1.Ведение и оформление в соответствии с законодательными требованиями системы регистрации следующей кадровой документации:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним 3. Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним.

4. Журнал учета приказов по основной деятельности.

5. Журнал учета приказов по личному составу.

6. Книга регистрации и контроля за поступающими и отправляемыми документами.

7. Книга регистрации распорядительных и нормативных документов организации.

8. Журнал учета отпусков.

9. Журнал учета мероприятий по контролю.

2. Ведение и оформление кадровой документации и придание им юридической силы

1  Трудовые книжки 

1. Оформление вновь принятым работникам. 2. Внесение записей о приеме. 3. Внесение записей о движении работника. 4. Внесение записей и выдача трудовой книжки при увольнении. 5. Регистрация в книге движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

2 Трудовые договоры

1. Разработка текста трудового договора. 2. Оформление трудовых договоров с вновь принятыми работниками. 3. Оформление изменений, дополнений к ним (при необходимости). 4 Оформление расторжения трудового договора. 5 Регистрация трудовых договоров и изменений и дополнений к ним.

3 Штатное расписание

1. Оформление и согласование штатного расписания. 2. Внесение изменений (при необходимости).

4 Приказы по основной деятельности

1. Разработка и оформление необходимых приказов. 2. Регистрация  приказов.

5 Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, дисциплинарные взыскания работников, поощрения)

1. Оформление текущих приказов.

2. Составление соответствующих актов, докладных.

6 Приказы по личному составу (о направлении в командировку) 

1. Подготовка служебного задания и командировочного удостоверения.

2. Оформление приказа.

7 Заявления сотрудников (служебные, докладные записки, уведомления)

1. Оформление. 2. Регистрация.

3.Подготовка справок работникам по требованию.

8 График отпусков 

1. Оформление. 2. Текущее заполнение информации по использованию очередных ежегодных оплачиваемых отпусках.

9 Приказы по отпускам 

1. Оформление. 2. Расчет периода, за который предоставляется отпуск. 3. Расчет необходимого и используемого размера отпусков в календарных днях. 4. Расчет задолженности по отпускам.

10 Личные карточки Т-2

1. Консультации по заполнению данных о работнике при приеме на работу. 2. Подсчет общего и непрерывного стажа при поступлении на работу. 3. Ведение воинского учета в карточке Т-2. 4. Внесение записей о движении работника. 5. Внесение сведений по используемым отпускам.

11  Оформление больничных листов.

1. Подсчет общего и страхового текущего трудового стажа.

12  Ведение табеля учета рабочего времени.

1.Разработка графиков работы, включая суммированный учет рабочего времени.

2.Проверка и ведение табелей учета рабочего времени

13  Ведение воинского учета.

1. Оформление сведений для военкоматов о принятых и уволенных работниках, подлежащих воинскому учету, проведение сверок.

2. Подготовка отчетов  по формам Ф-18 и Ф-6.

3. Внесение в личные карточки изменений по служебному и семейному положению, образованию, месту жительства

14  Подготовка справок и выписок по движению кадров по требованию.

3. Внутренние локальные нормативные акты, необходимые для ведения, согласно действующему трудовому законодательству

1. Правила внутреннего трудового распорядка. 2. Трудовой договор с работниками. 3. Положение (инструкция) или другие формы оформления работы с персональными данными сотрудников. 4. Положение об оплате труда (о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год) (при необходимости).

5.Положение о персональных данных и пакет документов к нему. 6. Инструкция по охране труда. 7. И др. внутренние локальные акты (по дополнительному согласованию с Заказчиком).

Билет 10.

Унифицированная система документации.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов; 2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники; 3)исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система первичной учетной документации;

3) унифицированная система банковской документации;

4) унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

5) унифицированная система отчетно-статистической документации;

6) унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

7) унифицированная система документации по труду;

8) унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

9) унифицированная система внешнеторговой документации

Билет 11.

Делопроизводство по устному и письменному обращению граждан.

Обращения частных лиц в государственные и общественные органы по различным вопросам жизни общества являются показателем их заинтересованного отношения к происходящим событиям, ценным источником информации о реальном состоянии государ­ственных и общественных дел.

Основополагающими принципами работы с этими документами являются:

— право каждого гражданина обжаловать незаконные действия любого должностного лица или учреждения;

— всемерное расширение и упрочнение связей с широкими массами;

— гласность работы по рассмотрению обращений граждан.

Обращения граждан могут быть сделаны и в устной форме. Они делятся на следующие виды: предложения, заявления, запросы и жалобы.

Под предложениями обычно понимаются обращения, содержащие предложения по совершенствованию политических, социально-культурных сфер деятельности органов власти и управления, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина.

Заявление — обращение граждан по поводу реализации личных прав или законных интересов.

Запрос — особый вид служебно-делового письма, направляемого в адрес предприятия представителями органов государственной власти или других предприятий. Обычно запрос выполняет двойную функцию. Во-первых, посредством запроса до сведения руководства предприятия доводится информация (чаще всего негативного характера), касающаяся деятельности предприятия. Во-вторых, в запросе практически всегда содержится просьба о представлении запрашивающей стороне информации, касающейся тех или иных направлений деятельности предприятия.

Под жалобой понимаются обращение по поводу нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, сообщение о бюрократическом рассмотрении их дел государственными или общественными органами, невыполнении ими решений, принятых по обращениям и заявлениям граждан, неправомерных действиях должностных лиц.

Жалобой признается также несогласие с решениями или дей­ствиями государственного или общественного органа, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан.

Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». В нем определен четкий порядок работы с этими документами независимо от категорий и специфики деятельности учреждения

Помимо привычных терминов «предложение», «заявление» и «жалоба» в практику работы с этими документами включены такие понятия, как «ходатайство», «коллективное обращение», «петиция».

Ходатайство определяется как письменная просьба гражданина о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с представлением документов, их подтверждающих.

Коллективное обращение — обращение двух или более граждан в письменной форме, содержащее частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собрании, имеющих общественный характер, и подписанное организатором и (или) участниками митинга или собрания.

Петиция — коллективное обращение граждан в органы власти о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения законодательства.

В нашей стране сложилась законодательно-нормативная база для организации работы с обращениями граждан, в которой определены ответственность, технология получения, обработки, контроля за исполнением, анализа этой категории документов.