4.1. Ревізія розрахунків із підзвітними особами

Основні задачі контролю розрахунків з підзвітними особами полягають у встановлені правильного і цільового використання підзвітних сум; з’ясувати незаконне і нецільове витрачення цих сум, а також забезпечити контроль дотримання встановленого порядку відшкодування відрядних витрат (витрат на відрядження).

Ревізуючи операції розрахунків за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами», необхідно перевірити:

• список підзвітних осіб;

• дотримання діючого порядку видачі підзвітних сум на операційні та адміністративно-господарчі видатки, службові відрядження;

• своєчасність здачі авансових звітів про використання підзвітних сум і виконання завдань по службових відряджен­нях;

• законність і доцільність проведених витрат та правиль­ність оформлених виправдувальних документів та арифме­тичних підрахунків у них;

• правильність бухгалтерської кореспонденції рахунків щодо отримання і використання підзвітних сум;

• своєчасність повернення невикористаних підзвітних сум.

Ревізія розрахунків із підзвітними особами проводиться суцільним способом.

Видача готівки в підзвіт дозволяється за відсутності у підзвіт­них осіб заборгованості за раніше отриманими авансами у визначених розмірах та встановлені строки.

Підставою для перевірки розрахунків із підзвітними осо­бами є накази, розпорядження по ревізійному об'єкту, які мають безпосереднє відношення до цих операцій, авансові звіти та додатки до них, записи в регістрах аналітичного і син­тетичного обліку за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особа­ми» (журнал № 3 р.І, відомість 3.2), звіти касира та ін. за період, що ревізується.

При перевірці розрахунків з підзвітними особами по сумах виданих для операційних і адміністративно-господарських потреб ревізору необхідно:

• встановити наявність наказу по підприємству, яким визначено коло осіб, що мають право отримувати гроші під звіт і дотримання діючих положень по видачі готівки на поточні потреби;

• провести взаємний контроль сум авансових звітів з документами, що підтверджують фактичне надходження цінностей на склад або надання послуг (накладними, приймальними актами, товарними чеками);

• виявити факти повторної оплати цінностей чи наданих послуг безготівковим шляхом і випадки використання підзвітних сум для оплати таких витрат, які можна оплатити безготівковим шляхом.

При перевірці підзвітних сум виданих на оплату відряджень ревізору слід встановити:

• дотримання порядку призначення, оформлення і наявність наказу на відрядження;

• наявність і своєчасність ведення журналу реєстрації виданих відряджень;

• дотримання встановлених норм оплати добових, квартирних і проїзду, обгрунтованність і реальність витрат на відрядження, виявлення фактів оплати прострочених відряджень та оплати витрат в завищених розмірах.

• необхідність і доцільність направлення працівників у відрядження, тобто виявлення непотрібних або фіктивних відряджень;

• відповідність дат у відрядних посвідках датам компостерів на доданих квитках, виявлення підчисток або необумовлених виправлень;

• наявність звіту підзвітних осіб про виконану роботу під час відрядження.

Для встановлення достовірності даних обліку і звітності по розрахунках з підзвітними особами необхідно здійснювати взаємний контроль документів, а саме:

• суми грошей виданих під звіт і суми видані по відшкодуванню перевитрат порівнюють з відповідними видатковими касовими ордерами, звітами касира, авансовими звітами і ж-х № 1 р.І (з підсумком по дебету 372 рахунку);

• повернення невикористаних підзвітних сум або їх утримання із заробітної плати, відображених в ж-х № 3 р.І порівнюють з даними прибуткових касових ордерів, відомістю № 1.1 (з підсумком по кредиту 372 рахунку), або даними розрахунково-платіжних відомостей;

• правильність кореспонденції рахунків, виявлення фактів необґрунтованого списання підзвітних сум на витрати виробництва (Дт 23, 91, 92, 93) та фактів невідображення в обліку сум під звіт перевіряють по відомості № 5.1 та ж-х № 3 (р.І).

• взаємозвірка залишку заборгованості підзвітних осіб при переносі з одного місця в інший проводиться по ж-х № 3 р.І попереднього і наступного місяців.

Усі порушення, що можуть зустрічатися по операціях з підзвітними сумами, підрозділяються на дві груп:

1. допускаються адміністрацією підприємства;

2. виникаючі з вини підзвітних осіб при недогляді чи потуранні адміністрації.

До першої групи відносяться такі порушення:

• відсутність затвердженого списку строго обмеженого кола осіб, які можуть видавати підзвітні суми на операційні і господарські витрати;

• видача грошей у підзвіт на операційні і господарські витрати особою, що не має трудових відносин з контрольованим підприємством;

• видача підзвітних сум на витрати, що можуть бути оплачені через банк;

• сховане кредитування працівників шляхом видачі їм авансів раніше настання потреби в грошах чи узагалі без усякої потреби;

• видача підзвітних сум особі, що має заборгованість по раніше отриманому авансу;

• несвоєчасне вживання заходів до примусового стягнення заборгованості підзвітної особи, що не отчиталась про свої витрати чи не повернула залишок коштів у касу, шляхом утримання його боргу з заробітної плати.

До другої групи відносяться наступні порушення:

• несвоєчасне представлення авансового звіту і повернення залишку грошей у касу;

• передача грошей іншій підзвітній особі;

• витрата авансу не по призначенню;

• неправильне оформлення документів, що підтверджують використання авансу, чи авансового звіту;

• представлення виправдувальних документів, що спотворюють розміри чи статті дійсної витрати коштів.