или признак	Постоянные или переменные	Обрабатываемый или необрабатываемый
Зона общих признаков:
Предприятие	символьный	20	Признак	Постоянный	Необрабатываемый
Вид операции	числовой	2	Признак	Постоянный	Обрабатываемый
Склад-отправитель	числовой	3	Признак	Постоянный	Обрабатываемый
Склад-получатель	числовой	3	Признак	Постоянный	Обрабатываемый
Дата	дата	10	Признак	Переменный	Обрабатываемый
Содержательная зона:
Корреспондирующий счет	числовой	6*8=48	Признак	Постоянный	Обрабатываемый
Номенклатурный номер	числовой	4*8=32	Признак	Постоянный	Необрабатываемый
Наименование материала	символьный	20*8=160	Признак	Постоянный	Необрабатываемый
Единицы измерения	символьный	2*8=16	Признак	Постоянный	Необрабатываемый
Количество	числовой	6*8=48	Основание	Переменный	Обрабатываемый
Цена	числовой	3,2*8=48	Основание	Переменный	Обрабатываемый
Сумма	числовой	5,2*8=64	Основание	Переменный	Обрабатываемый
Зона подписей:
Отпустил	символьный	20	Признак	Постоянный	Необрабатываемый
Принял	символьный	20	Признак	Постоянный	Необрабатываемый
Всего реквизитов-14		Всего символов-494

Определить объем информации в символах, битах, байтах, Кбайтах.

Объем информации в символах: 494*250*2=247000

Объем информации в байтах: 1 символ=1 байт → 247000 байт

Объем информации в битах: 1 байт=8бит → 247000*8=1976000

Объем информации в Кбайтах: 1Кбайт=1024байт → 247000/1024=241,2

Информационный массив (файл) – представляет собой основную структурную единицу при автоматизированной обработке данных, является основой для создания баз данных. В массиве содержится группа однородных документов, объединенных по определенному признаку.

Структурные единицы массива на магнитном носителе:

Символ – самая малая структурная единица. Символ – буква, цифра или любой допустимый в ЭВМ знак.

Поле – объединение символов. Например: Фамилия, Имя работника, Наименование материала.

Запись – совокупность полей. Одна строка в документе.

Массив – совокупность записей, одинаковых по структуре, но разных по содержанию.

Пример. Входной массив «Сотрудники»

ФИО	должность	Дата поступления	подразделение	Табельный номер	оклад
Алексеев В.А.	Директор	10.10.1956	Администрация	111	10000
Иванова Т.Ю.	Гл.бухгалтер	1.01.1967	Бухгалтерия	201	8000
Сергеева А.С.	кассир	2.07.1985	Бухгалтерия	205	4000