Документирование управ.Деятельности.

Билет 1.

История развития системы государственного делопроизводства.

Первый период. Делопроизводство в Древнерусском государстве Развитие делопроизводства сопровождает развитие государственного управления. На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли отдельные должностные лица или органы с очень ограниченным штатом. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. К первым дошедшим до нас письменным документам Древнерусского государства относятся договоры с Византией 911 и 945 гг. В них упоминается о других документах: письменных завещаниях и подорожных грамотах для купеческих кораблей. В X-XI веках существовали должности «печатников» - хранителей княжеской печати и «металников» - судейских секретарей, писцов и дьяков при крупных феодалах. Развитие делопроизводства шло по многим направлениям. Основные направления развития делопроизводства. Развитие форм документов. В этот период в основном документируются правовые отношения. Наряду с объемными многостраничными правовыми актами («Русская правда», Новгородская и Псковская судные грамоты и др.) создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (купчие грамоты, заемные и закладные кабалы, житийные записи при срочном найме работников и т.д.) Появление мест безопасного хранения документов. В городах - это центральные храмы. Часто само хранение документа в храме придавало им юридическую силу. Центрами документоведения и хранения были гостинные дворы и монастыри, т.к. церковь обладала широкой юридической компетенцией. Формирование профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Сначала это были церковные псаломщики и дьяки. С XIV в. термин «дьяк» закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводства. Появление приемов засвидетельствования документов: скрепов, печатей, мостов (подписи на склейках). Формирование стадий разработки документа: чернопись - редакции - беловик. Формирование процедуры отмены юридической силы документов: документы доставались из хранилища и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались специально выбранной городским вече комиссией часто публично и торжественно. Развитие документоносителя: пергамент - особо выделанная телячья, баранья и козлиная кожа. Потерявшие ценность документы счищались, и дорогой материал использовался вторично. Истории известны также глиняные таблички царя Хамураппи. Сейчас: бумага, кино, фото, магнитофонная лента, дискеты, перфокарты и т.д. Развитие языка документа. Сначала выписывались буквы с прямым очертанием, сплошным текстом без разделения на слова, без знаков препинания. И только к XIV веку начала использоваться точка в конце предложения. Возникновение негативных явлений - подделки и подчистки документов в политических и лично-корыстных целях. В этот период говорить о делопроизводстве как системе норм и правил еще рано, но четко намечаются направления развития делопроизводства. Второй период. Приказное делопроизводство в XV-XVIIвв. Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства с середины XV в. С усложнением административных задач появились постоянно присутственные места - приказы (практика личных поручений-приказов великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по решению отдельных вопросов государственного управления). По названию первых государственных учреждений – приказов этот период становления и развития государственного делопроизводства (XV-XVII вв.) принято называть приказным периодом.

Направления развития делопроизводства этого периода. Появление специальных ведомств, занимающихся делопроизводством - приказов. Разделение приказов по функциям на органы территориального управления (казанский, сибирский приказы) и органы отраслевого управления (пушкарский, холопий, разбойный). Формирование структуры приказа: разделение труда, функций между отдельными звеньями приказного управления.

Введение контроля за работой делопроиводителей и наказания за ошибки в официальном делопроизводстве. Развитие делопроизводства в управлению территориями.

Третий этап. Система коллежского делопроизводства в VIII веке. Существенное упорядочение делопроизводства происходит при Петре I. В 1720 году Петр утвердил Генеральный регламент, которым ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждения нового типа - коллегии. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммеру-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная, Главный магистрат. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений коллегией, в которую входили: президент, вице-президент, 2-3 советника, асессоры. С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральными фигурами канцелярии становятся: секретарь + нотариус + регистратор + актуариус (ведение общего журнала всех входящих бумаг, хранение бумаг, ответственность за их сохранность, заготовление канцелярских принадлежностей) + канцеляристы +копиисты + переводчики + толмачи (для устного перевода) + вахмистр ( сторож для охраны).

Билет 2.

Нормативно-методическая база делопроизводства

Как известно, делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов;

- правила работы с документами;

- обеспечение сохранности документов;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:

- законодательные и правовые акты РФ;

- государственные и отраслевые стандарты;

- нормативные документы;

- государственные и отраслевые классификаторы;

- Государственная система документационного обеспечения управле-ния (ГСДОУ);

- инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

- законы РФ;

- указы и распоряжения Президента;

- постановления и распоряжения Правительства;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) – как общественного, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов.

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

- Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государствен-ном языке Российской Федерации».

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

- Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».

- Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

- Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».

- Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».

- Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об «Информационно-справочной системе архивной отрасли».

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

- Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса «официальной базы данных Федеральной архивной службы России».

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.

В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства:

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

- ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».

- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

- ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения».

Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов.

- Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Нормативная часть этого документа содержит:

a) нормы затрат времени на работы по документационному обеспече-нию управления (обработку, регистрацию, учет количества и кон-троль исполнения документов, ведение карточек и т. д.);

b) нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогиза-цию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).

- Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

- Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 году. Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

a) нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов доку-ментов и т. д.);

b) нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизиро-ванной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов.

По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:

- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

- Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:

a) состав управленческих документов;

b) порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;

c) оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;

d) общие требования к составлению текстов управленческих докумен-тов.

- Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:

a) документооборота организации;

b) построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;

c) контроля исполнения документов;

d) подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

- Механизация и автоматизация работы с документами.

- Организация службы документационного обеспечения управления.Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.

На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит:

- общие положения;

- порядок составления и оформления служебных документов;

- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

- контроль исполнения документов;

- порядок работы с исходящими документами;

- порядок работы с внутренними документами;

- составление номенклатуры дел;

- правила формирования дел;

- порядок обеспечения сохранности документов;

- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства

Билет 3.

Реквизиты документов. Правила оформления реквизитов документов

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.¹

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа.

Для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, установлен следующий состав реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации; наименование федерального органа исполнительной власти; должность лица - автора документа; подпись должностного лица; вид документа; место составления (издания) документа; справочные данные о федеральном органе исполнительной власти; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; наименование либо аннотация документа; текст документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; отметка о наличии приложений; гриф согласования; гриф утверждения; виза; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; указания по исполнению документа; отметка о контроле документа; отметка об исполнении документа; отметка о конфиденциальности; отметка о поступлении документа.

Билет 4.Документирование управленческой деятельности предприятия.Система документации.